Образец приказа о замещении на время отпуска в 2022 году

Согласно статье 60.2 Трудового кодекса РФ, допускается возложение обязанностей основного работника на другого работника на период отсутствия. Это может быть достигнуто путем совмещения должностей или профессий с увеличением объема работ или расширением рабочей зоны. Возложение обязанностей оформляется административным документом.

Стандартной формы не существует, и работодатель оставляет за собой право разработать образец приказа о замене на время отпуска или по другим причинам.

Наиболее распространенными случаями, когда обязанности временно отсутствующего сотрудника должны быть возложены на другого работника, являются следующие

• Увольнение по причине отсутствия на рабочем месте (очередное, дополнительное и т.д.),
• отъезд в командировку; и
• уход в отпуск по болезни.

Данный перечень не является закрытым.

На основании чего его готовят

Основанием для издания приказа является норма закона (ст. 60.2 ТК РФ и ст. 151 ТК РФ) и требует письменного согласия работника (приказ должен быть подписан работодателем).

На практике в таких случаях часто используется дополнительное соглашение к трудовому договору или отдельный договор о совмещении должностей для определения дополнительных обязанностей работника, срока их выполнения и условий оплаты.

Судебная практика по данному вопросу неоднозначна. В последних решениях суды придерживаются позиции, что в соответствии с трудовым законодательством совмещение нескольких должностей не является обязательным. Все проблемы могут быть решены административным путем. Однако надзорные органы не всегда разделяют эту точку зрения.

Порядок хранения

Согласно приказу Росархива от 20. 12. 2019 г.

№ 236, срок хранения приказов по личному составу составляет 50 лет или 75 лет. Первый срок установлен для документов, оформленных до 1 января 2013 года, второй — для документов, оформленных после этой даты. Документы хранятся в архиве учреждения, а если компания очистила свои кадровые документы, то они передаются на государственное хранение по месту их рассмотрения.

Окончил Уральский институт государственного права в 2001 году. Работаю в государственных и коммерческих организациях, занимаюсь частной практикой.

Что говорит закон

Трудовой договор и (если работодатель его использует) должностная инструкция содержат перечень обязанностей и прав, возлагаемых на работника при выполнении им определенной работы.

При необходимости, например, в случае болезни или увольнения работника, работодатель может делегировать часть или все обязанности другому работнику.

Это право работодателя регулируется статьей 60.2 Трудового кодекса.

Дополнительные трудовые поручения могут включать в себя

• выполнение дополнительных обязанностей по одной и той же должности (например, адвокат выполняет работу другого адвоката в течение срока полномочий другого адвоката),
• совмещение работ или должностей (например, кассир совмещает работу наемного работника со своей работой на период утверждения заработной платы).

Работодатель не может закрепить за работником безусловные обязанности, которые не определены в договоре. Для этого необходимо его письменное согласие или инициатива.

Когда отказаться нельзя

Если обязанность работника взять на себя обязанности временно отсутствующего коллеги определена в трудовом договоре или должностной инструкции, то его/ее подпись на документе уже равносильна согласию на такое покрытие.

В этом случае отказ работника от выполнения дополнительной работы не считается нарушением соответствующего трудового договора или должностной инструкции и может привести к дисциплинарной ответственности.

Оформление возложения дополнительных обязанностей

Как уже было сказано выше, поручение выполнения дополнительных обязанностей возможно только с согласия работника (исключение из вышесказанного). Для соблюдения трудового законодательства работодатели обязаны

1. получить согласие или просьбу работника на совмещение обязанностей,
2. составить дополнительное соглашение к трудовому договору на основании согласия или просьбы о совмещении обязанностей,
3. после подписания соглашения с обеих сторон, он должен составить и подписать приказ от работника.

Форма приказа

Единого и обязательного вида приказа о возложении на работника дополнительных обязанностей не существует. На нашем сайте представлены образцы и формы приказов, доступные для ваших нужд.

Если приказ написан не на фирменном бланке органа (с 2015 года использование фирменного бланка не является обязательным), заголовок должен содержать

• Фирменное наименование организации,
• юридический адрес,
• регистрационный номер налогоплательщика/номер паспорта.

