Организация работы кассира — Бухгалтерский учет движения денежных средств по кассе ООО Марео

После приема на работу каждый новый бухгалтер обязан получить информацию по безопасности. Это требование предусмотрено как Законом о правовой защите, так и инструкцией по эксплуатации электронных кассовых аппаратов. Поскольку кассовые аппараты имеют электрический наклон, все работники, использующие оборудование, должны пройти обучение по безопасной эксплуатации оборудования.

После обучения события должны быть зарегистрированы в соответствующем журнале. Также необходимо, чтобы кассовые работники были ознакомлены со следующими документами

1. Договор о полной материальной ответственности (ДПМ).
2. Заявление об обязательствах.
3. Положение о контрольно-кассовой технике предприятия (при наличии) или типовое положение Министерства финансов РФ.
4. Руководство по эксплуатации рабочих машин.

Казначей должен подписать первые два документа. Достаточно знать остальные.

Договоры IMP должны быть подписаны всеми продавцами, достигшими 18 лет. В противном случае при недостаче в кассе работник несет ответственность только в пределах среднего месячного заработка. Рекомендуется, чтобы обязательства работника были подписаны МСП в трудовом договоре и должностной инструкции.

В этом случае работник должен поставить свою подпись.

Должностная инструкция бухгалтера является обязательной. В ней указывается право работника на обработку электронных кассовых аппаратов и работу с ценностями.

Все кассиры должны пройти стажировку с практическим экзаменом у преподавателя. Только после обучения всем основным функциям работники должны быть допущены к ежедневному использованию кассового аппарата.

Если приобретается онлайн-касса с программным обеспечением для автоматизации операций, кассир также должен пройти обучение, чтобы воспользоваться преимуществами этого программного обеспечения. Использование сотрудником полезного инструмента повышает эффективность его работы, а значит, рентабельность бизнеса и масштаб прибыли владельца.

Алгоритм действий кассира в начале рабочей смены

Сразу после прихода на работу кассир должен обратиться к своему непосредственному руководителю по поводу следующей информации

• Ключи от денежного ящика,
• Кассовые ленты,
• Деньги для штрафов и сдачи,
• любые другие предметы, необходимые для работы.

Вы должны пересчитать деньги в присутствии сотрудника, которому он их передал. Затем бухгалтер подписывает чек на эти деньги на кассовой ленте.

После того как работник придет на свое рабочее место, он

1. При необходимости размещает чековую ленту.
2. Активирует электронную кассовую машину и вводит свой личный пароль и пароль.
3. Контролирует доступность интернета.
4. Формирует отчеты о свободных сменах.
5. Проводит один или два нулевых чека, чтобы убедиться в достоверности кассовой ленты и четкости распечатки.
6. Контролирует правильность информации на чеках (дата, время и нумерация).
7. Вклеивает нарядную карточку с указанием должности, фамилии и инициалов.
8. Размещает рабочее оборудование в предназначенном для этого месте.
9. Он инициирует продажу, обслуживая первого клиента.

Контролеры имеют возможность удаленно проверять доказательства в режиме реального времени. Для этого используются специальные приложения для розничной торговли. Эти программные продукты обеспечивают дополнительный контроль сотрудников, а также сложный анализ бизнес-процессов.

При приеме на работу новых сотрудников в первую очередь необходимо организовать обучение. Правильное соблюдение алгоритмов проведения кассовых операций исключает ошибки при обработке кассовых документов. За нарушение закона предусмотрены достаточно серьезные штрафы.

Поэтому предпочтительнее продлить срок обучения работников, чем оплачивать пробелы в знаниях и навыках.

Инструкция: как оформить продавца в ИП в 2025 году

Ваши сотрудники должны принести:

• Паспорт или другой документ, удостоверяющий личность,
• Трудовую книжку (если это первое место работы продавца в вашей компании, вы должны позаботиться об этом)
• Государственное пенсионное страховое свидетельство (СНИЛС),
• Документы воинского учета.

