Заказчики планируют свои поставки исходя из текущих потребностей. Ремонтные и строительные работы требуют документального сопровождения, а также финансирования. Такой документацией являются счета-фактуры с указанием количества и списки необходимых работ.
На основании дефектной ведомости составляется локальная смета и устанавливается стоимость поставки. Только после этого заказ включается в расписание.
Ведомости дефектов составляются как по отдельным помещениям, так и по зданию в целом. Однако обобщить детали планируемого ремонта и определить точный объект и вид работ в обобщенном документе сложнее. Чтобы не ограничивать конкуренцию подрядчиков в будущем, составьте отдельные перечни по компонентам.
Выделите в отдельные разделы монтаж и демонтаж, ремонт пола и стен и внутреннюю отделку.
Клиентам необходимы специальные процедуры для составления дефектовки (счета-фактуры, АКТ). Администратор издает приказ на монтаж и создает специальный комитет. В состав комитета входят эксперты учреждения и, при необходимости, представители органов технического надзора и количества.
Если заказчик не может составить дефектную ведомость в рамках предприятия, он имеет право объявить тендер на разработку строительно-технической документации. Для выполнения этих услуг потенциальный подрядчик обязан провести исследования и разработать предпроектную документацию.
Комиссия осматривает объект, выявляет его технические характеристики, описывает дефекты и повреждения. В результате составляется отчет о выявленных дефектах и счета. Отчеты о дефектах передаются куратору количества, который разрабатывает исследовательско-оценочный документ. Оценка служит основой для процесса поставки.
Какую форму использовать
Не существует единой формы ни для строительства, ни для государственных закупок. Заказчики используют шаблоны из альбома интегрированных форм. Например, ОС-16 «Акт о дефектах оборудования» (Постановление Госкомстата № 7 от 21. 01. 2003 г.).
Для некоторых государственных заказчиков удобнее использовать форму, характерную для их отрасли. В ОАО «РЖД» разработаны собственные дефектовки (распоряжение ОАО «РЖД» № 1475Р от 02. 07. 2013) и розавтодор (розавтодор № 246-Р от 30. 03. 2011).
Если форма не подходит для вашего конкретного комитета, составьте собственный перечень недостатков и закрепите его в учетной политике вашего учреждения. Обязательно включите в него следующие пункты.
- Название организации-подрядчика,
- Дата и номер документов,
- объект работ и техническое описание объекта.
Если строительство, ремонт или реконструкция требуют визуального подтверждения, приложите акт о выявленных дефектах, в том числе видеодефектовки фотоэлементов или видеоскриншоты.
Эксперты КонсультантПлюс предоставляют подробные инструкции по составлению акта в случае повреждения автомобиля. Воспользоваться этими инструкциями можно бесплатно.
Для их прочтения вам потребуется доступ к системе, бесплатный в течение двух дней.
Как составить дефектную ведомость
Подготовьте техническую документацию в виде фирменного бланка компании и учетной политики. Подготовьте много экземпляров — по одному для клиента, технического руководителя (если он задействован), оценщика и других частей.
Инструкции по составлению дефектной ведомости заказчика на ремонтные или строительные работы:
- Определите имя заказчика.
- Определите объект — его название, адрес, название строительного элемента (здание, сооружение).
- Указать порядковый номер и дату.
- Назовите заголовок документа.
- Создайте таблицу. Опишите обнаруженные недостатки и объем необходимых строительных работ, указывая детали в виде примечаний. Обязательно опишите плановые задания (по каждому пункту) и укажите единицу измерения.
- Укажите всех членов комиссии и оставьте место для подписей.
- Отдайте на подпись руководителю. Директор подрядной организации утверждает документ. Подпишите его и прикрепите в отведенное место в верхней части закона.
Если в расчете обнаружены ошибки, исправьте их. Аккуратно удалите и введите правильные значения, подписанные лицом, ответственным за расчет. В качестве альтернативы распечатайте новый экземпляр отчета и подпишите его у члена комиссии и руководителя подрядной организации.
Образец
Использование модели воздействия дефектов в работе — Стандарт технической документации.
_________________ (название установки)
Для реконструкции и монтажа зданий.
От «___» до «___»: ________________ 20___.
aqutruвияпроизводстваработ: ______________________________________________________________________
Составление
Дефектовка — это результат работы постоянно действующей (как правило, инвентаризационной) или специально созданной комиссии по выявлению дефектов основных средств.
Это означает, что осмотры основных элементов могут проводиться по графику. В зависимости от приказа начальника, ежемесячно или ежеквартально, а иногда и раз в квартал, если в основных элементах выявлено несколько дефектов.
Статус дефекта должен включать следующую информацию
- Дата и место проведения проверки,
- Состав и статус комиссии,
- наименование проинспектированного элемента основного средства и его инвентарный номер,
- перечень и описание обнаруженных дефектов. К акту о дефектах можно приложить фотографию поврежденного элемента или самого повреждения,
- при наличии такой оценки — сметную стоимость ремонта и объем ремонтных работ.
Ведомость дефектов подписывается одним из членов комиссии и утверждается руководителем.
Для чего необходима дефектная ведомость?
В данном документе подробно описаны различные виды дефектов. Он содержит следующую информацию
- Названия и типы оборудования, устройств и материалов
- Обнаруженные дефекты или ошибки,
- Как устранить найденные проблемы.
ДВ используется для составления сметы на ремонт и распоряжения средствами. Если дефекты устраняются своевременно, снижается риск несчастных случаев на производстве и повышается производительность труда.
Порядок составления дефектной ведомости
Крупные компании регулярно проверяют свое книжное оборудование. Для этого директора компании составляют приказ о создании комиссии из двух экспертов, которые могут определить тип дефекта и найти способы его устранения. В большинстве случаев членов комиссии выбирает внутренний инженер, бухгалтерская фирма или отдел, в чьем ведении находится дефектный объект.
Комиссия проводит визуальный осмотр материала, оборудования или устройства и по результатам составляет список дефектов.
Правила оформления
Отчет составляется или печатается на листах офсетной бумаги формата А4 с логотипом компании или без него. Отчет составляется в нескольких экземплярах, чтобы оригинал документа получили все заинтересованные стороны. Члены комиссии подписывают все экземпляры.
Важно. Список недостатков является внутренним документом компании; с 2016 года подписи членов комитета больше не требуются.
Образец дефектной ведомости в 2022 году
В правом или левом верхнем углу остается небольшое место для утверждения руководителем. В этом поле пишут следующее:
- Должность — директор или генеральный директор,
- Полное название,
- фирменное наименование предприятия.
В центре пишут слова: дефектная ведомость и номер документа. Должность, под которой зарегистрировано юридическое лицо, и дата составления ПД.
Основная часть дефектной ведомости представляет собой таблицу с четырьмя графами
- Количество дефектов в заказе
- Дефекты и повреждения, выявленные комиссией,
- способ устранения дефекта,
- график ремонта дефектного оборудования или замены материалов.
Если важно сослаться на приложения, например, фотографии, видеоролики, акты о дефектах или другие справки, их следует поместить в конце документа.
Члены комитета подписывают таблицу. Они указывают свою должность и ставят подпись.
Обратите внимание: если в DV допущена ошибка, ее можно исправить. Для этого неверная информация удаляется на строке и сверху пишется правильная. Менеджер должен поставить подпись рядом с исправлением.