Приказы по личному составу 2021: виды, образец заполнения

Эти приказы касаются методов и условий работы сотрудников, оплаты труда и т.д.

• О приеме на работу
• Об увольнении
• О выдаче лицензий, обычных или других видов,
• О переводе на другую должность или в другой отдел,
• Замещение отсутствующего работника
• Выплата заработка,
• За выслугу лет,
• Дисциплинарное взыскание,
• Направление в командировку.

Каждый такой приказ является официальным основанием для принятия мер в отношении работника. Зачисление в трудовые книжки, выплата отпускных или командировочных, пособий и т.д.

Порядок составления и оформления приказов по личному составу

Каждый кадровый приказ должен иметь причину.

Например, если сотрудник находится в отпуске, то причиной будет его заявление. Если работодатель хочет наказать работника за опоздание или отсутствие — докладная руководителя структурного подразделения, акт об отсутствии, описательная записка работника.

Раньше работодатели были обязаны использовать комплексную форму, утвержденную приказом Госкомстата № 1 от 05. 01. 2004 года, сейчас такого требования нет, но многие до сих пор пользуются готовым изданием из этого приказа, потому что это удобно.

В то же время никто не запрещает работодателям разрабатывать собственные формы приказов. Главное, чтобы они включали в себя обязательные пункты

• Название документа,
• Номер,
• Дата,
• Название организации,
• Имя существительное,
• Имя и фамилия соответствующего сотрудника,
• Обоснование,
• Примечания сотрудников, ознакомленных с документом,
• подпись руководителя организации или другого уполномоченного лица.

Напомним, что многие кадровые команды связаны с первичным документом, так как выступают в качестве платежного основания. Поэтому информация, необходимая для «первички», должна включать. ФИО, дата составления, название компании, субъекта финансового права и т.д.

Можно издать централизованный приказ группе работников со ссылкой на имя и фамилию каждого.

Важно!

Если компания не использует стандартные команды и применяет самостоятельно созданные или модифицированные стандартные формы, они должны быть утверждены руководителем и включены в ЛП компании. Например, инструкции по ведению личных дел сотрудников. Документы, которые служат основанием для выплат и являются «первоисточником», должны быть определены в учетной политике.

Образцы команд персонала:

Убедитесь, что формулировки соответствуют формулировкам российского трудового законодательства. Поэтому некоторые работодатели по обычаю продолжают применять такие дисциплинарные взыскания, как строгая дисциплина. Однако действующая редакция Трудового кодекса содержит только повторное и повторное порицание.

Неправильная формулировка может привести к штрафам при проверках трудовых инспекторов. Кроме того, такие обязанности не могут быть основанием для увольнения.

Поэтому важно, чтобы кадровой документацией занимались профессионалы, разбирающиеся в вопросах трудового законодательства.

Учет приказов по личному составу

Приказы по личному составу должны регистрироваться в отдельном журнале. (Строго установленной формы календаря не существует — ниже приведен образец одной записи в дневнике без сортировки по видам).

В зависимости от размера предприятия и количества приказов можно придерживаться списков приказов по личному составу или отдельных списков — в зависимости от ситуации:

• Хайлинг,
• Лишние,
• Пустые,
• Командировочные и т.д.

Календарь для регистрации кадровых команд выглядит следующим образом

Формат календаря должен определяться местным нормативным законодательством.

Для чего нужен журнал регистрации приказов

Бланк заказа не является обязательным документом. Необходимость в нем возникает в компаниях, где издается много внутренних нормативных документов. Его назначение — облегчить выполнение этих задач.

• Учет выданных документов,
• Проверка исполнения — в соответствии с указанными лицами и сроками
• Поиск законодательных актов в реестре на основании номера и даты выпуска.

В организации создается служба делопроизводства, отвечающая за управление документами, учет и контроль исполнения распоряжений руководства. Эта служба включает в себя реестр выданных документов. Копии документов поступают на исполнение из организационного подразделения, а сотрудники этого подразделения ведут собственные книги.

Регламентирующие документы делятся на две группы в зависимости от выполняемой задачи

1. Основная деятельность — организация производственных процессов, решение вопросов структурного обособления и т.д.
2. По основной деятельности — касаются рабочих отношений между руководством и персоналом.

Для документов, относящихся к основной деятельности и персоналу, удобно вести отдельные книги учета нормативных документов.

Правила ведения журнала

Журналы учета нормативных документов ведутся в свободной форме. Для реестра можно использовать обычную тетрадь формата А4 или календарь. Желательно, чтобы книга была в твердом переплете с плотными страницами, так как в ней регулярно регистрируется новая информация.

Ведение новой книги в начале каждого года облегчит поиск нужных документов и инструкций по контролю.

Титульный лист содержит название фонда, реквизиты, название журнала, даты начала и окончания, срок охраны, местонахождение и имя руководителя.

На первой странице содержится список ответственных за хранение дела и количество зарезервированных приказов. Записываются правила соблюдения регистрационного журнала.

Тетради нумеруются до последней страницы. На листах указываются таблицы, где в графах записывается информация об административных действиях. На последней странице указывается количество страниц бланка, количество зарегистрированных сертификатов, а также должность и имя руководителя.

Тетради не могут быть удалены. Также можно добавлять дополнительные листы.

Важно: Если произошла ошибка, запись удаляется и делается пометка об ошибке, подпись и дата сотрудника.

После заполнения формуляр необходимо сдать в архив.

Нормативные документы можно зарегистрировать и в электронном виде. Этот вариант удобен тем, что облегчает поиск нужного файла и не требует передачи в дело. Однако при этом невозможно получить подписи сотрудников. Кроме того, существует риск повреждения компьютера.

Какие сведения отражать

В бланки заносятся данные о нормативном законодательстве.

• Серийный номер актов,
• Номер и дата приказа,
• Тип приказа: например, о назначении сотрудников, командировках, разрешениях, изменении условий труда, изменении персональных данных (изменение фамилии), реорганизации структурных подразделений,
• Причина издания: например, трудовой договор или закон,
• Резюме: приказы, которые регулируют материальный рынок, например, названия подразделений и должности сотрудников,
• . ФИО и должность сотрудника, который будет исполнять приказ,
• Подпись-подтверждение,
• уведомление о том, что приказ выполнен и передан на хранение.

Приведенный выше список является приблизительным. Регистрации создаются отдельно в организации и ее структурных подразделениях.