Рекомендуется иметь карточку медицинского страхования. Если вы продаете продукты питания и питьевую воду, это требование является обязательным, но для остальных товаров закон не устанавливает точного списка.

В Трудовом кодексе говорится, что профессии представителей, требующих регулярных медицинских осмотров, определяются федеральными факторами.

Однако в нашем случае речь идет не о профессии, а о виде товара. Поэтому, даже если потенциальный работник должен продавать велосипеды, предпочтительнее иметь книжку. А если работник продает детей, косметику или духи, стоит позаботиться об этом.

Если оформление медицинской книжки — обязанность продавца, то оплата медицинских анализов — обязанность работодателя. Это может быть истолковано как необходимость оплатить саму медицинскую книжку, чтобы убедиться, что ее владелец прошел медицинский осмотр и сдал анализы.

Храните копию выданного вам документа в личной папке сотрудника.

Вы не обязаны заполнять форму заявления о приеме на работу для потенциальных продавцов и не запрещено это делать.

Договор с работником должен быть подписан. Закон не указывает конкретную форму этого договора. Каждый работодатель может редактировать его самостоятельно. Однако в Трудовом кодексе РФ прописаны некоторые требования к этому.

Прием работника на работу должен быть обоснован командованием. В течение трех дней после начала трудовой деятельности работник должен признать доверенность на право подписи. Следует отметить, что дата приказа не может быть раньше даты заключения трудового договора, так как сам приказ создается на основании договора.

Перед подписанием трудового договора работник также должен быть ознакомлен под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка и другими нормативными актами, касающимися его трудовой деятельности. В частности, это может быть должностная инструкция продавца, положения о выплате премий и другие документы.

А после издания приказа о приеме на работу нового сотрудника должна быть сделана запись в его трудовой книжке и оформлена личная карточка работника по форме Т-2.

Материальная ответственность продавца

Оформление продавцов, как в организации, так и в качестве индивидуальных предпринимателей, обычно не ограничивается перечисленными выше обязательными элементами.

Помимо трудового договора, с работником или бухгалтером должен быть оформлен договор о полной личной материальной ответственности.

Если продавцов несколько, необходимо заключить договор о солидарной ответственности. Это означает, что ответственность в случае ущерба распределяется поровну между всеми сотрудниками, работающими по договору.

По закону вы не обязаны заключать такой договор с продавцом, но это стоит сделать для вашей безопасности в отношении товара и ваших денег.

В противном случае ваш продавец будет нести ограниченную ответственность за ущерб, нанесенный вашему имуществу, в пределах своего среднемесячного заработка. Если же у вас заключен договор о полной материальной ответственности, то работник обязан возместить вам всю сумму ущерба.

Список профессий, на которые может распространяться договор о неограниченной материальной ответственности, утвержден законом. Его можно найти в Приказе Министерства труда.

В этот список входит профессия бухгалтера. Сама профессия продавца не включена, но соответствующий работник может заключить данный договор с продавцом для выполнения работ, включенных в этот перечень, а именно: продажа, хранение и подготовка товаров к продаже. .

Согласно статье 243 Трудового кодекса РФ, все существенные обязанности возлагаются на работника в следующих случаях

1. В соответствии с законодательством работник несет полную материальную ответственность за ущерб, причиненный работодателю.
2. Утрата ценностей, вверенных работнику на основании письменного договора или на основании разового документа
3. Умышленный ущерб.
4. Если ущерб был нанесен под воздействием алкоголя, наркотиков или других токсичных веществ,
5. Ущерб, причиненный в результате уголовного преступления работника, выявленного по решению суда,
6. Ущерб, причиненный в результате нарушения контроля; и
7. Разглашение информации, охраняемой законом,
8. Ущерб не был причинен работником при исполнении должностных обязанностей; или

Финансовая ответственность не применяется, если ущерб возник в обязательных условиях, или в результате самоповреждения работника, или если работодатель не обеспечил надлежащие условия хранения имущества.

