Книга приказов: как вести правильно, образец

Согласно теории управления персоналом, этот календарь можно использовать не только для регистрации приказов, но и для регистрации информации обо всех приказах, касающихся сотрудников.

Причины использования бланков приказов следующие

• Срок хранения документов составляет 75 лет, и такая книга служит хорошим архивным указателем того, как и где можно найти необходимые документы по приказам.
• Большинство видов приказов требуют регистрации, поэтому во всех случаях должен быть журнал для записи деталей этих приказов.

В некоторых компаниях действует правило, согласно которому распорядительные документы (или другие документы, изданные сотрудниками) имеют юридическую силу только после их регистрации. В этом случае регистрация представляет собой запись положений/приказов (писем, звонков, отчетов), подтверждающую их исполнение и отправку адресату по мере необходимости. Предприятие может само решать, как и где регистрировать документы, но, как правило, удобнее вести отдельную книгу для каждого вида корреспонденции.

В этом отношении оформление книги заказов является обязательным. А без этого шага (без регистрации приказного документа) он не может приобрести юридическую силу, а значит, его исполнение не связывает стороны в правоотношения.

Какие документы учитываются в журнале: специфика приказов по личному составу

Существуют различные виды приказов, регулирующих различные виды трудовых отношений. С другой стороны, закон предусматривает две формы соглашения

— Распорядительные документы, относящиеся исключительно к работникам компании,
1. T1A — распоряжения, издаваемые одновременно в отношении нескольких работников, где согласовывается вид правоотношения (поощрение, наказание, лицензия).

Согласно теории права, принято относить к приказам по личному составу, только приказы, касающиеся рядовых сотрудников (не режим, определенный в статье объединения). Например, приказы, назначенные генеральным директором или архетипом, не должны регистрироваться в журнале приказов.

Поэтому рабочей практикой является определение следующих видов административных документов, которые должны быть зарегистрированы в журнале, без которых нет юридической силы

• Трудоустройство (постоянная работа, совместительство и частичная, дистанционная и частичная, законное и бессрочное принятие в правоотношениях),
• трудовые претензии (независимо от причины увольнения)
• Перевод с одного рабочего места на другое,
• Работники с покрытием,
• Покрытия работников (внутренние и внешние),
• Получение заработной платы (дополнительные льготы и финансовые санкции),
• Назначения на командировки,
• лицензионные приказы (по личным причинам, обычно для исследований, экстраординарные, учетные, учетные).

Каждый вид распоряжения имеет свой тип кода, но это рекомендуемые формы. Участники правоотношений могут самостоятельно создавать приказы, соответствующие особенностям процедуры и заявленной цели.

Приказ регистрируется сотрудником отдела кадров, который обязан проверить распространение приказной документации внутри компании. Перед регистрацией документа необходимо убедиться, что он соответствует действующим требованиям. Особое внимание следует обратить на следующие факторы

1. показатели правового основания для подготовки макета документа (прием на работу осуществляется на основании подписанного контракта, предоставление отпуска — на основании приемлемой программы, разрешение на обследование — на основании приглашения от учебного заведения),
2. ссылки на обязательную документацию (наименование, дата, номер, место издания приказа).
3. Содержание документа подробно описывает обстоятельства и результаты процесса принятия решения,
4. В конце документа ставится подпись работодателя в лице директора
5. Печать компании,
6. утверждение документа юристом или другим компетентным лицом.

Журнал регистрации приказов по личному составу: структура документа

Как уже было сказано выше, Закон не предусматривает единой формы документа, поэтому каждая компания разрабатывает свою подходящую форму, применимую к текущим условиям производства. В книге учета есть графа, в которой можно быстро найти нужный документ и проследить его движение.

Опыт показывает, что календарь почти всегда состоит из следующих частей.

• Титульный лист,
• список лиц, ответственных за ведение книги,
• Основной раздел содержит рамку с информацией о распорядительном документе.

Титулка

Титульный лист документа содержит следующую информацию

1. Полное наименование предприятия (без сокращений и аббревиатур),
2. Наименование книги регистрации приказов- ,,
3. Дата внесения записи в журнал регистрации приказов,
4. дата завершения (регистрируется при пустом листе календаря).

