Кадровое делопроизводство: пошаговые инструкции

Название	Цена.
Прием сотрудников на основную работу: пошаговый образец	Бесплатно	Читать далее
Работа — свободные работники: образец пошагового процесса	Бесплатно	Читать далее
Трудоустройство управляющих обществ с ограниченной ответственностью, избранных общим собранием: образец пошаговой инструкции.	25. 00.	Купить
Отказ от трудового договора: примерные этапы процесса — шаг за шагом.	25. 00.	Купить

Изменение условий трудового договора (в т.ч. перевод на другую работу), перемещение, дополнительная работа

Название	Цена.
Временные переводы по медицинским показаниям (ст. 73 ТК РФ): примерная пошаговая процедура	Бесплатно	Читать далее
Временный перевод по беременности и родам без вредных последствий для здоровья (ст. 254(1) ТК РФ): примерная пошаговая процедура	Бесплатно	Читать далее
Постоянный перевод: примерные этапы — пошаговая процедура (общие положения)	Бесплатно	Читать далее
Постоянный перевод по медицинским показаниям (статья 73 Трудового кодекса РФ):	Бесплатно	Читать далее
Изменение условий трудового договора сторон (ст. 72 ТК РФ): пошаговая процедура с образцами шагов.	Бесплатно	Читать далее
Установление неполного рабочего времени по соглашению сторон: образец пошаговой процедуры.	Бесплатно	Читать далее
Временный перенос: образец пошаговой процедуры (общий).	25. 00.	Купить
Временный перевод на другую должность в чрезвычайную ситуацию на срок до одного месяца (ст. 72. 2 ТК РФ): пример пошагово — поэтапной процедуры.	25. 00.	Купить
Временный перевод на другую должность до прерывания беременности (ч. 3 ст. 261 ТК РФ): примерная пошаговая процедура.	25. 00.	Купить
Временное перемещение женщин, имеющих детей в возрасте до 18 месяцев (ч. 4, § 4-254 ТК РФ): примерная пошаговая процедура.	25. 00.	Купить
Переход на работу в другой должности у работодателя (Трудовой кодекс, статья 72.1): пошаговая процедура с ориентировочными этапами.	25. 00.	Купить
Перевод в другую организацию (увольнение в порядке перевода) (Трудовой кодекс, ст. 72. 1, ч. 2, ст. 72. 1): пример пошаговой процедуры.	25. 00.	Купить
Временный перевод становится постоянным (Трудовой кодекс, § 72. 2, ст. 72. 2): пошаговая процедура на примере.	25. 00.	Купить
Постоянный перевод в связи с изменением условий труда организации или технологии (ст. 74 ТК РФ):	25. 00.	Купить
Постоянный перевод на другую работу в связи с сокращением численности или штата работников (ТК РФ, ст. 81): пример пошаговой процедуры.	25. 00.	Купить
Постоянный перевод на другую работу по выполняемой работником работе или по выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной удостоверением (Трудовой кодекс, ст. 81): пример пошаговой процедуры.	25. 00.	Купить
Постоянный перевод в связи с восстановлением на работе работника, ранее выполнявшего работу по судебному решению или по решению государственного инспектора труда (Трудовой кодекс, ст. 83): примерная пошаговая процедура.	25. 00.	Купить
Поручение работникам дополнительной работы (ст. 60.2 ТК РФ): примерная пошаговая процедура.	25. 00.	Купить
Отмена поручения дополнительной работы (60. 2 лк рф рф): примерная пошаговая процедура.	25. 00.	Купить
Досрочное прекращение порученной работником дополнительной работы (ст. 60. 2 ТК РФ): примерная пошаговая процедура.	25. 00.	Купить
Перемещение работников (ст. 72. 1 АЕК РФ): образец пошаговой процедуры.	25. 00.	Купить
Неполное рабочее время по инициативе работников (ст. 93 ТК РФ): пошаговая процедура почти шаг за шагом.	25. 00.	Купить
Продление трудового договора в период беременности среднего срока (Трудовой кодекс, ст. 2 ТК РФ): примерная пошаговая процедура.	25. 00.	Купить
Включение недостающих сведений в трудовые договоры: примерная пошаговая процедура.	25. 00.	Купить
Включение недостающей информации в трудовые договоры: пошаговый пример.	25. 00.	Купить
Переименование должности (профессии) работника при внесении изменений.	25. 00.	Купить

