Для иностранных компаний: правильное оформление трудовых отношений в России, ошибки и риски

Пример из нашей практики. Сотрудникам иностранной компании отпуск предоставлялся по устной договоренности с руководством. Когда один из сотрудников решил уволиться, компании был поставлен ультиматум выплатить ему более 40 дней «оплачиваемого отпуска».

Поскольку кадровая документация не была представлена, невозможно было проверить, был ли отпуск действительно использован. Отказ от выплаты денежной компенсации автоматически привел к нарушению трудового законодательства и был санкционирован проверяющими органами. Компенсация должна была быть выплачена.

Как избежать финансовых потерь?

Издавайте соответствующие приказы на отпуск. Рассчитывайте отпускные в соответствии с нормами российского законодательства.

Если в расчете зарплаты не учитываются больничные листы…

Пример из нашей практики. Во время кадрового аудита одной из компаний мы заметили, что количество дней больничного листа с годами увеличивается. При этом количество сотрудников осталось прежним.

Оказалось, что компания решила выплачивать во время болезни тот же процент, который она выплачивает своим сотрудникам. В результате люди не теряли деньги и поэтому «болели» чаще.

Кроме того, компания принимала больничные пособия от своих сотрудников, но официально не выплачивала их. В результате компания не получила из фонда социального страхования более 3 млн рублей.

Когда мы поинтересовались причинами такой практики, то получили от бухгалтера традиционный ответ: «Компания не выплатила работнику более 3 млн руб.». Подготовка документации, необходимой для возврата прибыли из Фонда социального страхования за временную работу, отнимала много времени и была очень сложной.

Как бухгалтерская компания, регулярно компенсирующая десяткам клиентов миллионы песо, мы официально заявили о себе. Сделать это несложно.

Когда риски особенно высоки?

Самый опасный риск — не выдавать больничные листы, если сотрудник получил травму на производстве. Это может быть расценено проверяющим органом как попытка скрыть инцидент и может иметь серьезные последствия для руководства.

Если не оформляются командировки…

Пример из нашей практики. Сотрудники иностранных компаний, недавно обосновавшихся в России, часто ездили в командировки. При этом кадровая документация не оформлялась, а зарплата выплачивалась так, как будто они весь месяц находились в офисе.

В то же время компания ежемесячно несла серьезные командировочные расходы. Она оплачивала проезд, питание и проживание.

Чем это закончилось?

Компания упустила возможность вычесть эти расходы при расчете налоговой базы и уменьшить подоходный налог.

Итак, почему так важно официально проводить и оплачивать больничные, отпуска и командировки:

1. Нет необходимости «мотивировать» сотрудников болеть.
2. Возмещение расходов на больничный лист из фонда социального страхования
3. Снижает риск санкций со стороны трудовой инспекции
4. Снижает риск судебных споров с работниками по поводу предполагаемого неиспользованного разрешенного заработка.
5. Компании могут уменьшить налог на прибыль, включив в расходы затраты на командировки

Как соблюсти интересы сотрудников?

Компании могут производить дополнительные выплаты, если хотят, чтобы работники не теряли в среднем заработке. Для этого достаточно включить в правила оплаты труда следующую формулировку.

‘Если средний заработок сотрудника (отпускные, больничные) во время командировки меньше его зарплаты, он получает доплату, равную разнице между зарплатой и средним заработком’.

Мы рекомендуем составлять документацию для персонала, разрабатывать внутренние положения и корпоративные политики.

Мы с удовольствием возьмемся за решение всех вопросов, связанных с начислением и выплатой заработной платы сотрудникам в местах проживания

Наш профессиональный опыт и детальное знание российского законодательства всегда в ваших интересах.

Имеет ли мигрант право на отпуск, нужно ли подавать уведомление в МВД и о чем не стоит забывать

Впереди еще один летний месяц. Некоторые уже отправились в отпуск, другие только собираются в отпуск. Но может ли мигрант взять отпуск? И должен ли работодатель подавать уведомление в Министерство внутренних дел о том, что его иностранный представитель ушел в отпуск?

Право на отдых

Права иностранца, находящегося в отпуске, изложены в статьях 114 и 115 Трудового кодекса РФ, если с ним заключен трудовой договор. По закону иностранные работники имеют право на отпуск в те же 28 календарных дней, что и россияне. При этом за работником сохраняется средний заработок за время работы и отпуска.

Право на отпуск возникает у иностранца, если он оказывает необходимые услуги компании. В этом случае работодатель обязан получить от него разрешение. Разрешение может быть получено и ранее.

Для этого требуется согласие работодателя. Работодатель может позволить работнику уйти до завершения оказания необходимых услуг.

Нужно ли подавать уведомление в МВД о том, что иностранец ушел в отпуск?

Нет, такого требования не существует. В прошлом действовало исключение для неоплачиваемого отпуска по собственному желанию иностранного работника. Если разрешение длилось более одного месяца, или если иностранный работник одновременно являлся студентом дневного отделения высшего учебного заведения, работодатель был обязан представить в Министерство внутренних дел информацию о том, что иностранный работник получил начисленный отпуск.

Об этом говорится в статьях 13.1 и 13.4 Федерального закона 115-ФЗ от 25 июля 2002 года «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации»; поскольку ни одна из этих статей не действует, нет необходимости сообщать в МВД о неоплачиваемом отпуске, если об этом не сообщается в трудовом договоре.

Неважно — на родину или в Сочи, но про миграционный учет не стоит забывать

Важно помнить, что если иностранец выезжает за пределы страны, то он автоматически снимается с границы. Например, если он едет в Сочи и останавливается в гостинице, он встает на миграционный учет там. Это означает, что он будет снят с предыдущего миграционного учета.

Неважно, едет ли иностранец на курорт или к родственникам в Ташкент. Предположительно, после отпуска он должен будет снова встать на миграционный учет.

О чем еще не нужно забывать, отпуская иностранца в отпуск?

Если иностранец работает в патентной компании, необходимо убедиться, что патент будет оплачен за все время отсутствия иностранца и даже за некоторое время. Это связано с тем, что существует множество различных ситуаций, и оплата патента не может ждать. Не имеет значения, находится ли иностранец в отпуске или на работе.

Если оплата потеряна, патент больше не действителен.

Также необходимо контролировать полис ДМС. Он должен действовать, когда иностранец возвращается на работу после отпуска.