Список ответственных работников

Ответственное лицо создается администратором, готовящим соответствующие команды. Если сотрудник принимает данные ему полномочия, он подписывает приказ. Только после этого данные сотрудника добавляются в реестр.

Таким образом, вторая страница документа должна содержать следующие пункты.

• Фамилия, имя, отчество и должность, которую занимает ответственный сотрудник (возможно, больше),
• распоряжение работодателя о назначении ответственного работника.
• Подпись должностного лица, подтверждающая, что он приступил к выполнению возложенных на него полномочий.

Главный раздел

Все страницы книги должны быть пронумерованы и скреплены. Это обеспечивает целостность информации на контрольном документе. Единых требований к пунктам, подлежащим регистрации в данном разделе, не существует. Однако, как показывает практика, наиболее обязательными графами являются

1. Серийный номер подписанного документа,
2. дата подписания и регистрации распоряжения,
3. тип распорядительного документа (лицензия, прием на работу, увольнение, дисциплинарный/мотивационный),
4. список сотрудников, на которых распространяется действие приказа,
5. Регламентирующие документы созданы в соответствии с нормативным законодательством (место учебы, вызов из отпуска).

Ведение журнала регистрации

Как уже упоминалось выше, форма приказа является необязательным файлом. Это означает, что его наличие в компании — по настоянию директоров и под ответственность ответственного лица. Что касается порядка ведения книг, то здесь необходимо следовать католическим правилам.

Это предусматривает, что все административные документы должны записываться в книгу в хронологическом порядке.

Это означает, что строго соблюдается не только порядковый номер календаря, но и номер, соответствующий команде, и дата ее выполнения. Вся информация должна быть непротиворечивой.

Кроме того, локальное шифрование может быть использовано для разделения административных документов на категории. Такое алфавитно-цифровое кодирование облегчает обнаружение законодательных актов для дальнейшего обращения к ним.

Если в содержании газеты используются аббревиатуры, они должны быть выделены на отдельной странице после информации о сотрудниках правоохранительных органов и перед основным текстом газеты.

Примеры используемых алфавитных кодов:

• c — на административных документах, содержащих информацию о поощрениях и дисциплинарных взысканиях,
• с — о перемещениях персонала (найм, увольнения, переводы)
• CM — процедуры, связанные с поездками,
• d — в связи с применением заказов на поставку, касающихся состава персонала,
• о — любые виды лицензий.

Таким образом, кадровик по проверке распорядительных документов уполномочен самостоятельно регулировать процесс проверки изданных и зарегистрированных приказов. С его помощью менеджер по персоналу может изменять формат календаря, добавляя/убирая колонки для улучшения отчетности.

Как и выше, все страницы документа должны быть пронумерованы. Удаление страниц строго запрещено. Кроме того, при регистрации информации необходимо соблюдать особую осторожность.

Ошибки, исправления или подчистки не допускаются. Использование исправлений строго запрещено. Если информацию необходимо исправить, работодатель должен удалить неправильный текст и написать рядом с ним правильную информацию.

После исправления ставится официальная подпись и дата внесения исправления.

Ведение журнала в электронном виде

На некоторых предприятиях дела хранятся в электронном виде. Для этого используются простые текстовые документы в самостоятельно подготовленных таблицах или специальные бухгалтерские программы.

Независимо от выбранного метода, отчет должен быть распечатан, страницы пронумерованы и регулярно скреплены в единый документ (по мере дополнения электронных листов). Таким образом, отчет защищается от повреждения компьютером.

Ответственные за ведение

Единых требований к тому, кто должен держать бланк приказа, не существует. Практика показывает, что в большинстве случаев им является сотрудник отдела кадров. Также в роли менеджера может выступать бизнес-юрист или секретарь руководителя.

По сути, это каждый сотрудник предприятия, который занимается распределением документов и согласен на расширение своих обязанностей.

Как и сколько времени хранить журнал

Текущий календарь сохраняется до тех пор, пока в нем не останется пустых страниц. Затем книга переносится в папку и остается там на определенный срок. Как правило, минимальный срок хранения составляет три года.

В случае с приказами по личному составу они должны храниться в архиве в течение 75 лет. Средний срок хранения документов варьируется в пределах 25 лет.

По истечении срока хранения календари сдаются на уничтожение и подписываются компетентным должностным лицом.

