Образец и бланк докладной записки 2024 года

Как уже упоминалось ранее, меморандум создается при обнаружении нарушения этического кодекса одним из сотрудников компании. Это может касаться правил внутреннего трудового распорядка, положений об охране труда и технике безопасности или других локальных нормативных актов работодателя. Процесс утверждения нарушений рассматривается в отдельном документе (Закон о трудовой дисциплине).

Распоряжение, выданное руководителем, должно иметь причину и обоснование: под первым понимается ссылка на какой-либо документ законодательства, под вторым — объяснение фактических причин принятого решения. Наряду с рапортом, написанным по всем правилам, обоснованием служит меморандум со ссылкой и причинами.

Кто пишет официальную бумагу

Редактор меморандума — это тот же человек, который обнаружил нарушение и написал меморандум. Теоретически, им может быть сотрудник компании, который вовремя проявляет бдительность. В любом случае, сотрудники должны опасаться бюрократии, чтобы не допустить серьезных ошибок при написании меморандумов.

Отличие от иных видов записок

Меморандумы часто путают со служебными записками или объяснительными записками. Между ними должно быть четкое различие по следующим причинам.

• Во-первых, меморандум всегда имеет вертикальную форму. Это отличает его от меморандума о взаимопонимании, а не от пояснительного меморандума.
• Во-вторых, меморандум о взаимопонимании составляется только на основании нарушения трудового законодательства,
• в-третьих, памятку может составить работник предприятия, в то время как объяснительную записку может составить только нарушитель.
• В-четвертых, служебные записки, в отличие от объяснительных, не являются обязательным элементом внутреннего документооборота. По общему правилу, работодатель не имеет права наказывать действующих без получения объяснительных записок.

Форма документа

Поскольку меморандум не является одним из основных документов, регулирующих трудовые правоотношения, государственные органы не предъявляют требований к его форме и содержанию, за исключением общих. Меморандумы о взаимопонимании всегда составляются в свободной форме. Что касается общих требований, то к ним относятся следующие моменты

• Профессиональный стиль языка,
• Название обращения (дата, место),
• От кого исходит документ и кому он адресован
• Подпись редактора меморандума,
• расшифровка подписи.

Официальные документы могут быть написаны одним из двух обычных способов Рукопись с синим или черным грифом и напечатанные с помощью компьютера. Оба варианта в конечном итоге имеют одинаковую юридическую силу, если они подписаны автором. Документ обычно пишется на чистом листе бумаги формата А4 или А5.

Следует отметить, что меморандум о взаимопонимании в любом случае должен быть подписан лично работником, поэтому даже компьютерный вариант должен быть распечатан на принтере.

Объясняем, как правильно написать записку

С точки зрения структуры меморандум делится на три составляющие: элемент, касающийся работника, тема и подпись. Следует уделить внимание каждому из них.

Первое, что нужно сделать, это разобраться с деталями. В правом верхнем углу документа отметьте, кому и от кого подается служебная записка. Уменьшите и напишите фамилию руководителя и его должность в компании, согласно штатному расписанию.

Перечислите пункты чуть ниже, но уже для заявителя. Следующий шаг — указать уникальный номер документа, число, месяц, год) и место его создания (город).

Основная часть документа должна начинаться так: краткое описание инцидента. Далее предложите руководителю принять меры в отношении нарушителя и поставьте его подпись. После того как все вышеперечисленные пункты будут зафиксированы на бумаге, меморандум подписывается автором. К меморандуму также следует приложить копии соответствующих сертификатов.

Образец.

Записка 10.30 утра 9.09.2024. (через два с половиной часа после начала рабочего дня) самый молодой адвокат Ватов Н.Д. был обнаружен на рабочем месте спящим и в состоянии алкогольного опьянения. Ватов отказался объяснить свое поведение и подписать протокол. Работник был выдворен из помещения.

Рекомендуется отстранить г-на Ватова от работы на три рабочих дня и применить дисциплинарное взыскание в виде увольнения.

Особенности употребления выражения “довожу до вашего сведения” в официально-деловом стиле

Меморандум,

• Memo,
• Описательные записки,
• Профессиональные письма,
• Мемо офисные записки — описательные профессиональные письма и инструкции.
• Разница между первыми тремя заключается в получателе. В случае с меморандумом возможно взаимодействие с внешним организмом. Меморандумы и объяснительные письма адресуются сотрудникам в рамках одного предприятия.

Документ уведомляет вас о событиях и предупреждает об инцидентах. Они также могут описывать действия, необходимые для выполнения задачи. В некоторых случаях они прилагаются к основному материалу в качестве сопроводительной записки.

Часто во всех этих документах организация использует только фразу «заметки». Основной текст представлен на оперативном языке, например, «имею в виду», «предоставляю информацию», «упоминаю».

