Перечень типовых учетных документов, создаваемых в процессе деятельности организации, утвержденный приказом Министерства культуры РФ № 558 от 25 августа 2010 года, предусматривает, что список заболеваний должен храниться в течение пяти лет.
Важно отметить, что Закон о страховых взносах гласит, что все документы, по которым производятся выплаты, должны храниться в течение шести лет. Этот закон должен соблюдаться.
Данное решение обосновано тем, что Фонд социального страхования является структурой, непосредственно занимающейся назначением и выплатой пособий, по которым временно нет возможности работать.
Приказ Министерства образования и приказ Чайки имеют одинаковый закон, но именно Чайка занимается бюрократией. Это означает, что документы, непосредственно связанные с взысканием временной нетрудоспособности, должны храниться в течение шести лет.
Как ведется учет в организации?
Реестр листков нетрудоспособности помогает систематизировать процесс записи и хранения листков нетрудоспособности.
Реестр также называют книгой. Он не имеет принципиального значения.
Реестр листков нетрудоспособности должен отвечать следующим требованиям
Обязательно ли вести книгу регистрации?
Закон не требует предъявления справки о нетрудоспособности к работе, но ее рекомендуется сохранять для того, чтобы
- Для контроля предельного количества оплачиваемых дней каждого работника:
- Для контроля сроков предоставления работниками справок о нетрудоспособности в компанию
- Обеспечить своевременное восстановление бланков при сдаче их в ФСС для зачета и проверки.
- Устанавливать лиц в случае утраты или иной потери и возмещать материальный ущерб.
Какую форму нужно использовать?
ВАЖНО: Единой формы для соблюдения данного реестра не существует, поэтому органы могут сами разработать реформу реестра.
Каждый лист календаря должен содержать следующие элементы.
- Номер страницы,
- Фамилия, имя и отчество застрахованного лица,
- Количество и порядок выдачи справок о нетрудоспособности,
- Причина выдачи больничного листа (болезнь, травма, беременность)
- Дата начала и окончания болезни, в т.ч,
- продолжительность нетрудоспособности в днях,
- Размер действующих пособий,
- Рекомендация по добавлению столбика к лимиту оплачиваемых дней в начале и конце болезни.
Инструкция по заполнению
Существуют общие правила заполнения бланков, предусмотренных законодательством.
- Все записи должны быть сделаны черным гелем или ручкой.
- Все записи должны быть сделаны разборчивыми графическими буквами, не должно быть ошибок и пятен. Если запись ошибочна, ее следует правильно удалить. Исправления и подписи должны быть удалены под подписью лица, заполняющего документ, «проверено, исправлено».
- Использование корректирующих средств («штрих», специальные ластики) не допускается.
Несоблюдение общих правил соблюдения, учета и регистрации документов может привести к утрате их юридической силы. Они не будут использоваться судами и другими правоохранительными службами в качестве доказательств в случае возникновения спора.
Следует ли отдельно вести книгу для испорченных или утерянных бланков?
Регистрация справок, утерянных, украденных или уничтоженных в связи с работой, должна осуществляться только медицинскими учреждениями и фондами социального страхования. Для экономических операторов таких правил не существует.
Однако существуют строгие правила для работников и работодателей в случае утери оригинального бланка
- Если работник не «восстановил» справку об импотенции в случае ее утери или порчи, существует возможность ее восстановления. Работник должен получить справку о том, что больничный лист не был оплачен, и по этой справке получить новую справку.
- Если больничный лист утерян ответственным лицом. Если это будет обнаружено ревизионными или проверяющими органами, то сумма, накопленная на этой карточке, должна быть возвращена морскому ведомству или не принята к учету. В этом случае возникает проблема возмещения ущерба, причиненного работником (бухгалтером).
- Если врач вносит изменения в документ или делает в нем ошибку, медицинское учреждение выдает копию.
- Если бухгалтер вносит изменения в документ, он должен внести в него изменения в установленном законом порядке.
ВАЖНО: Больничные листы по утрате, износу или другим причинам очень редко встречаются в компаниях, поэтому в таких случаях отдельный реестр не требуется.
Достаточно записи в журнале учета больничных листов.