Время отдыха. Отпуска

Название	Цена.
Обучение и утверждение программы отпусков: пошаговая инструкция	Бесплатно	Читать далее
Годовая лицензия для сотрудников с базовой оплатой: пошаговая обработка образцов	Бесплатно	Читать далее
Отсрочка разрешения на ежегодные выплаты: поэтапная обработка образцов	Бесплатно	Читать далее
Продление ежегодного оплачиваемого отпуска: образец пошагово	Бесплатно	Читать далее
Лицензия на оплату труда: образец пошаговой процедуры	Бесплатно	Читать далее
Доход без дохода утверждение лицензий на заочное обучение: образец пошаговой процедуры	Бесплатно	Читать далее
Разрешенные исследования:	Бесплатно	Читать далее
Разрешение на материнский капитал: образец пошагового процесса	Бесплатно	Читать далее
Разрешение от родителей для детей до 3 лет: образец пошагового процесса	Бесплатно	Читать далее
Разделение отпуска по уходу за ребенком: пошаговый процесс.	25. 00.	Купить
Разделение лицензий/лицензий: пошаговая процедура для образцов.	25. 00.	Купить
Снятие годового дохода с выручки: пошаговая процедура для образцов.	25. 00.	Купить
Замена лицензий (части лицензии) на финансовую компенсацию (если не в случае расторжения): пошаговая процедура с примерными этапами.	25. 00.	Купить
Без права досрочного выхода на пенсию: пошаговая процедура с примерными шагами.	25. 00.	Купить
Предоставление разрешения на усыновление ребенка: примерные шаги — пошаговая процедура.	25. 00.	Купить
Досрочное прекращение отпуска по уходу за ребенком: примерные шаги — пошаговая процедура.	25. 00.	Купить
Предоставление телеработы женщинам, находящимся в отпуске по уходу за ребенком: пошаговая ориентировочная процедура.	25. 00.	Купить
Предоставление работникам выходных дней (дней) отдыха путем сдачи крови: пример пошагово — пошаговая процедура.	25. 00.	Купить
Определение времени перерывов при госпитализации: пошаговая процедура.	25. 00.	Купить
Обеспечение дополнительного репо для ухода за детьми с ограниченными возможностями: пошаговая процедура по примерным этапам.	25. 00.	Купить
Праздничные/еженедельные отчеты: примерная пошаговая процедура.	25. 00.	Купить

Увольнения

Название	Цена.
Увольнение по соглашению сторон (часть 1 статьи 77, пункт 1 Трудового кодекса РФ):	Бесплатно	Читать далее
Увольнение по соглашению сторон (пункт 2 части 2 статьи 77, часть 1 Трудового кодекса РФ): пошаговая модель	Бесплатно	Читать далее
Увольнение по соглашению сторон (пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса РФ): пошаговый пример процедуры.	Бесплатно	Читать далее
Увольнение работника в связи с его отказом от перевода на другую работу или в связи с отсутствием трудовых требований (ч.	Бесплатно	Читать далее
Сокращение численности работников (ст. 81. 1, п. 2 ТК РФ): пошаговая процедура.	Бесплатно	Читать далее
Увольнение за работу в нетрезвом виде (подпункт Б) пункта 6 статьи 81 ТК РФ: примеры по шагам — пошаговая процедура.	Бесплатно	Читать далее
Увольнение работника за неоднократное неисполнение трудовых обязанностей (ст. 81. 1. 5 ТК РФ): пример пошаговой процедуры.	Бесплатно	Читать далее
Увольнение работника за прогул (ст. 81. 1. 6 ТК РФ): пример пошаговой процедуры.	Бесплатно	Читать далее
Увольнение по собственному желанию: пример пошаговой процедуры.	25. 00.	Купить
Увольнение Увольнение в связи с отказом работника от продолжения работы по причине реорганизации (п. 6 ч.1 ст. 77 ТК РФ):	25. 00.	Купить
Увольнение по собственному желанию (п.1 ч.1 ст.81 ТК РФ): пример пошаговой процедуры.	25. 00.	Купить
Увольнение в связи с добровольной очисткой учреждения / банкротством (Трудовой кодекс, статья 81, пункт 1, статья 1):	25. 00.	Купить
Для уволенных работодателей — индивидуальных предпринимателей (Трудовой кодекс, ст. 81, ст. 1, п. 1):	25. 00.	Купить
Увольнение за кражу, присвоение, уничтожение или износ имущества: образец пошаговой процедуры.	25. 00.	Купить
Увольнение за утрату доверия (Трудовой кодекс, статья 81, пункт 7, абзац 1): примерная поэтапность процедуры.	25. 00.	Купить
Увольнение в связи с неэтичным поведением работников, выполняющих свои обязанности по воспитанию: примерная поэтапная процедура.	25. 00.	Купить
Заключение работником соглашения об увольнении в связи с предоставлением подложных документов: примерная пошаговая процедура.	25. 00.	Купить
Приглашение уволенными работниками на военную службу: примерные шаги — пошаговая процедура.	25. 00.	Купить
Увольнение работника в связи с воссоединением с работником, с которым ранее работал суд или государственный инспектор труда (ст. 83 ч. 2 ТК РФ, п. 2 ч. 1): пошаговая процедура по примерным этапам.	25. 00.	Купить
Прием на работу умерших работников (пункт 6 части 1 статьи 83 Трудового кодекса РФ): пошаговая процедура по пп.	25. 00.	Купить
Увольнение работника в связи с истечением срока действия трудового договора, отстранением от работы на срок более двух месяцев или отзывом определенных прав работника (п. 9(1) ст. 83).	25. 00.	Купить
Увольнение несовершеннолетних работников: образец пошаговой процедуры (в целом).	25. 00.	Купить
Увольнение работников, не выдержавших испытание (ст. 71, п. 1 ТК РФ): примерный шаг — шаг процедуры.	25. 00.	Купить
Досрочное расторжение трудового договора по инициативе руководителя организации (ст. 280, п. 280 ТК РФ): примерный пошаговый порядок.	25. 00.	Купить
Увольнение работников среднего образования при трудоустройстве основного работника (ст. 288 ТК РФ): пошаговая процедура с образцами шагов.	25. 00.	Купить

