Основные задачи и функции руководителя проекта, Особенности управления проектной деятельностью — Профессионально-важные качества проектного менеджера

Термин «управление проектом» относится к относительно небольшому кругу технических вопросов. Однако такая трактовка значительно ограничивает круг вопросов и не затрагивает важные практические вопросы.

Термин «бизнес на основе проектов» используется как общий термин для предпринимательской деятельности, основанной на проектах. К ним относятся комплектация систем, производство фильмов и видео, разработка программного обеспечения, страховая деятельность и выставочные группы.

Цифровизация предпринимательства и торговли требует нового взгляда на вопросы управления проектами. Короче говоря, пришло время покончить с управлением проектами, поддерживая проектную деятельность как важную часть бизнеса.

Корпоративный «просмотр». Существует несколько глобальных тенденций современного предприятия, которые указывают на увеличение доли и важности «просмотра» бизнеса, т.е. деятельности, связанной с проектами. К наиболее важным из них относятся

— Смещение акцента с регулирования и концентрации на координацию и распределение,

— Сокращение жизненных циклов продуктов и услуг, особенно в периоды роста и запуска,

— Персонализация спроса и предложения, продуктов и услуг.

В целом, можно говорить об изменениях в примере бизнеса (базовой модели). Он начинает рассматриваться как набор взаимосвязанных проектов. Такой подход позволяет правильно отразить еще одну особенность современного бизнеса, когда основным стратегическим конкурентным преимуществом является гибкое поведение в нестабильной внешней среде.

В этих условиях отказ от жестких организационных структур и методов управления неизбежен.

Эти тенденции особенно очевидны в бизнесе, связанном с Интернетом. Более того, этот сектор, вероятно, является основным потребителем новых информационных систем управления проектами.

Главный вывод заключается в том, что в ближайшем будущем следует ожидать изменения подхода к созданию информационных систем управления проектами на основе современных системных архитектур.

Характеристики проектного бизнеса. Сегодня мы часто говорим о кризисе традиционных ERP-систем. Однако правильнее было бы говорить о кризисе общей модели управления и администрирования бизнеса, в рамках которой создаются такие системы. Особенности бизнеса делают эту проблему особенно острой в проектном бизнесе (см. Рамки).

Управление проектной деятельностью. Система управления проектами должна отвечать следующим основным требованиям

— В основном ориентированы на поддержку принятия решений в отношении использования ресурсов и разработки новых продуктов и услуг,

— эффективные системы управления человеческими ресурсами

— Гибкая система планирования и учета, позволяющая регулярно перестраивать проекты в зависимости от меняющихся условий и достигнутых результатов,

Project manager – руководитель или специалист?

Разные источники по-разному подходят к пониманию английского термина «менеджер проекта». Одни отождествляют его с понятием «надзор», другие разделяют понятия «надзор» и «управление». В результате возникает путаница в том, как соотносятся между собой основные функции руководителя проекта и менеджера проекта.

Согласно критерию «руководитель — специалист» и, соответственно, различным режимам, возможно разделение этих должностей.

Хотя иногда признается, что обе эти должности являются руководящими, функция руководителя более специфична и требует от ответственного за дело человека лидерских качеств, умения добиваться результатов для команды и устанавливать соответствующие ориентиры и приоритеты. В то же время, границы здесь очень тонкие.

Исходя из существующей практики, для определенных инициатив руководители проектов, скорее всего, будут иметь в лице руководителя и исполнителя одновременно. Если речь идет о разветвленной системе или портфеле проектов, то общее руководство может осуществлять старший менеджер проекта, а управление участком — специально подобранный линейный менеджер. Кроме того, в некоторых крупных проектно-ориентированных компаниях существуют полноценные должности ответственных за новые инициативы, относящиеся к директору отдельных инициатив.

В международном понимании этого термина руководитель проекта несет прямую ответственность за управление учреждением или компанией в отношении результатов их деятельности. Руководитель проекта обладает широкими полномочиями для выполнения своей миссии, достаточными для принятия независимых решений по управлению бизнесом в условиях присущих каждому проекту рисков и ограничений. Это центр потенциала, где все провода сходятся от линии управления, и он не консультируется по каждому шагу с лучшими менеджерами и поэтому не может привлекать экспертов.