Эти выражения предшествуют информации, прежде чем информация

Получатель,

• Получатель,
• Организационная единица,
• Название документа.
• Также должны быть указаны внутренний регистрационный номер и дата. При необходимости могут быть упомянуты вопросы примечания. Документ должен быть подписан и скреплен подписью получателя.

В служебных записках информация излагается с использованием отличительных показателей, официально-делового стиля речи. Одним из наиболее распространенных является «имею в виду».

Примеры оформления служебных записок

‘Имею в виду, что 19.09.2022 г. Самсонов Андрей Алксандрович, инженер цеха, употреблял спиртные напитки в здании.

На информацию о недопустимости такого поведения он ответил нецензурной бранью. Согласно законодательству организации, употребление алкогольных напитков на рабочем месте запрещено.

Это также является нарушением правил безопасности. Также сообщаем, что аналогичная ситуация произошла 08. 08. 2022 года, Самсонов А. А. перед ответственностью».

Основная цель меморандума — кратко передать какую-либо информацию. Нет необходимости использовать замысловатые конструкции. Начало документа с «я знаю», «я имею в виду», «введение» и т.д. не меняет его. Целесообразно написать: ‘Примите во внимание следующую информацию’.

‘Пожалуйста, запомните следующую информацию: в отдел обслуживания клиентов проник компьютер с учетной стоимостью 115 000 (15 000 000 человек) ИНВ № 0978973 российских рублей. Пожалуйста, авторизуйте его удаление».

Служебная записка выражает просьбу, а также может быть одной из причин заказа.

‘Прошу принять во внимание, что необходимо аннулировать работника Скворцова Олега Михайловича из годового разрешения на зарплату в связи с необходимостью выполнения работ по монтажу холодильного оборудования в срок до 09.09.2022 г.’.

С синтаксической точки зрения предложение ‘Я имею это в виду’ является монолитным и окончательным предложением.

Знаки препинания в выражении

В некоторых случаях оно может использоваться как самостоятельная единица.

— Ты угрожаешь мне.

— Я завладел вашим вниманием.

В официальном профессиональном стиле используется как часть сложного или не сложного предложения. Пунктуация регулируется пунктуационными правилами.

В сложных текстах партии ставятся перед соединительными или спрягаемыми словами.

‘Обратите внимание, что оборудование нуждается в замене’.

Первая часть может быть главной частью нескольких второстепенных мест.

‘Сообщаем вам, что ваш компьютер сломан, а доставка принтера задерживается’.

Прилагательные являются однородными. Они связаны со связями, поэтому ‘and’, сторона, не является необходимой.

В предложениях без изъятия нужны верхняя и нижняя точки.

‘Я принял во внимание следующую информацию. Работник отказался выполнять порученное ему задание».

Эта пунктуация расставлена так, что вторая часть уточняет и дополняет содержание первой части.

Существует более десятка синонимов для ‘Я имею это в виду для вас’. Лингвистические могут не подходить для использования в официальном, профессиональном стиле.

Языковые и контекстуальные синонимы для “довожу до вашего сведения”

Например, в предложении ‘Обратите внимание, что сотрудник отозван по разрешению’ первую часть нельзя заменить словами ‘объявить’, ‘представить’, ‘я говорю’, ‘информация’, ‘сведения’. ‘. Эти слова подходят для устного общения, но не приняты в официальных документах.

Неправильно использовать синонимы для слов ‘I am referring to’. Это сохраняет значение лексики, но не соответствует официальному стилю. Использование этого термина допустимо в военном секторе.

Католическими синонимами фразы ‘I am mindful’ являются следующие выражения.

— Они проинформируют вас — — введут вас в курс дела — — они проинформируют вас — — они предупредят вас — — они проинформируют вас — — они предупредят вас — — они предупредят вас — — они проинформируют вас.

Допустимо заменить фразу «I have in mind» каждым из этих синонимов. Эти фразы можно легко заменить аналогичными утверждениями.

‘Имейте в виду, что я должен выдать премию бухгалтеру Алине Михайловне Сороповой на определенную сумму (я вас информирую)’.

Информационно-образовательный центр «Панда-копирайтинг

На самом деле, вместо сообщения меморандум часто пишут. В чем разница между этими документами? Можно ли использовать меморандум вместо отчета? Эта статья дает четкое представление о том, какой тип документации уместен, объясняет правила оформления реквизитов и приводит примеры документации.

Для чего служит докладная записка?

Другими словами, меморандум обеспечивает доведение информации об объектах управления на вертикальном уровне.

Документы:

Директива о ведении государственного делопроизводства, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г.4 (далее — Директива № 4).