Другие

Название	Цена.
Увольнение лиц, работающих в выходные или праздничные дни: процедура с образцами шагов — пошаговая процедура	Бесплатно	Читать далее
Дисциплинарное взыскание (выговор или предупреждение): образец пошагового процесса	Бесплатно	Читать далее
Направление работников в командировку: образец пошаговой процедуры — пошаговая процедура	Бесплатно	Читать далее
Управление персоналом с нуля: пошаговое руководство	Бесплатно	Читать далее
Восстановление кадрового дела: пошаговое руководство с примерами	Бесплатно	Читать далее
Сокращение работ и услуг для беременных женщин (Трудовой кодекс РФ, статья 254, подпункт 1): образец пошаговой процедуры.	25. 00.	Купить

• База пошаговых процедур в справочной онлайн базе ИКС (база для подписчиков журнала «Кадровик-практик») >>
• База 140 пошаговых процедур электронной библиотеки «Пакет Кадровика» >>

Перепечатка данного материала на другие сайты и в иные сми без письменного разрешения нашей редакции не разрешается. Получить разрешение >>

Хотите получить доступ к ограниченным разделам сайта?

Здесь тысячи образцов кадровых документов, советы по кадровым вопросам, статьи, книги для персонала, огромное количество файлов с семинарами, уроки по основам ведения кадрового делопроизводства, пошаговые инструкции для всего.

Тогда подписывайтесь на журнал «Кадровик-практик» >>Подписка предоставляет весь необходимый доступ. Это всего около 10 рублей в день.

Кроме того, вы получаете помощь в работе:

Кадровая книга 1С программа 1С календарь и журнал для отдела кадров

Бесплатные ресурсы

Шаги Направления.

Подпишитесь на нашу рассылку — новые публикации, — юридические новости

Узнайте о самообразовании HR на семинаре HR Files

Что такое кадровое делопроизводство?

Это вся бюрократия, связанная с агентским персоналом: найм, перемещение, увольнение, поощрения, условия труда, наказания, мотивация и т.д.

Все эти процедуры должны быть четко регламентированы, и любое действие в отношении сотрудника должно быть подкреплено одной причиной и документацией. Документация должна быть подготовлена в соответствии с правилами, которая должна быть сформулирована, организована и сохранена. Это означает ведение личных дел сотрудников.

Кто ответственен за ведение кадрового учета организации?

Все зависит от масштаба органа. Личные дела сотрудников могут быть распределены

• в специально созданных подразделениях компании (отдел кадров) или отдельных работников,
• одному или нескольким сотрудникам в качестве дополнительной нагрузки. Как правило, небольшие организации используют для этих целей секретарей, юристов и бухгалтеров.
• специализированным компаниям на основе договоров о внешнем назначении. Однако не все может быть передано внешним партнерам. Например, соблюдение трудовых досье не может быть поручено третьей стороне. Эта ответственность должна быть делегирована «изнутри» приказом или распоряжением.

Другой вариант — поручить ведение кадровых дел руководителю — подходит только для очень малых и средних предприятий.

Кадровое делопроизводство с нуля – пошаговая инструкция

Первый шаг — убедиться, что название органа в кадровом документе соответствует названию, указанному в уставе.

Директор принимается на работу в соответствии с процедурами, предусмотренными законодательством компании.

Необходимо определить, кто уполномочен подписывать трудовой договор и другие кадровые документы. С этого момента важно следить за тем, чтобы документы подписывались уполномоченными лицами.

После того как определен порядок учета и ведения кадрового архива и назначено лицо, ответственное за ведение кадрового учета, необходимо подготовить и утвердить свод правил внутреннего распорядка компании.

Обязательные внутренние документы

Согласно Закону о труде (часть 2, статья 22), работодатель обязан ознакомить работников под роспись со всеми локальными нормативными актами предприятия, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью.

К документам, доступным для ознакомления на предприятиях, относятся

• Кадровая программа,
• Правила внутренней рабочей программы; — Положение о персональных данных; — Правила внутренней рабочей программы,
• Положение о персональных данных,
• Программа отпусков,
• книга учета справок и выплат по оформлению свободных рабочих мест и вкладышей к ним,
• Трудовые книжки и вкладыши к ним Книга учета перемещений,
• Рабочие листы.

Могут быть и другие документы, если этого требует специфика работы организации или если работодатель желает их иметь. К таким документам относятся

• Должностная инструкция,
• Положение о заработной плате и льготах,
• Процедуры ведения личных дел сотрудников; и
• Положение о коммерческой тайне,
• Положение об оценке,
• коллективные договоры,
• Положения о первой помощи при травмах на производстве,
• Положение о командировках,
• личные конверты для работников и другие.

Особые правила действуют на предприятиях, которые принимают и выполняют стандарты очень малых и средних предприятий. В таких организациях, согласно статье 309.2 Трудового кодекса РФ, некоторые локальные документы (например, положение о смене, положение об оплате труда, правила внутреннего распорядка) могут не требоваться.

Однако микропредприятия, отказавшиеся от оформления локальных документов, должны заключать трудовые договоры по типовой форме, в которой прописаны соответствующие положения, вместо этих локальных документов. Данная форма утверждена Постановлением Правительства РФ от 27. 08. 2016 № 858.

Важно, чтобы внутренние документы не противоречили друг другу с трудовым законодательством, трудовыми договорами и фактическими условиями труда в организации. В противном случае могут возникнуть трудовые споры с работниками, которые станут «слабым местом» для судебных разбирательств. Поэтому не стоит утверждать, не изучив образцы, впервые найденные в интернете.