В любом случае, обязанности менеджера по продажам проекта введены, насколько это возможно, в должностную инструкцию и никак иначе не интерпретируются. Различные четко разработанные обязательства позволяют немедленно отслеживать ход реализации и делать выводы об эффективности работы группы в целом.

Основные обязанности проектного менеджера

Подумайте, как можно объяснить в инструкции почти описание руководителя проекта, не акцентируя внимание на направлении реализуемой идеи или на отрасли, в которой она реализуется.

Все задачи, поставленные перед руководителем проекта, могут быть проанализированы по разным направлениям.

• Стратегическое видение целей, задач и способов их достижения.
• Эффективное взаимодействие между руководством организации и ее исполнителями.
• Подготовка общей системы управления всеми взаимосвязанными процессами.
• Разработка детального плана реализации инициативы.
• Организационные усилия по выполнению запланированных работ в установленные сроки.
• Мониторинг хода реализации проекта, всесторонний анализ и меры по снижению рисков.
• Деятельность, связанная с закрытием инициативы в связи с прекращением ее реализации.

В целом, согласно стандартной инструкции, менеджер проекта имеет следующие обязанности

1. Совместно с начальником определить видение, карты, цели, задачи, этапы и конечные результаты инициативы, подготовить и провести презентации для клиентов.
2. Подготовить план подготовки и реализации новой инициативы и определить этапы из общего списка шагов.
   • Определить перечень задач и внутреннего содержания, необходимых для реализации начинания, и установить взаимосвязи между ними,
   • Оценив продолжительность каждого процесса и инициативы в целом, выделите основные маршруты.
3. Определите общее количество и стоимость всех ресурсов, необходимых для реализации проекта, и распределите их наиболее эффективным образом.
4. Оценка общих затрат на бизнес, участие в составлении бюджета и ожидаемых денежных потоков (доходов и расходов) и контроль затрат.
5. Отбор участников и создание групп:
   • определение опыта и навыков, необходимых для членов конкретной группы,
   • предложения руководству бизнеса конкретных специалистов, которые должны быть включены в группу, и проведение переговоров с ними и их непосредственными начальниками,
   • При необходимости, введение сотрудников в курс дела и их обучение,
   • Определение наилучшей и наиболее современной методики достижения поставленных целей, установление иерархии среди членов группы, распределение между ними обязанностей и определение задач,
   • Представление администрации предложений по мотивации сотрудников.
6. Организация работы всех членов команды, рабочих встреч, разрешение конфликтов и непосредственное решение проблем.
7. Участие в подготовке бизнес-плана и графика (программы) проекта, согласование основных документов с заказчиком.
8. Обеспечивать подготовку документов, необходимых для работы.
   • Оперативный сбор, хранение, систематизация, накопление и использование информации о реализации инициативы,
   • Своевременная (в конечном итоге) передача необходимой информации участникам работ.
9. Постоянный контроль и анализ деятельности и процедур и внесение необходимых корректировок.
   • Контроль сроков подготовки и реализации отдельных процедур,
   • изучение исполнения утвержденного бюджета и его корректировка,
   • анализ календарного графика, изучение причин отклонений и их корректировка по согласованию с участниками процесса,
   • анализ возможных отклонений с точки зрения влияния выполнения отдельных задач на общие ожидаемые результаты.
10. Ведет переговоры об интересах заказчика и отстаивает его интересы в отношениях с партнером.
11. Выявление рисков проекта и организация мероприятий по устранению или минимизации их последствий.
12. Подготовка организационных выставок и выставок по работе с клиентами (совместно с руководителем).

При необходимости работодатель может детализировать обязанности в должностной инструкции в соответствии со спецификой отрасли, к которой относится данная инициатива. В частности, руководители проектов могут перечислить формы, документы и отчеты, которые они готовят, установить сроки их предоставления и уточнить некоторые особенности деятельности (например, участие в проектных заданиях по строительству).

В ИТ-компаниях роль руководителя проекта не исчерпывается управлением командами. Помимо планирования, контроля и общения, на работу руководителя влияют его личностные качества.

Основные навыки

Первая категория специализации ̶ базовые навыки. Это важный инструмент для всех руководителей проектов.