Сам приказ должен включать следующие обязательные структурные элементы

1. Заголовок. ‘Возложение обязанностей’ или ‘Выполнение дополнительных обязанностей’ или другое, соответствующее его содержанию.
2. Преамбула. Содержит обоснование (норма права, ссылка на местное нормативное право) и причины (дополнительные соглашения о деталях и сочетании требований к работнику) составления приказа.
3. Слово «приказ» под преамбулой.
4. Текст приказа с указанием фамилий и должностей работников, обязанности которых совмещаются с другими, продолжительности совмещения обязанностей, должности, на которой будут выполняться дополнительные обязанности, а также сведения о заработной плате, дополнительные соглашения.
5. Место и подпись лица, подписывающего приказ (директора), напечатанная фамилия.

После подписания приказ регистрируется и передается работнику для ознакомления.

Если работник передумал

Даже после подписания дополнительного трудового договора и издания приказа работник имеет право беспрекословно отказаться от выполнения дополнительных обязанностей, предупредив об этом работодателя в письменной форме не позднее, чем за три дня до фактического начала выполнения обязанностей.

Законодательная база

При подписании трудового договора работник и работодатель должны указать, какие задачи будут поставлены перед работником. Более подробно эти задачи разъясняются в должностной инструкции.

Согласно статье 60 Трудового кодекса Российской Федерации, работодатель не имеет права требовать от сотрудников выполнения задач, не указанных в вышеуказанном документе. Единственным исключением является случай, указанный в статье 72.2 Трудового кодекса и статье 30 Федерального закона 79-ФЗ от 27 июля 2004 года.

Перевод с имеющейся работы на другую работу без согласия допускается в следующих случаях

• Катастрофы и несчастные случаи
• Несчастные случаи — и
• Пожары, наводнения и другие стихийные бедствия
• Эпидемия,
• Вынужденная остановка работы.

В иных случаях для возложения дополнительных обязанностей требуется письменное согласие работника. Об этом говорится в статье 60.2 Трудового кодекса РФ. Эти задачи могут решаться путем совмещения должностей или расширения сферы обслуживания.

Документы об обязанностях персонала

Обязанности каждого работника регулируются двумя основными документами.

В соответствии со статьей 57 Трудового кодекса РФ, к этому документу предъявляются обязанности — перечень задач в соответствии с квалификацией нанимаемого лица. Работодатель не может обязать уже работающего сотрудника выполнять задачи, не предусмотренные его контрактом. Любые изменения в положениях документа должны получить письменное согласие работника не менее чем за два месяца до внесения изменений.

В документе указаны все обязанности, которые работник должен выполнять на конкретной должности. Он соответствует обязательствам, указанным в контракте. Однако работодатель имеет право изменить должностную инструкцию без предупреждения работника.

Источник: RodolfoQuirós/ Pexels.

Поскольку должностные инструкции не предусмотрены законом, работодатель сам решает, составлять ли такие документы. Однако в большинстве компаний они есть

• Более простая и прозрачная организация работы,
• устранить разногласия по поводу выполняемых обязанностей; и
• избежать повторения функций.

Содержание должностных инструкций определяется лицами, ответственными за организацию работы. Они имеют право добавлять в них дополнительные функции, если они соответствуют должностной инструкции.

Если в должностную инструкцию вносятся изменения, работодатель должен ознакомить с ними работника и подписать документ. Это означает согласие с указанными функциями.

Обязанности других должностей

Российское трудовое законодательство описывает два способа, с помощью которых работодатель может навязать работнику дополнительные задачи: дублирование и внутреннее совмещение. Между этими вариантами есть существенные различия.

Время выполнения дополнительных обязанностей

С основной работой в течение рабочего дня

Без работы, но не более 4 часов в день

Добавить в трудовой договор

Индивидуальный трудовой договор

Оплата в соответствии с договором сторон

В зависимости от количества часов выполненной работы/работы

Выполняется по желанию работника

Вычет за выполнение дополнительных обязанностей

В любое время по распоряжению директора

Путем расторжения договора

Работодатель должен оценить преимущества и недостатки каждого варианта и выбрать наиболее подходящий.