Обязательно ли составлять инструкцию по кадровому делопроизводству

Нет, не обязательно, но этот документ поможет вам обобщить в одном месте требования к работе с кадровой документацией в вашей организации, определить ее формат и учесть особенности вашего предприятия. Имея руководство по работе с документами, сотрудникам легче и быстрее готовить документы, правильно их обрабатывать и контролировать исполнение.

Документы, которые должны быть на каждого сотрудника

Все сотрудники, будь то постоянные, временные или работающие неполный рабочий день, принимаются на работу на основании трудового договора. Любые изменения условий труда, должностей или окладов в будущем потребуют внесения изменений в трудовой договор и составления дополнительных соглашений.

В соответствии с трудовым договором должен быть составлен приказ о приеме на работу. В будущем все действия, касающиеся работника, также должны быть оформлены приказом по личному составу: переводы, поощрения, наказания, льготы, увольнения, отпуска и т.д.

Все сотрудники, отработавшие более пяти дней, должны быть занесены в трудовую книжку. Исключение составляют работники, работающие неполный рабочий день. В таких случаях запись в трудовую книжку производится только по заявлению работника.

На каждого работника должна быть заведена личная карточка, либо по форме Т-2, либо на отдельном бланке. В течение всей трудовой деятельности в организации фиксируется информация обо всех кадровых процедурах, включая прием на работу, переводы, отпуска, награды, льготы и сведения воинского учета.

Согласно Закону о защите персональных данных № 152-ФЗ от 27 июля 2006 года, данные сотрудников не могут обрабатываться без согласия. Это означает, что такое согласие должно быть получено.

Статья 91 Трудового кодекса РФ обязывает работодателей вести учет рабочего времени сотрудников. Это означает, что должны вестись табели учета рабочего времени.

Таким образом, организация должна иметь по крайней мере следующее на каждого работника

• Трудовой договор и прилагаемые к нему соглашения,
• Приказы по личному составу,
• трудовую книжку (за исключением работников, работающих неполный рабочий день); и
• личную регистрационную карточку,
• согласие на обработку персональных данных.

Обратите внимание, что все документы по личному составу имеют разные сроки хранения — от 1 до 75 лет. Они перечислены в «Перечне типовых документов управленческих архивов, образующихся в процессе деятельности органов государственной власти, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», который был утвержден приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 года. 558.

Если кадровые дела в вашей организации уже запущены и находятся в плачевном состоянии, пошаговые инструкции помогут специалистам 1С-WiseadVice восстановить кадровые дела.

Вы также можете поручить этот проект эксперту 1С-WiseadVice. Вы также можете упорядочить и систематизировать работу в кадровом деле.

Ответственность за отсутствие кадрового делопроизводства

Штрафы предусмотрены статьей 5.27 цао РФ. Для сотрудников он составляет от 1 000 до 5 000 рублей, для организации — от 30 000 до 50 000 рублей. В случае повторного нарушения налагаются штрафы в размере 10 000-20 000 и 50 000-70 000 рублей соответственно.

Обработка персональных данных без письменного согласия работника влечет штраф в соответствии со статьей 13.11 КоАП РФ. Он составляет от 10 до 20 000 рублей для работников и от 15 до 75 000 рублей для организаций.

Чтобы кадровые документы всегда были в порядке, а служебные проверки проходили гладко, поручите ведение кадрового делопроизводства компании «1С-Вайз-Адвайс». Оказание услуг по ведению кадрового делопроизводства — наш профиль.

Что делать в первую очередь

Сохраняйте спокойствие. Начните с освобождения кабинета и полок.

Возьмите десятки картонных регистрационных блоков.

Пройдитесь по списку документов сотрудников, необходимых для каждой организации, и для начала подпишите их карандашом (приводится ниже).

Создайте из этого справочника контрольный список и начните сортировать по папкам документы, отмечая необходимое — Контрольный список.

КоАП РФ предусматривает санкции за нарушение трудового законодательства.

Для сотрудников — 1000-5000 рублей.

1. Приказ о назначении ответственных за учет, хранение и ведение трудовых книжек

Некоторые сотрудники отдела кадров могут возразить, что в должностной инструкции нет такой обязанности. Я только «за», должностные инструкции должны быть подробными, но при этом должны соответствовать всем нормам трудового законодательства, а также постановлениям Правительства, приказам Департамента труда и другим нормативным актам. Статья 45 Постановления Правительства № 225 от 16.

04. 2003 года гласит, что такие обязанности должны быть при любой форме основной деятельности (штраф 30 000 рублей за отсутствие). Организация может не иметь таких обязанностей только в одном случае.

Если это касается всей рабочей документации (учет, хранение, дополнения), то это в руках директора. Он может работать с любым документом без дополнительных распоряжений в рамках своих законных полномочий.

Совет: Лучше, если руководитель не будет прикасаться к рабочим записям. Пусть каждый видит свою работу.

2. Правила внутреннего трудового распорядка (Статьи 68, 189, 190 ТК РФ)

3. Положение об оплате труда и премировании (Статья 135 ТК РФ)

4. Положение о защите персональных данных (Глава 14, пункт 8 статьи 86 ТК РФ)

Осторожно! Правила внутреннего трудового распорядка, правила оплаты труда, льготы и положение о персональных данных — обязательные локальные нормативные акты, которые должны существовать в каждой организации, независимо от количества сотрудников и формы собственности. Отсутствие каждого из них влечет за собой штраф в размере 30 000 рублей.