1. Социально-организационная компетентность. Суть работы менеджера заключается в управлении людьми. Помимо опыта, менеджеры должны обладать лидерскими качествами, чтобы объединить незнакомых людей в целостную систему, чтобы успешно справляться со своими обязанностями.
2. Гибкость, обширные знания. Опыт составления расписаний, работы с персоналом и традиционных правил необходим. Определение существующих контрактов, соглашений, финансирования и расходов.
3. Гибкость. Быстрое время преобразования, например, нефтяной промышленности в пищевую.

Способность управлять временем команды и быстрое решение проблем — ключ к эффективности работы менеджера. Способность быстро менять тактику при возникновении трудностей.

Личные качества

Личностные характеристики PM оказывают непосредственное влияние на будущий успех ИТ-компании. Необходимые черты характера успешного менеджера проекта:

• Коммуникабельность. Навыки ведения переговоров способствуют решению спорных вопросов между участниками проекта.
• Ответственность. Способность брать на себя ответственность за работу команды, а также за себя.
• Прочность. Лидеры должны сохранять спокойствие в непредсказуемых условиях.
• Настойчивость. Стремление к достижению целей и отличных результатов, независимо от внешних факторов.
• Самостоятельность (решительность). Быстрое принятие решений.
• Знание моральных норм. Понимание правил хорошего поведения.
• Сопротивление силе.

Личные качества важны для каждого, кто участвует в той или иной деятельности. Ведь успешно завершенный проект является успешным не только для менеджера, но и для компании в целом.

Профессия руководитель проекта

Менеджер проекта — это лицо, наделенное правами, полномочиями и ответственностью за конкретный проект. Они занимают эту должность постоянно и отвечают за все проекты компании или временно назначаются на эту должность (например, системы управления маткапиталом).

Эта должность требует командной работы. С проектами не может справиться один человек в одиночку, их должны вести другие. Чтобы создать продуктивную и комфортную обстановку в коллективе, менеджер должен быть внимательным, вежливым, коммуникабельным и ответственным.

Основная функция специалиста — гибкость. Это позволяет ему правильно управлять своей командой, находить подход ко всем сотрудникам, прислушиваться к мнению персонала и быстро ориентироваться в непредсказуемых ситуациях.

Функции

Менеджер проекта отвечает за выполнение работ, чтобы удовлетворить потребности заказчика и достичь поставленных целей. Для достижения этой цели он должен выполнять следующие функции

• Производство идей,
• реализация задач,
• выбор методов коммуникации,
• поиск решений новых проблем,
• анализ деятельности работников,
• снабжение групп необходимыми ресурсами,
• Контроль за соблюдением требований заказчика,
• установление дисциплины.

При крупных сделках руководитель может поручить некоторые задачи менеджеру. Необходимость в таком специалисте возникает, когда команда работает долгое время, а сроки не установлены. Команды подбираются на длительный срок, и специалисты могут быть заменены в ходе процесса.

Должностная инструкция

Не всегда есть необходимость в специальном месте для руководителя проекта. Часто его обязанности берет на себя начальник смены, менеджер или сотрудник с наибольшей инициативой. В этом случае специальная должностная инструкция не нужна.

Однако в крупных современных компаниях трудно обойтись без таких специалистов. Как правило, люди отвечают за множество проектов одновременно. Это требует создания новой штатной единицы со своим окладом и должностной инструкцией. В этом случае все обязанности фиксируются документально.

Стандартные должностные инструкции включают следующие обязанности менеджера

• Под руководством начальника, заказчика или вышестоящего руководства он создает цели, миссии и стратегии.
• Он определяет объем необходимых ресурсов и количество денег, необходимых для реализации плана.
• Он формирует группы на основе профессиональных навыков.
• Он организует встречи с командой и непосредственно представляет ее.
• Он участвует в разработке бизнес-плана.
• Получает одобрение плановых документов от клиентов и высшего руководства.
• Контролирует работу с документами.

Согласно должностной инструкции, руководитель группы отвечает за бюрократию организации, работу команды и общение с клиентами.

На практике у менеджеров больше обязанностей, но все они напрямую связаны с проектной деятельностью. Их главная цель — достижение ряда показателей либо в собственной компании, либо в компании-клиенте.

