Журнал регистрации входящих документов: образец, структура и порядок заполнения на предриятиии

• Продуктивная справочная работа по важным документам.
• Контроль за работой внутренних и внешних сотрудников.
• Выполнение управленческих решений в определенное время года.
• Запись, систематизация и обработка входящей почты по мере необходимости.

Комплектование полученных документов — это задача, которую должен выполнять офис-менеджер, делопроизводитель или секретарь. Если в компании нет такого сотрудника, руководитель может назначить кого-то ответственным за заполнение вышеуказанных форм.

Менеджер должен решить следующие вопросы

• Количество коробок в журнале.
• Форма регистрации входящих документов. Бумажный или электронный формат.

Регистрация входящих документов в бумажной форме

Книга выпускается компанией с полиграфией; она изготовлена в формате А4. На каждой странице есть таблица. Работодатель сам выбирает, какие и сколько граф заполнять.

В календаре слева и справа отображается информация о входящем документе. Все пишется ручкой, чернилами черного или фиолетового, синего или голубого цвета. Рекомендуется использовать шариковые ручки, так как они дольше сохраняют информацию.

Электронный документооборот

Системы электронного документооборота — это способ облегчить ввод входящих документов.

Для каждого документа создается отдельная карточка. Применение резолюции четко отслеживается в обеих частях.

Единственный риск при таком типе документооборота заключается в том, что к документам могут получить доступ люди, не имеющие никакого отношения к конкретному запросу. Злоумышленники с большей вероятностью смогут проникнуть в базу данных, даже если у каждого сотрудника свой пароль.

Крупные организации нашли способы ограничить доступ посторонних лиц к важной информации. В каждом отделе здания ведется бумажный реестр входящих документов. В электронном виде хранятся приказы или команды режима.

О графах журнала регистрации

В дневнике входящих документов основными графами являются

• Исполнитель и.
• Содержание
• Рассылка.
• Виды деловых документов
• Дата.
• Регистрационный номер.

Регистрация требует присвоения номера всем входящим документам. Это цифровая и буквенная надпись.

При заполнении рекомендуется трехзвенная структура.

1. Сначала вносится номер кода организационной единицы в соответствии со штатным расписанием.
2. Вторым номером является номер самого журнала.
3. Последнее число — порядковый номер документа.

Для разделения номеров используйте вертикальные черточки или тире.

Дата пишется в день, месяц и год, когда документ был получен из учреждения. Дата и регистрационный номер пишутся внизу с правой стороны.

Входящая почта может быть как внешней, так и внутренней.

К основным видам бумаги относятся

• Записки и командные тексты.
• Меморандумы с пояснениями.
• Меморандумы официального характера.
• Заявления, телеграммы.
• Письма.

Авторы документов называются корреспондентами. Они не обязаны указывать полное наименование органа, свои инициалы и фамилию. Исполнителем является тот, кто назначен администратором для работы с предметом, упомянутым в тексте.

В нашей новой версии вы можете узнать, как написать отчет о средней численности работников по предприятию.

Что на счёт дополнительных граф?

• Исполнительный лист.
• Резолюция.

Размещение этих двух пунктов помогает контролировать решение важных вопросов, упомянутых в тексте. Такие записки считаются методом административного воздействия. В них указываются имена участвующих сторон и конкретные инструкции.

Календарь содержит полное описание решения. Эта информация облегчает контроль за тем, как выполняются инструкции. После прочтения документа и выполнения определенного действия создается заметка. Не рекомендуется включать в календарь слово «выполнено». Это может привести к неприятным ситуациям в будущем.

Дата решения — еще одно необходимое дополнение. Она помогает руководителю узнать, какой датой был обработан документ. Эта дата также может не совпадать с датой регистрации документа.

Это важно, если решение вопроса по какой-либо причине задерживается. Ошибки за это несет менеджер, который не рассмотрел его вовремя.

Некоторые графы, которые менеджер может захотеть включить.

1. Сколько листов содержит документ?
2. Как был доставлен документ специалисту?
3. Что можно указать в служебной записке?
4. Какой номер протокола имеет документ и его выдача?

Образец календаря входящих документов:

Календарь входящей корреспонденции по предприятию; образец календаря входящих документов ОАО «Афиша».

Заполнение журнала: по каким правилам это делается?

Перед тем как приступить к исполнению, указывается название и дата. Дата окончания срока действия указывается по мере полного дополнения конкретной книги.

Вторая и третья страницы календаря должны содержать сведения о лице, ответственном за его заполнение. Сюда входит период работы, ФИО и личная подпись.

Регистрация документа начинается с четвертой страницы. Перед началом работы книга нумеруется, запрещается вырывать даже одну страницу. Документ хранится в течение пяти лет. Поскольку календарь не относится к полному бухгалтерскому документу, переплет не обязателен.

Основные принципы регистрации входящей корреспонденции

• В течение одного года может быть использован только один порядковый номер.
• Разрешается использовать только полную информацию. Если она является только обзорной, документ теряет смысл.
• Оригинальность. Когда требуется запись. В этот момент документ получает уникальный номер.
• Своевременность. Регистрация происходит в тот же день, когда профессиональный документ поступает в организацию. Срок продлевается до трех дней, но только в исключительных случаях.

Формы регистрации

Документы, не требующие ввода:

1. Информационные документы.
2. Копии правительственных приказов, постановлений и распоряжений.
3. ‘Личные’ пакеты с аналогичной маркировкой.
4. Газеты, листовки, книги и другие печатные материалы.
5. Пояснительные приглашения на встречи, конференции, семинары и мероприятия.
6. Телеграммы и поздравления.
7. Рекламные письма.
8. Информация и отчеты.