5. Штатное расписание

Продолжаются споры о том, является ли этот документ обязательным. Если в российском трудовом законодательстве есть такие понятия (см. статьи 8 и 57 Трудового кодекса), то я не вижу смысла обсуждать это. Так и должно быть.

6. График отпусков (Статьи 122, 123 ТК РФ)

Лицензионные программы по номенклатуре дела ведутся только в течение одного года. Поэтому главное — учесть дату утверждения документа. Он должен быть датирован двумя неделями ранее того года, в котором он создается. Все кадровые сроки начинаются на следующий день. Для праздничных программ это 17 декабря.

Не забывайте сверяться с календарем! Например, 17 декабря 2016 года выпало на субботу. Инспектор ЕИБ в таких случаях спросит, есть ли приказ руководителя. В том году «спаслись» только те компании, руководители которых имели ненормированный рабочий день — «Я вышел в субботу, чтобы утвердить программу отдыха.

Все остальные заплатили штраф по 30 000 рублей.

7. Трудовые договоры (статьи 56, 57, 67 ТК РФ) и дополнительные соглашения к ним (статьи 72, 72.1 ТК РФ)

Это отдельный вопрос, который четко регулируется Трудовым кодексом РФ.

8. Трудовые книжки (Статьи 65, 66 ТК РФ)

Речь идет о трудовых книжках, заполненных кадровиками и хранящихся в соответствии с приказами, указанными лицами, ответственными за учет, хранение и соблюдение трудовых книжек (см. выше). Мы настоятельно рекомендуем вам написать отчет о количестве найденных трудовых книжек, даже если некому сфотографировать папки.

Таким образом, можно обсудить потенциальную потерю трудовых книжек.

9. Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним (Приказ Минфина РФ от 22.12.2003 № 117н «О трудовых книжках»)

Существует также процесс предложения работодателям трудовых книжек и вкладышей в трудовые книжки. Пустые бланки должны храниться в бухгалтерии вместе с трудовой книжкой (ст. 41 Инструкции РФ от 16.

04. 2003 № 225). Во многих случаях бланки, квитанции и расходные книги хранятся в отделе кадров, так как бухгалтер отказывается их получать.

А это является нарушением распоряжения Правительства РФ. Отсутствие пробелов в трудовых книжках и отсутствие бланков вкладышей в трудовых книжках наказывается штрафом в размере 30 000 рублей каждый. Количество складских бланков зависит от численности работников и текучести кадров.

10. Приходно–расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним

Они хранятся в бухгалтерии.

12. Приказы по трудовым отношениям со сроком хранения 50 лет

Введение, перенос, урегулирование трудовых отношений (увольнение), материнство, уход за ребенком, неоплачиваемые лицензии, дополнительный годовой заработок, выезд за границу, изменение личных данных.

ПРИМЕЧАНИЕ! Приказы, изданные до 1 января 2003 года, должны храниться в течение 75 лет (№ 43 Фз от 2 марта 2016 года).

14. Основания к приказам по трудовым отношениям

Каждый кадровый приказ должен сопровождаться письменным обоснованием. Например:

Заявление (отсутствие лицензии, сокращение штата),

ВАЖНО: Согласно статье 68 Трудового кодекса РФ, прием на работу оформляется приказом, изданным на основании трудового договора. Здесь нет ссылки на заявление — многие работодатели используют именно его.

15. Личные карточки работников (Т-2)

16. Табели учета использования рабочего времени Т-13, Т-12 (статьи 91, 99 ТК РФ)

17. Записки — расчет (Т-60, Т-61)

18. Материалы по охране труда (статья 212 ТК РФ)

В зависимости от характера деятельности организации их количество может варьироваться.

19. Разрешения на обработку персональных данных работников

За недочеты Роскомнадзор может наложить штраф в размере от 15 000 до 75 000 рублей.

Дополнительный список кадровых документов

Эти документы должны быть обязательными при определенных условиях.

1. Коллективный договор (Главы 6, 7 ТК РФ)

2. Положение о коммерческой, служебной или государственной тайне

Они становятся обязательными, если трудовой договор содержит необходимые пункты (статья 57 Трудового кодекса) или если работник подписал обязательство не разглашать их.

3. Положение об аттестации

Это всего лишь внутренняя оценка рабочей силы организации. Она должна регулироваться местным нормативным законодательством, которое определяет цели, обязанности, процессы и проект результатов.

4. Должностные инструкции

В качестве альтернативы можно подготовить только должностные инструкции (ИС). Подойдите к ним и предусмотрите их в трудовом договоре или предоставьте сотрудникам для получения. Роструд рекомендует это сделать (письмо Роструда №3042-6-0 от 8 августа 2007 г., 31.

10. 2007¹4412-6). Термин «должностная инструкция» не относится к российскому трудовому законодательству.

6. Графики сменности

В организациях, где работники в некоторых местах работают посменно, должна быть программа сменности. Программы сменности должны быть доведены до сведения сотрудников для получения не позднее чем за месяц до периода, на который они составляются. Формат программы не утвержден законом.

7. Гражданско–правовые договоры

Это очень серьезный вопрос, и государственные инспекции труда всегда предвзято относятся к ним: в период с 1 января 2005 года по 31 марта 2014 года обсуждалось решение инспектора труда о том, что договор пересматривает контракт, и только суд может сказать, что именно работа 01. 01. 2015 по ИПК вернули права и теперь могут решать вопрос об определении своего решения.