Задачи

Список обязанностей формируется руководством компании и зависит от направленности данного проекта. Стандартный каталог включает в себя.

• Управление всеми этапами планирования, выполнение основных обязанностей менеджера,
• определение ожиданий и анализ результатов, общение с заинтересованными сторонами,
• Координация и мониторинг вспомогательных проектов, предназначенных для реализации основного проекта,
• Подготовка подробных планов по достижению поставленных целей; и
• Руководство и мотивация члена группы,
• Развитие профессиональных деловых отношений,
• Определение общей сферы применения назначенных обязательств,
• распределение обязательств, созданных для реализации проекта,
• Определение приоритетов,
• документирование и обновление,
• Подготовить рекомендации по улучшению и развитию проекта; и
• расставлять приоритеты, выполняя в первую очередь наиболее важные задачи
• открыто общаться с руководством о возникающих проблемах и трудностях и совместно находить решения,
• выстраивать эффективную коммуникацию с заказчиками, клиентами и членами команды; и
• отслеживать и контролировать потенциальные риски и использовать соответствующие меры для защиты компании,
• предоставление команде необходимой информации и консультирование членов команды по вопросам, связанным с работой; и
• создание системы поощрений и вознаграждений; и
• курсы, семинары, обучение, связанное с бизнесом, и обучение персонала,
• обрабатывать отзывы клиентов после первоначального запуска проекта.

Менеджеры проектов относятся к высшему управленческому звену, но непосредственно участвуют в выполнении задач наравне с другими и имеют много обязанностей.

Обязанности могут существенно отличаться в разных организациях, поскольку у каждой компании свое видение этой специализации.

Функции руководителя проекта в зависимости от стадии жизненного цикла проекта

Каждый проект в своем жизненном цикле имеет четыре фазы. На каждой из них выполняется определенный объем работы, за который отвечает менеджер.

1. фаза инициации.

Это первый шаг на пути к достижению поставленных целей. Именно здесь устанавливаются задачи и достигаются основные этапы. Менеджер проекта собирает группу единомышленников и изначально определяет требования к членам команды.

Функции менеджера проекта на этапе инициации включают следующие типы задач

• Определение актуальности заданий и их полезности для компании,
• Разработка стратегии,
• определение основных этапов реализации; и
• общение с клиентами и утверждение содержания проекта.

Менеджер по запуску готовит проект к запуску и занимается документацией и обучением.

2. фаза планирования.

На втором этапе менеджер проекта отвечает за соответствующее планирование. Он должен определить следующее

• сроки завершения проекта
• Необходимый бюджет и источники финансирования,
• Необходимые материалы, информация и финансовые ресурсы,
• список задач.

На этапе планирования менеджерам предлагается подготовить план в соответствии с конкретными действиями, которые необходимо выполнить. Это также обеспечивает взаимодействие между членами команды.

3. фаза реализации.

На третьей фазе целью менеджера проекта является реализация поставленных задач. Для этого организуется сотрудничество с внешними исполнителями и контролируется соблюдение предписанных правил и норм.

В случае возникновения чрезвычайной ситуации руководители должны принимать ответственные решения в виде адаптации планов, изменения ресурсов или найма дополнительных специалистов.

При проверке работников и работы в целом учитываются следующие параметры

• качество выполняемой работы,
• соблюдение сроков; и
• бюджет, затраченный предприятием,
• применяемые меры по снижению рисков.

Этап выполнения является самым сложным, поскольку на этом этапе чаще всего возникают проблемы. Они связаны с групповыми конфликтами, отсутствием или нехваткой ресурсов и неправильным направлением деятельности.

4. этап завершения.

На заключительном этапе менеджер подводит итоги работы, сравнивает плановые показатели с фактическими, составляет необходимые отчеты и анализирует работу команды.

Это делается для того, чтобы минимизировать риск повторения ошибок, если не вся работа будет выполнена полностью.

В задачи менеджера проекта администратора входит оценка работы рабочих, чтобы поощрить за хорошую работу или обуздать, когда рабочие не справляются со своими обязанностями.

Еще одной задачей менеджера на этапе интеграции является формирование базы данных. В ней записываются методы, использованные для решения выбранных проблем. Это помогает им при реализации других проектов в будущем.