Добавим, что договоры о полной материальной ответственности с работниками, не достигшими 18-летнего возраста, запрещены.

Несущественные потери обнаруживаются в процессе инвентаризации. Важно, чтобы процесс инвентаризации был надлежащим образом доказан. Документами, доказывающими ошибки работников, являются отчеты о переписи, письменные заявления сотрудников и других работников, служебные записки и основные бухгалтерские документы.

В случае возникновения недостачи работник может возместить ее добровольно. В противном случае, если он или она отказывается, вы можете юридически противостоять ему или ей. По договоренности с вами как с работодателем работник может потребовать выплаты компенсации в рассрочку.

В этом случае работник должен предоставить вам письменное обязательство возместить ущерб и определить срок выплаты.

Если вы нанимаетесь на работу впервые

Если продавец является вашим первым работником, вы должны зарегистрироваться в качестве работодателя в Пенсионном фонде Российской Федерации и Фонде социального страхования.

Заявление в Фонд социального страхования необходимо подать в течение 10 дней после прекращения трудового договора с продавцом. Рекомендуется заранее подготовить необходимые для этого документы.

К ним относятся заявление о регистрации в ФСС в качестве работодателя, копия свидетельства о постановке на налоговый учет физического лица (индивидуальные предприниматели), свидетельство о регистрации индивидуального предпринимателя, паспорт, трудовая книжка работника и справки о расчетном счете. Вы уже открыты.

Если вы просрочили 10-дневный срок регистрации в ФСС, вы должны заплатить штраф в размере не менее 20 000 рублей.

Крайний срок регистрации в Пенсионном фонде — 30 дней после окончания трудового договора с работником. Вам необходимо подать заявление о регистрации в Пенсионном фонде в качестве работодателя, копию свидетельства о регистрации в качестве частного предпринимателя, свидетельство о постановке на налоговый учет, паспорт и трудовой договор с работником.

Отправка документов в ПФР повлечет за собой штраф в размере 5000 фрикций (просрочка до 90 дней) и 10000 фрикций (просрочка более 90 дней).

Оба средства должны быть зарегистрированы в течение пяти дней. Вы получите уведомление с регистрационным номером работодателя.

Дальнейшая регистрация продавца в качестве индивидуального предпринимателя будет для вас проще, так как вам придется пройти процесс регистрации только один раз в фонде социального страхования и пенсионном фонде.

Как оформить продавца на испытательный срок

Отдельного договора с продавцом на период испытания не заключается. Это предусмотрено в основном трудовом договоре.

Продолжительность испытательного срока указывается в трудовом договоре, а также в приказе о приеме на работу. Дни, когда работник отсутствует на рабочем месте (например, по болезни), в срок испытания не засчитываются.

Если вы решили уволить работника в период испытания, вы должны уведомить его об этом в письменной форме за три дня до истечения срока действия трудового договора за вашей подписью. В уведомлении должны быть указаны причины увольнения.

Сам продавец также должен уведомить вас как работодателя о нежелании продолжать работу за три дня до истечения срока действия трудового договора.

Если продавец увольняется в период испытания, компенсация за увольнение не выплачивается. Вы также можете принять работника на постоянную работу до окончания испытательного срока. Таким образом, срок может быть сокращен.

Кроме того, закон гласит, что продавцы-испытатели имеют те же права, что и любой другой работник. Им нельзя платить за обед меньшую зарплату или не предоставлять перерывы. Для получения дополнительной информации о сроках и продолжительности тестового периода нажмите здесь.

Как оформить продавца по договору подряда

Нанимать продавца по трудовому договору незаконно. Трудовой договор — это не трудовой договор, а гражданско-правовой договор, а Трудовой кодекс РФ запрещает гражданско-правовые договоры. Может возникнуть такая же ответственность, как если бы продавец не был зарегистрирован в индивидуальном предпринимательстве.