Срок регистрации ООО в отношении налоговых органов и перейдите по этой ссылке, чтобы прочитать о последствиях несоблюдения срока регистрации.

О журнальной форме

Если бухгалтерский учет является самым важным, то применяется именно он. Затем происходит регистрация по документу, имеющему наибольшую ценность. В каждой организации этот процесс требует различных наименований. В отношении документов с ограниченным правом актуальна система регистрации.

Это относится к конфиденциальным данным. Для каждого вида деловых документов разрабатываются календарные форматы. Детализация информации в документах различна.

При незначительном потоке документов выбирается календарный формат. При увеличении объемов такие системы приобретают ряд недостатков. Одновременное архивирование всех документов под силу только одному человеку. Процесс регистрации может занять много времени, если информации слишком много.

Невозможно организовать контроль за выполнением важных решений.

Календарный формат регистрации входящих документов.

Автоматизированная и карточная формы

Архивная система помогает устранить некоторые из вышеперечисленных недостатков. Архивные шкафы упорядочивают информацию в любом порядке. Многие люди справляются со своими задачами одновременно. Сама служба определяет, в какой форме заполняются карточки.

Автоматизированные электронные процедуры архивирования стали самым популярным решением для современных предприятий. Регистрация происходит на различных рабочих местах. Информация о документах вносится в единую базу данных.

Предприятия и номенклатура дел

Номенклатура дел представляет собой перечень папок, созданных организацией. Указывается срок консервации. Соблюдаются только установленные законом процедуры.

Это касается и дел, относящихся к структурным подразделениям. То же самое относится и к реестру. В номенклатуру не входит только печатная версия и научно-технические документы.

За подготовку номенклатуры отвечает секретарь-отчетник. Та же функция возложена на архивариуса компании, который отвечает за все документы. Название структуры дирекции служит разделом. При отсутствии таковой используется наименование сектора деятельности, должности руководителя или специалиста.

Как внести основные изменения в ООО и какие документы для этого необходимы — читайте в нашей новой юридической статье.

Дополнительные правила

Телеграммы поступают в компанию под расписку. Это относится как к входящим, так и к исходящим документам. Правила регистрации остаются одинаковыми для всех писем.

Руководство рассматривает телеграмму и, при необходимости, решает все вопросы, поднятые в телеграмме. Получатели сообщают текст телеграммы, используя форму или календарь.

Как только письма поступают в электронном виде, они сразу же заносятся в систему. На каждое письмо заводится отдельная карточка с регистрационными данными. Оригинал отправляется в архив вместе с сопроводительным письмом.

Для упрощения процедуры регистрации можно использовать специальное программное обеспечение. Простая установка на компьютер. Все карточки хранятся в базе данных, и информация вводится по мере необходимости.

Содержание и оформление могут отличаться от программы к программе, но основная идея одна и та же. Речь не идет об изменении самих существующих элементов. Или об изменении внешнего вида и оформления.

При необходимости онлайновые регистрационные формы можно легко распечатать на бумаге. Автоматизированные системы более удобны в использовании, но никто не заставляет вас отказываться от бумажных форм. Рекомендуется уточнить правила подачи документов в местных нормативных актах.

Подробнее о том, как зарегистрировать входящие документы в электронной газете на компьютере, смотрите в следующем видеосюжете

Зачем нужна регистрация документов

В процессе своей деятельности каждая организация «создает» большое количество документов.

1. Локальные нормативные акты (положения, директивы, процедуры, коллективные договоры и т.д.),
2. организационно-распорядительные документы (приказы, распоряжения)
3. Деловая переписка (входящая и исходящая, внутренняя переписка)
4. Бухгалтерский учет (бухгалтерский учет, налогообложение),
5. Кадровые документы,
6. Договоры купли-продажи, поставки и оказания услуг, например,
7. Протоколы, юридические и другие документы.

Для описания документов и определения их ценности в организации разрабатывается номенклатура дел. Это сводный перечень всех дел организации с указанием места каждого подразделения в структуре организации и хранения документов. Срок хранения документов, созданных или полученных данным отделом.

Более подробную информацию об индексировании можно найти в документе по этой ссылке.

Однако необходимо регистрировать как группы документов (приказы, распоряжения, письма), так и отдельные документы. Для этого в организации разрабатывается система показателей подшивки, на основании которых регистрируются эти документы. Регистрационные коды позволяют четко определить

• вид документа (распорядительный документ, переписка, кадровый документ)
• Кто создал документ (канцелярия или сотрудник)
• Год, в котором был создан документ,
• положение документа в цепочке вопросов и ответов.

Современные системы электронного документооборота и делопроизводства могут использовать отсканированные в электронном виде изображения для создания карточек документов.

Как организовать регистрацию исходящих документов

Чтобы упорядочить реестр документов, необходимо разработать для них картотеку. Индекс создается на основе индекса, введенного номенклатурой, и при необходимости добавляются буквы (например, «д» для дисциплинарных приказов, «л» для приказов по личному составу).

Регистрация почты может осуществляться без разделения входящей и исходящей почты или отдельно. Если организация имеет разветвленную структуру, исходящие письма можно заносить в отдельный индекс для каждого автора письма. Примеры приведены ниже.

• PG — Письмо, подписанное управляющим директором,
• FG — Письма, подписанные финансовым директором, например,
• PT — Письма, подписанные техническим директором, и т.д.

Для того чтобы определить показатели в структуре управления офиса, необходимо издать приказ об утверждении зарегистрированных показателей, который доводится до сведения руководящего состава офиса. Приказ издается для всей компании, включая отдельные подчиненные подразделения (филиалы, представительства). Индекс должен применяться при регистрации документов с даты издания (или позже).