Этот вопрос стал обязательным.

8. Договоры о материальной ответственности работников

Он регулируется постановлением Правительства РФ 823 от 14. 11. 2002 «О порядке утверждения перечня работ и должностей, при выполнении которых работодатель может заключать договоры о материальной ответственности».

Такие договоры могут быть заключены только с работниками, чья работа непосредственно связана с получением или выдачей материальных или финансовых ценностей.

Проверяется только наличие необходимых документов, проводится первичная проверка, найденные документы помещаются в папку. Далее необходимо детально проанализировать содержание документов, исправить ошибки и подготовить недостающие документы. Этому и другим аспектам управления персоналом вы можете научиться, посетив один из курсов Русской школы.

Татьяна Калугина — эксперт в области архивного дела и управления человеческими ресурсами, преподаватель Русской школы управления.

С чего начинается кадровый учет в новой организации?

Организация учета персонала состоит из нескольких этапов. Краткая инструкция по организации кадрового учета на предприятии:

Организация кадрового учета. В настоящее время не существует утвержденных инструкций по ведению архива персонала. Каждая организация работает по-своему. Как правило, начинать нужно с изучения законодательной базы и подготовки специалистов, разбирающихся в законах и нормативных актах.

Создайте основу для местного регулирования. В контексте юридических документов вам необходимо составить договоры с директорами и издать приказы о приеме на работу на основании протоколов, утвержденных собственниками учреждения. Следующий шаг — составление списка кадровых документов, связанных с бюрократией, и утверждение форм с директором.

Составление документов для трудоустройства сотрудников. Подготовка формы трудового договора — ответственная задача, поскольку он регулирует трудовые отношения с работником и участвует в судебных спорах, если возникнет спор. Поэтому рекомендуется тщательно изучить обязательные условия трудового договора.

Также следует составить документацию для учета лицензий, штатного расписания, должностных инструкций и т.д.

Назначение кадрового состава. В рамках данного этапа необходимо назначить специалиста, ответственного за ведение и хранение трудовых книжек сотрудников, специалиста по организации обработки персональных данных, специалиста по воинскому учету и специалиста по защите директивных органов. Есть также специалист, ответственный за охрану труда, представление информации в службу занятости, отчетность работников и ведение трудовых книжек.

Им может быть один работник или группа.

Сотрудники работают по найму. На каждого специалиста при приеме на работу оформляется пакет документации. В принципе, сюда входят приказы о приеме на работу, трудовые договоры, должностные инструкции, трудовые книжки (новые или старые), личные карточки и согласие на обработку персональных данных.

В СБИС есть все необходимое для управления кадровой документацией. Вы можете легко нанимать сотрудников, оформлять разрешения или переводы, создавать программы для персонала, рассчитывать продажи сотрудников и т.д.

Штрафы за ошибки кадрового учета

Ошибки в кадровых документах могут иметь неприятные последствия. Ошибочное трудоустройство работника и ошибки в трудовом договоре влекут за собой крупные штрафы для работодателя. Они составляют от 10 000 рублей для работника до 50 000 рублей для организации.

Командировка при приеме на работу, заполнение трудовых книжек, обучение кадровым программам, отсутствие отпускных программ и т.д. также наказуемы.

Некоторые документы из личного дела также относятся к бухгалтерским документам бухгалтерии. Поэтому за любые нарушения, связанные с соблюдением этих документов, ответственность несут уже налоговые органы.

Как быстро и эффективно наладить кадровый учет в организации?

Правильный выбор персонального программного обеспечения — залог успеха кадровых специалистов. Точное отражение данных и своевременный учет спасают от штрафов, а наличие готового стандарта увеличивает скорость обработки документов. Все это есть в СБИС! Обратитесь к нашим специалистам.

Они подберут для вас оптимальный вариант счета, установят и настроят программное обеспечение, а также обучат ваш персонал.

Лицензия СБИС Управление персоналом поможет вам организовать управление персоналом вашей компании. Вы можете создавать электронные картотеки, папки сотрудников, системы мотивации, HR-порталы и многие другие функции.

СБИС Учет и контроль рабочего времени поможет тем, кто хочет контролировать приход и уход работников, создавать и использовать различные графики работы, автоматически дополнять рабочие листы и рассчитывать зарплату.

Воспользуйтесь скидкой 50%, если вы являетесь компанией из Реестра МСП. Узнайте о сроках и условиях предоставления скидки.

Что это такое – производство кадров

Еще одна область деятельности компании, которая является исключительно внутренним процессом и подчиняется Трудовому кодексу РФ. Это вся бюрократия сотрудников организации — всех, от охранников до руководителей. Это все заявления о приеме на работу, сокращении, переводах, больничных листах и взысканиях.

Это также, по стечению обстоятельств, внутренние регламенты и уставы, с которыми сотрудники должны быть знакомы, с санкциями за опоздания и некорректное поведение.

В целом, вся работа должна быть организована таким образом, чтобы каждое действие могло быть задокументировано одним сотрудником. Для этого необходимо обеспечить правильную работу со всей бюрократией и сохранить порядок и организованность. За это отвечает менеджер по персоналу, специально обученный специалист по подбору персонала и другим видам кадровой деятельности.