Еще одним видом ротации работы является временная смена специалиста, которая является освобождением от основных трудовых обязанностей. Этот метод часто используется при наличии филиалов или офисов, куда для замещения работников центрального офиса доставляют сотрудников.

Для этого должны быть соблюдены условия.

• Перевод осуществляется с согласия работника,
• лицам, временно выполняющим другие обязанности, не должен быть нанесен ущерб,
• для перевода должно быть заключено дополнительное соглашение.

Если эти условия не соблюдены, работодатель не имеет права настаивать на переводе (за исключением случаев, указанных в статье 72.2 Трудового кодекса РФ).

Оформление документов

Правильно составленный документ гарантирует отсутствие разногласий и взаимных претензий между будущим работником и работодателем.

Шаг 1. Получение согласия

Перед составлением документа необходимо получить согласие работника на выполнение дополнительных обязанностей и договориться о вознаграждении за эту работу.

Источник: Andrea Piacquadio/ Pexels

Шаг 3. Оформление приказа

Руководитель предприятия должен издать приказ, в котором указывается, кто будет выполнять обязанности другого работника, в течение какого времени и в каком размере он будет получать дополнительное вознаграждение. Этот документ должен быть подписан «сотрудником по совместительству».

Дополнительные обязанности без доплаты

Удобнее всего, чтобы это считалось новой обязанностью без дополнительного вознаграждения, это можно определить при заключении трудового договора. Однако этот вариант можно использовать только в том случае, если работник временно отсутствует и если его трудовые обязанности аналогичны.

Заставляли ли его мыть пол? Нет. Это определено в договоре. Источник: Andrea Piacquadio/ Pexels

В договоре должно быть указано, что нанятое лицо будет занимать аналогичную должность в отсутствие работника. В таких случаях не нужно подписывать дополнительный договор, так как обязанность «замещения» определена как одна из функций трудового договора.

Может возникнуть необходимость издать приказ о возложении дополнительных обязанностей. Это необходимо, если несколько сотрудников могут одновременно выполнять обязанности отсутствующего работника. В этом случае должно быть ясно, кто возьмет на себя эту обязанность.

В трудовом договоре или описании должности должно быть указано, имеет ли право «сменщик» подписывать документ, если его замещает руководитель. Если об этом не сказано, а такое право должно быть предоставлено, необходимо издать дополнительный приказ или выдать сотруднику доверенность.

Следует отметить, что во многих финансовых документах требуется образец подписи на банковской карточке. Поэтому при замещении должности с такой функцией следует учитывать эти документы.

Если говорить о трудовых договорах, то в них не предусмотрены выплаты дополнительных обязательств. Они могут быть распределены на усмотрение работодателя.

Возможность изменения должностных инструкций может быть использована и в тех случаях, когда вводятся новые обязанности, соответствующие квалификации работника.

Изменение должностной инструкции

Добавляя их в должностную инструкцию и расширяя круг обязанностей, не требуется согласие существующего работника. Единственное условие — новые обязанности должны соответствовать квалификации.

Однако при возложении новых обязанностей возникают конфликты, поскольку зарплата работников часто остается неизменной. Некоторые работники отказываются работать по новым правилам.

Если конфликт не удается разрешить путем переговоров, работодатель имеет на это право.

• Предложить работникам написать другую должность в зависимости от их квалификации. Эта должность может быть на одну ступеньку ниже в организационной иерархии и может быть менее прибыльной.
• Если такой должности нет или работник не согласен занять новую должность, работодатель может отказаться от имеющейся должности. Это разрешено статьей 77. 1. 7 Трудового кодекса РФ.

Другой случай — изменение условий трудового договора. Работодатель не может сделать это в одностороннем порядке. Если работодатель настаивает на таком варианте, то работник

• Оспорить повышение заработной платы -.
• обратиться в суд.

Поэтому наиболее удобным вариантом является изменение должностной инструкции. В противном случае необходимо запросить согласие сотрудников.