Виды приказов

Все организационно-распорядительные документы учреждения можно разделить на две большие группы

• Приказы и распоряжения по основной деятельности,
• Приказы по личному составу.

Приказы по основной деятельности регулируют рабочие процессы внутри организации. Они включают в себя установление и отмену локальных нормативных актов, назначение руководителей, утверждение планов обучения, программ отпусков и т.д. Эти приказы являются постоянными документами.

Приказы по личному составу регулируют трудовую деятельность определенных сотрудников: прием на работу и увольнение, перевод на другую должность, лицензирование и т.д. Приказы по личному составу имеют различный срок хранения: от пяти лет для дисциплинарных приказов до 75 лет для приказов о введении в должность, увольнении и других.

Основные мероприятия и приказы по личному составу должны регистрироваться в отдельном календаре. Органы также обычно имеют отдельный реестр для дисциплинарных приказов.

Форма журнала

Законодательно утвержденной формы для календаря не существует. Создание формы остается на усмотрение организации. Существуют следующие образцы журналов регистрации приказов

В журнале-ордере необходимы следующие обязательные поля.

1. Номер заказа,
2. Раздел «Год»,
3. Дата и номер заказа,
4. Название приказа,
5. Краткое содержание приказа ‘О приемке сварочного аппарата Иванова И.И. на самостоятельную работу’,
6. Комментарии (например, срок действия заказа).

По желанию в реестр могут быть добавлены другие колонки. ‘Исполнители’, ‘Рассылка’ (т.е. список лиц, на которых распространяется действие приказа и которые были уведомлены о приказе) и т.д.

Хранение

Срок хранения календаря не должен быть меньше срока хранения самого приказа.

Обратите внимание, что если в процессе сдачи файла приказа в архив вы редактируете внутреннюю опись (подробнее об этом вы можете прочитать в другой статье на нашем сайте), вы всегда должны проверять фактическую запись в журнале регистрации. Существование приказа в физической печатной форме.

Если запись есть, но сам документ отсутствует, это также должно быть отмечено в поле «Примечания».

Виды журналов

Если издан приказ свободного типа, он хранится в течение строго определенного срока (5 или 75 лет). Срок хранения зависит от типа документа.

Основной тип приказа:

Срок хранения, год

Командные журналы по личному составу (тип I).

1. Приказы о приеме и увольнении сотрудников.
2. Приказы о кадровых перемещениях, в том числе по совместительству.
3. Приказы о выдаче дополнительных лицензий в связи с неблагоприятными условиями труда.
4. Приказы о предоставлении отпуска по беременности и родам и отпуска по уходу за ребенком.
5. Приказы об аттестации на соответствие занимаемой должности, переподготовке и переобучении.
6. Приказы об оплате труда, льготах и доплатах за вредные условия труда.
7. Положения о работе в связи с работой во вредных условиях.
8. Приказы о длительных командировках с выездом за пределы страны.
9. Приказы о командировках, связанных с работой в опасных условиях.

Кадровые документы (тип II)

1. Отпуска Отпуска: обычные, исследовательские, неоплачиваемые лицензии.
2. Приказы о краткосрочных командировках.
3. Приказы о служебных взысканиях.

Дневник оперативных предписаний

1. Приказы, касающиеся внутренней организации труда и ее изменения.
2. Утверждение и обновление штатных расписаний.
3. Сокращение штатов.
4. Положения о назначении директоров всех уровней.

Журнал регистрации приказов, относящихся к административной деятельности.

• Приказы, непосредственно связанные с вопросами хозяйственной деятельности.
• Приказы по планированию хозяйственной работы.
• Приказы, определяющие порядок предоставления отчетов о работе хозяйственных подразделений.
• Приказы, касающиеся стратегии работы (например, организации продаж).
• Приказы, определяющие цели по расширению бизнеса.

Календарь приказов может быть в печатном или электронном формате.

Для чего необходим

Реестр команд и распоряжений предназначен исключительно для быстрого обнаружения конкретных команд, независимо от того, сколько времени прошло (в пределах периода ведения документа, конечно). Например, сотруднику, уволенному компанией 10 лет назад, может понадобиться копия приказа о приеме на работу или увольнении, если он подает заявление об уходе. Если между работником и руководством компании существуют разногласия, которые должны решаться в суде, календарь командировок может помочь убедить суд в том, что приказ был издан своевременно.