Кто ответственен за ведение кадрового документооборота в организации с нуля

Не существует единого юридически уполномоченного органа, который бы выполнял все обязанности. Фактически, обязанности возлагаются на отдельных лиц или отделы, в зависимости от размера предприятия. Начнем с самого благополучного примера — индивидуального бизнеса.

В таких случаях руководитель обычно сам выбирает место строительства, контролирует всех сотрудников и, когда приходит время или ситуация, рассчитывается с ним. Можно поручать такие проекты помощникам.

Другие варианты более характерны для крупных организаций, таких как ОВОС. В них обязанности могут быть распределены следующим образом

• В подразделениях — отдел кадров или другой сотрудник, менеджер по персоналу,
• На отдельных сотрудников, имеющих другую специализацию. Так, например, для бухгалтеров и юристов это может быть дополнительной нагрузкой (с аналогичным вознаграждением).
• Внешние компании, предоставляющие временные услуги. Некоторые организации предоставляют временные услуги. Вы можете заключить с ними договор. Они будут оказывать поддержку в подготовке персонала и приходить по мере необходимости. Однако стоит иметь в виду, что существуют определенные задачи, которые не разрешается поручать внешним партнерам. Например, это заполнение и ведение трудовых книжек.

Группа компаний Business-Result предлагает услуги, которые помогут вам найти оптимальное решение для работы с персоналом. Осуществляется контроль всей системы и выявляются наиболее эффективные методы управления.

Кадровый учет в организации: пошаговая инструкция

Предлагая использовать конфигурации и перечисленные ниже процедуры, мы говорим о двух случаях.

• Если вы уже являетесь руководителем предприятия, но обнаруживаете, что работа с персоналом «дезорганизована», т.е. нет обозначенной системы, а все документы хранятся в беспорядочном порядке. Сначала следует заказать проверку, чтобы выявить ошибки и нарушения, которые стоит устранить. Только после этого следует приступать к восстановлению всей системы.
• Если вы только начинаете заниматься бизнесом или являетесь индивидуальным предпринимателем, наймите своего первого сотрудника. Как только он или она придет, вам необходимо организовать бюрократию.

Теперь перейдем непосредственно к шагам.

№1 Изучение информации о делопроизводстве

Во-первых, желательно решить, у кого будут храниться документы (или в отделе, если штат большой). В настоящее время не существует государственного — стабильного правила регулирования — сколько сотрудников необходимо для осуществления деятельности ведомства. Есть примерная рекомендация — один человек на 200 сотрудников.

Однако все зависит от массы условий. Текучесть кадров, профиль сотрудников — насколько они разные.

После того как вы определились с уполномоченным, необходимо предоставить ему полную информацию об офисе делопроизводства. Это означает, что ему должны быть предоставлены подробные сведения о процессе найма и увольнения. Поэтому уполномоченному лицу необходимо

• Изучить все законы. Это ТК РФ, Трудовое законодательство — все последние редакции. Это необходимо для того, чтобы обеспечить соблюдение закона,
• Дополнительная книга — хотя это и не обязательно, но желательно ознакомиться с основами кадровой работы, особенно если вы поручаете работу «по совместительству». Минусом такого решения является то, что работник не является профессионалом. Если нужна подработка, рекомендуется обратиться в контору, предоставляющую услуги по обучению и подбору персонала. Такой компанией является Business Results Team. Общение с ними гораздо лучше, эффективнее и быстрее, чем чтение и изучение всех нормативных актов и документов.
• Установка и изучение компьютерных программ. Самый простой и очень функциональный вариант, который можно понять на интуитивном уровне, — это 1с. Курсы по изучению программ можно пройти всего за один месяц.

№2 Изучение документации

Пакет учредительных документов включает в себя все документы по названию компании, виду организации деятельности и закону. Здесь вы получите полную информацию о

• Процессе определения размера прибыли,
• Срок действия трудового договора.

Выясните на этом этапе, на какие аспекты следует обратить внимание.

• Имя и должность руководителя. Недопустимо использовать полное имя в одном документе и использовать устаревшее во втором документе или вовсе переиначивать его.
• Решение работодателя, утвержденное потенциальным работодателем, который может принять решение о приеме на работу.

Вторая проверка очень проста — тот, кто назначен руководителем, обязан подписать трудовой договор при приеме на работу.

№3 Определение перечня документации при организации кадрового дела с нуля

Это ряд документов, которые должны вступать в силу каждый раз при приеме на работу и при взаимодействии с работником. Мы называем этот пакет документов.

• Приказы о персонале и приказы о приеме на работу. Самыми основными являются приказы о регистрации, увольнении и переводе. Сюда же включены и другие промежуточные формы. По закону они сохраняются в течение 75 лет, поэтому очень важно, чтобы они были кодифицированы и сохранены в надежном месте.
• Приказы, регулирующие выполнение рабочих операций и обязанностей. К ним относятся выдача лицензий или больничных листов, командировки, наложение санкций (штрафы, повторная ответственность) и ссылка на обучение. Срок хранения — пять лет.
• Индивидуальные карточки сотрудников Т-2. Карточка-вкладка делается для комплектования штата сотрудников. Она представляет собой четыре страницы с 11 тематическими блоками.
• Трудовая книжка, медицинские и санитарные справки, заполняемые по мере необходимости.
• Трудовые договоры и соглашения.

Такие пакеты документов нужны всем предприятиям, от самых заурядных до крупных компаний, занимающихся входом в бизнес.