Разница между трудовым договором и договором по проекту заключается в том, что в договоре по проекту оговаривается результат работы, а не процесс работы. Работник сам выбирает средства достижения этого результата и не обязан присутствовать на территории работодателя.

Продавец должен находиться в магазине и соблюдать правила трудового распорядка. Правила трудового распорядка не могут быть впечатаны в трудовой договор. Кроме того, по проектному договору заказчик платит исполнителю по результатам работы, тогда как по трудовому договору зарплата работнику выплачивается два раза в месяц.

Существует множество других оттенков — например, проектные контракты, которые предусматривают обязательные условия труда по трудовому договору, но не по проектному.

Еще несколько лет назад многие бизнесмены предпочитали оформлять сотрудников именно таким образом, так как проектный договор не подразумевает права исполнителя на больничный лист и компенсационные выплаты по трудовой книжке или примечания. Однако в 2022 году в Трудовом кодексе РФ появилась норма, запрещающая это.

И если вы работаете у продавца на основании договора и он обращается к вам в суд, то закон на стороне продавца. Согласно статье 11 Трудового кодекса, отношения с работником признаются трудовыми, после чего должны быть оплачены все отпускные, больничные и т.д.

Работник в данном случае защищен не только Трудовым кодексом, но и КоАП РФ. Как минимум, вам грозят административные санкции. Подробнее о них вы можете узнать в следующем разделе.

Если продавец не оформлен у ИП

Многие предприниматели спрашивают, какие штрафы им грозят, если продавец не зарегистрирован. Возможно, я запутаю некоторых людей, но это не просто штраф.

Соблазн не регистрировать продавца очень силен, если вы не хотите нести ответственность за больничные и лицензионные пособия и налоги.

Самозанятые работники стремятся сократить расходы везде, где это возможно. Однако современное российское законодательство не обеспечивает должной защиты работников, и при попытке сделать это вы подвергаетесь большому риску.

Статья 66 Трудового кодекса РФ гласит, что работодатель обязан вести трудовые книжки работников, для которых работа по основному месту работы составляет более пяти дней.

Поэтому, если обнаружится, что работник работает у вас без оформления или работает по гражданско-правовому договору (например, по договору подряда), закон на его стороне.

Незаключение трудового договора влечет наложение административного штрафа в размере 5 000-10 000 рублей. В прошлом предприниматели могли быть отстранены от работы на срок до 90 дней, но это уже не так.

Однако не следует думать, что нелегальные работники могут быть оштрафованы лишь на небольшую сумму. В таких случаях налоговые органы также заинтересуются вами и наложат свои собственные штрафы, поскольку вы не платите налоги своим работникам (статьи 123 и 126 Налогового кодекса РФ).

Кроме того, может быть применено уголовное наказание. Если вас признают виновным в уклонении от уплаты налогов, вам придется заплатить штраф в размере от 100 000 до 300 000 рублей, вам грозят принудительные работы на срок до одного года, арест на срок до шести месяцев или лишение свободы на срок до одного года.

Если будет установлено, что уклонение от уплаты налогов совершено в крупном размере, условия принудительных работ и тюремного заключения увеличиваются, равно как и размер штрафа. Об этом говорится в статье 198 Уголовного кодекса РФ.

Поэтому рекомендуется подумать, стоят ли преимущества незарегистрированных трудовых отношений такого риска.

Нужно ли оформлять жену продавцом индивидуальному предпринимателю?

Да, если вы являетесь индивидуальным предпринимателем, а ваша жена работает продавцом в вашем магазине, вам необходимо заключить с ней официальные трудовые отношения. То же самое относится и к любым другим близким или дальним родственникам, которые работают на вас.

Закону безразлично, являетесь ли вы родственником работника или нет. Продавцы должны быть охвачены социальным страхованием и страхованием по безработице и платить налоги.

Директор сам работает вместо продавца. Как оформить?