Кроме того, календарь приказов служит основой для создания переписи документов в административном отделе предприятия при передаче документов в дело.

Где используется

Регистрировать приказы не обязательно для малых и средних предприятий или индивидуальных компаний. Регистрационные календари необходимы на крупных предприятиях с разветвленным документооборотом. Однако рекомендуется вести такой реестр во избежание разногласий с сотрудниками.

Понятие книги приказов

Книга приказов — это учредительный документ организации, предназначенный для введения документооборота. Называемый также книгой приказов или дневником приказов, он является неотъемлемой частью каждой организации, поскольку выполняет важную функцию.

Задачи по соблюдению:

1. Собрать все документы и настроения в единое целое,
2. облегчить восстановление документов,
3. срочная и обязательная документация.

Книги заказов могут быть затребованы налоговыми органами или другими уполномоченными органами при оформлении чеков. Потенциальные проблемы с налоговыми органами или другими аккредитованными органами (ПФР, МВД) уменьшаются, если книга ведется правильно.

Законодательное регулирование

Форма заказа регламентирована приказом №. 558 Министерства культуры РФ; в этом законе приведен перечень обязательств, которые должна соблюдать организация. Законодательный акт был издан 25 августа 2010 года.

Ключевыми характеристиками документооборота являются

• Регистрация,
• Нумерация,
• Сроки.

Как правильно поставить росчерк в бланке заказа? Посмотрите это видео:

Приказ № 68 Росархива регулирует особенности управления документами. Этот нормативный документ предусматривает, что файлы должны храниться в течение одного года, после чего они должны быть сданы в архив.

Состав

Каждая организация имеет полное право разрабатывать собственные стандарты. Однако важно не отступать от нормативных стандартов. Существует перечень рекомендуемых особенностей этих отчетов.

Основные пункты следующие.

1. Титульный лист,
2. Знаки компетентного должностного лица,
3. полный перечень команд.

Как подключиться к базе данных управления документами? См. здесь.

Титульный лист состоит из названия органа, даты начала и окончания действия закона об учете и предназначения документа. В графах указывается наименование, местонахождение и подпись ответственного за дело.

Основным требованием является правильность информации и достоверность данных. Эти книги не должны допускать изменения, дополнения или удаления.

Уполномоченное лицо по ведению книги приказов

В каждой организации есть одно лицо, ответственное за соблюдение этой книги или документов такого рода.

Инспектор по кадрам отвечает за ведение книги приказов. Он является основным деловым экспертом по организационным вопросам, связанным с этим счетом.

Он должен быть в курсе всех изменений в шаблоне календаря и четко знать правовую базу, на основе которой возникают эти правоотношения.

Пример заполнения бланка заказа.

В дополнение к закону, важным аспектом работы сотрудников является знание общей структуры организации, чтобы иметь полный контроль над внутренними процедурами.

Требования к оформлению журнала

Как уже упоминалось, особых требований к оформлению нет, но необходимо включить несколько граф

• Серийные графы приписываются к каждому документу, чтобы избежать ретроспективного документирования.
• Номер заказа и дата выдачи.
• Тип приказа, например, передача, прекращение, принятие. Краткое содержание , например, если приказ издан для направления сотрудника в командировку, необходимо определить пункт назначения и дату поездки.
• Фамилии нескольких сотрудников или конкретных работников, для которых издается приказ.
• Может быть указана причина создания документа. Письма, фиксированные трудовые договоры или стандартные бланки.
• В некоторых случаях стоит указать, кто получил документ, особенно если предприятие имеет сложную организационную структуру.

Электронный вариант книги

Для создания календаря уполномоченное лицо может использовать уполномоченную компьютерную программу. Электронные календари, которые присутствуют во многих компьютерных программах, необходимы для ведения файлов.

Печать бланков приказов.

Эта функция позволяет менеджерам по персоналу вести реестр электронных версий. Преимуществом электронных версий является то, что файлы могут быть распечатаны в любое время с возможностью обработки.

К недостаткам электронных записей относятся

1. При изменении программы,
2. Обновления, которые могут привести к изменениям,
3. Сбой программы.