№4 Трудоустройство директора

Он является главным администратором и ключевой фигурой. Он также является первым лицом, принимаемым на работу. При приеме на работу управляющий подписывает контракт с учредителем, если речь идет об открытом акционерном обществе или если это индивидуальное предпринимательство.

Список его документов должен быть меньше, чем у других сотрудников. После этого менеджер уже может действовать как наемный работник.

№5 Составление основной документации

Теперь вы уже начали разбираться со штатным расписанием и условиями, на которых он будет работать. Первое, что вы должны сделать, это составить программу штатного расписания. С помощью этого документа вы сможете упорядочить и распределить количество вакансий, поняв свои кадровые потребности.

Главный вопрос, на который необходимо ответить, — какой персонал нужен руководителю.

На этом этапе существуют ограничения между штатным сотрудником и тем, кто за ним стоит. Фрилансеры не подчиняются правилам компании и поэтому имеют отношения ответственности.

Единственной формой, на которой создается таблица персонала, является Т-3. В нем указывается количество рабочих единиц человека, требуемая квалификация, конкретная деятельность, порученная сотруднику, и процент — который может быть полным или неполным.0. 25.

В базовый пакет документации также входят

• Правила занятий в организации (рабочее время, внешний вид работников, деловая этика),
• Календари.

№6 Разработка типового бланка трудового соглашения

Работодателю гораздо удобнее быть информированным об особенностях договора, если все детали сформулированы в стандартном документе. Поэтому целесообразно включить в стандарт следующую информацию (или поля для заполнения)

• Местонахождение — название, юридический адрес.
• Рабочее время.
• Признаки размера заработной платы и график выплат, например, аванс и остаток.
• Льготы, получаемые работником.
• Имя и другие личные данные соискателя работы.
• Название должности.
• Срок действия контракта — конкретный или бессрочный.
• Описание вакансии является наиболее подробным, поскольку вы не можете просить больше, чем указано в контракте.

На все вышеперечисленное существуют строгие правила, ни одно из которых не противоречит российскому законодательству.

№7 Подготовка прочей документации для кадрового учета с нуля пошагово

Их еще называют локальными нормативными актами, то есть документами, которые требуются на уровне самой компании и не обмениваются с другими органами. Они важны, поскольку также регулируют обязанности и права участвующих сторон, но носят столь же абстрактный характер. По сути, единого списка не существует, они разрабатываются индивидуально, но с учетом рекомендаций и правил.

• Только единственный владелец имеет право переподписывать локальные документы и предусматривает, что предприниматели включают всю информацию в трудовой договор.
• К обязательным требованиям относятся правила внутреннего распорядка, оплата труда и конфиденциальность данных.
• Эти документы могут быть утверждены только представительным органом работника. Однако у предпринимателя нет такой возможности, так как мы даем пошаговую инструкцию по приему на работу с нуля.
• Для ознакомления и обоснования личной подписи работника необходимо ознакомиться или прочитать документы, затрагивающие его деятельность, права и обязанности.

Это также должно быть установлено на подготовительном этапе ведения всех трудовых книжек. Обязательства должны быть продемонстрированы в приказе.

№8 Принятие на работу сотрудников

Приближается последний этап — усыновление. Это предполагает, что все предыдущие этапы были успешно завершены. Упрощает и ускоряет процесс то, что нет необходимости обращаться в регулирующий орган.

Недостаточно провести собеседование, сказать «вы приняты на работу» и подписать контракт. Необходимо также подготовить документацию.

• Трудовой договор — должен быть подписан обеими сторонами.
• Приказ о приеме на работу — подписывается обеими сторонами — — Приказ о приеме на работу,
• Записи в трудовой книжке.

• Сначала необходимо согласовать заполненную анкету соискателя.
• Затем заявителю предоставляются все местные документы — с подписями о принятии.
• Составляется и подписывается договор, обсуждаются нюансы и вносятся коррективы.
• Заполнение карточек формы Т-2 для личных дел персонала,
• Создание личных дел сотрудников.

Это обязательный пакет документов. После заполнения все нужно передать в бухгалтерию. Там сотрудник будет включен в список получателей заработной платы.

Все дальнейшие вопросы, связанные с начислением заработной платы, будут решаться через бухгалтера. После завершения пакет документов возвращается менеджеру по персоналу для бережного хранения и систематизации.

Новые требования к кадровой работе с нуля: с чего начать

Следите за изменениями в 2019 году. Эта информация необходима, поскольку все законодательство регулярно обновляется. Возможны как незначительные, так и значительные изменения.

По этой причине не рекомендуется нанимать HR-менеджера на полставки в бухгалтерию или на другие должности, а можно поступить двумя способами: создать отдельный HR-отдел или привлечь аутсорсинговую компанию. Новые бюрократические рекруты

В настоящее время новое законодательство еще не вступило в силу, но активно рассматривается. Оно позволит работодателям отправлять заказы и другие сделки с помощью электронных средств. По электронной почте.

Получение письма, цифрового ответа на него, подразумевает письменное согласие работника. Однако этот вариант применим только к соискателям, давшим свое согласие.

Таким образом, многие процессы могут быть электронными и, по сути, полуавтоматическими. Например

• Регистрация должности,
• Ознакомление с местными правовыми актами,
• Отпуска, больничные листы,
• поездки и назначения на учебу.

В то же время, переписка должна храниться до тех пор, пока она находится на бумаге (от 5 до 75 лет). Ожидается, что эти меры упростят весь процесс и ведение кадрового учета.