Если вы являетесь индивидуальным предпринимателем и решили сами работать продавцом, вам не нужно проходить юридическую регистрацию. Трудовое законодательство распространяется только на индивидуальных предпринимателей как на работодателей, а сами индивидуальные предприниматели не являются работниками.

Поэтому вы не можете заключать с собой трудовой договор, платить себе зарплату или совершать какие-либо другие действия, связанные с вашими работниками. Поэтому вы можете легко заменять отсутствующих продавцов или водителей, не опасаясь последствий.

MyStore помогает вам автоматизировать свой бизнес. Все процессы продаж и учета, включая рабочее место кассира, управление запасами и CRM, бесплатны.

Основные трудовые обязанности кассира

Каждый сотрудник должен выполнять свои обязанности в соответствии с трудовым договором, должностной инструкцией и общими правилами работы с кассовым аппаратом. В перечень обязанностей, связанных с обслуживанием в сфере кассовых аппаратов, входят

• Осуществление кассовых операций и выдача квитанций каждому клиенту,
• Прием наличных и выдача валюты,
• Определение подлинности банкнот,
• платежи с помощью электронных средств (например, банковских или кредитных карт),
• Контроль банкнот в денежных ящиках и мониторинг счетов,
• Управление наличностью и архивирование документов,
• инкассация и сдача наличности инкассаторам.

Бухгалтер находится в постоянном контакте с клиентом, контролирует процесс оплаты товаров и услуг и использует оборудование фонда. Чтобы поддерживать высокий уровень скорости и качества обслуживания клиентов, сотрудники должны обрабатывать кассовые машины и быть знакомы со всеми доступными функциями.

Подготовка к работе

Если в основные обязанности сотрудника входит обслуживание клиентов за кассовым аппаратом, он должен заблаговременно прибыть на рабочее место, чтобы убедиться в работоспособности оборудования и устранить любые неисправности.

Перед началом смены работник должен получить бумагу для печати налоговых форм, монеты, купюры и ключи для денежного ящика (если таковой имеется). Выдача наличных денег кассиру и сдача денег ответственному сотруднику должны фиксироваться в специальном календаре (форма СО-5).

Расчётные операции

Смены должны быть открыты для создания отчетов, которые автоматически отправляются оператору налоговых данных. Документация по закрытию смены может быть подготовлена в течение 24 часов, включая следующий рабочий день. Если текущая смена не закрыта вовремя, ФН перестает быть налоговым признаком аттестации и все операции по сверке становятся незаконными.

Помимо закрытия смены, должна быть составлена документация, содержащая данные о состоянии наличности. Она должна включать в себя следующую информацию

• Суммы, полученные через кассовый аппарат от безналичных и наличных операций,
• Количество входов, выходов, возвратов и суммы по каждому из них,
• Статус обмена данными с ОФД.

Для формирования доказательств в момент покупки и оплаты бухгалтер должен

• внести данные о программных продуктах/услугах вручную или с помощью сканера штрих-кодов,
• проговорить с покупателем сумму на рынке, которая отражается на дисплее или дисплее кассира,
• принимать наличные или банковские карты,
• выкрикнуть оставшуюся сумму и выдать ее покупателю, если оплата была произведена наличными
• распечатать чек и выдать его покупателю.

Если клиенту требуется электронный чек, его можно отправить по электронной почте или на номер мобильного телефона. Кроме того, кассовая машина может использоваться для генерации следующих налоговых форм

• Корректирующие бланки. Это необходимо в случае неисправности кассового аппарата, интернет-праздников или ошибок. Формы создаются, если продажа осуществлялась в течение длительного времени без обмена данными с МКК и налоговой.
• Бланк возврата. Этот документ необходим, если покупателю нужно вернуть ранее уплаченную сумму.

Контрольный документ создается для прогресса на отметке «Аванс». Впоследствии, когда вся рыночная сумма будет выплачена, потребуется документ сопровождения ‘Полный’.