В зависимости от содержания и назначения служебная записка может быть

Предупредительными (подача заявлений, формулировка запросов, событий, явлений),

• отчетной (ход работы, состояние, выполнение заданий, исполнение поручений, планов, поездок, проверок и т.д.).
• В зависимости от адресата, служебные записки могут быть

Внутренние — адресованные руководителю организации, подготовленные на стандартных листах бумаги формата А4 или А5,

• Внешние — адресованные вышестоящему руководителю организации, оформленные на общем бланке.
• Внутренние меморандумы подписываются автором и внешним руководителем организации.

Текст меморандума состоит из двух частей: введения и основной части.

Во вводной части говорится о состоянии вопроса, событиях, вызвавших написание документа, и их анализе. В основной части меморандума перечисляются выводы, предложения и просьбы. В меморандуме излагается позиция, а затем приводится убедительный аргумент. Текст написан от первого лица единственного числа.

Датой меморандума является дата его подписания.

При написании меморандума избегайте «вводных замечаний»: не пишите «я имею это в виду для вас».

Рекомендация

Директору юридического департамента ООО «Свил

Пример оформления докладной записки

В рамках расследования судебного дела № 4712-X/2016 о необходимости представления интересов ООО «СВИЛ» в Финансовом суде г. Могилева с 11 февраля 2016 года по 2 декабря 2016 года в г. Могилеве поддерживаю Иванова А. А., первого квалифицированного юрисконсульта. Прошу сделать следующее.

ПРИЛОЖЕНИЕ: копия определения о принятии иска и ходатайства к производству по делу от 21 января 2016 года 1 лист 1 лист 1 экз.

Подпись юридической службы Н.В. Галицкой.

См. также:

Предложения о загранкомандировке должны быть оформлены в виде письма или рапорта (служебной записки).

Директива № 4 и Комплексная система организационно-распорядительных документов («Окорд»), такой документ не является служебной запиской. Тем не менее, он находится в потоке многих организационных документов. Является ли неправильным использование этого типа документа? Нет. Это не так. Давайте объясним, почему.

Как правильно оформить служебную записку

Сводные документы, включенные в МАКО, определяют примерную структуру текста, которая является минимальной структурой необходимых требований соответствующих организационно-распорядительных документов, и не являются примером их оформления.Документы, разработанные на основе сводного формата, включенного в МАКО, составляются в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Для введения:

Предложения о загранкомандировке должны быть оформлены в виде письма или рапорта (служебной записки).

Таким образом, разрабатывается служба документационного обеспечения (СДО) или кадровая служба.

Справочные листы и альбомы с типовыми формами организационной документации

• оформление пробелов в документации,
• мероприятия по совершенствованию форм и методов использования документации (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации).
• Движение и обработка основных категорий документов в организации должны строго соответствовать разработанному МУП и утвержденному руководством организации (например, директивы по делопроизводству органа) (п. 2 ч. 2, п. 138 директивы № 4).

Для целей сопроводительного документирования различных процедур организация может самостоятельно разработать необходимые формы документации и утвердить их приказом руководителя учреждения. После разработки они должны быть включены в типовые табели и альбомы документов учреждения и содержать ссылки на директивы по документированию организации.

В каких случаях составляют докладную, а в каких служебную записку?

Записки, в отличие от мемуаров, обеспечивают коммуникацию объектов аудита на горизонтальном уровне. То есть они составляются сотрудником директора или другого структурного подразделения или начальником главного управления. Поэтому записки обычно направляются одним начальником другому или одним сотрудником только в том случае, если они имеют одинаковый служебный статус.

В противном случае это справочная записка.

Документ:

Директива о ведении государственного делопроизводства, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г.4 (далее — Директива № 4).

Большинство работников избегают необходимости составления служебных записок, так как считают, что это простой, формальный процесс, отнимающий рабочее время. Однако в некоторых случаях составление этого документа может помочь минимизировать конфликт с руководством. Силовых ситуаций можно избежать благодаря событиям, указанным в официальном документе.

Давайте рассмотрим, как правильно составить меморандум о взаимопонимании.

Предназначение документа

Данная практика носит информационный характер, и ее цель — сообщить о событиях в управлении, которые могут оказать негативное влияние на рабочий процесс.

Следует также отметить, что этот документ является юридически обязательным. Работодатели, получившие меморандум от работника, обязаны принять решение по данному вопросу. Согласно действующему законодательству, каждый работник имеет право на составление данного документа. Есть несколько приятных оттенков и тонов, которые необходимо учитывать при заполнении акта. Поскольку данный документ является юридически обязательным, необходимо использовать исключительно деловой стиль, избегая текстовых неточностей, а также юридических и грамматических ошибок. Основная часть документа должна объяснять проблему или предлагаемое решение.

Следует отметить, что документ должен включать в себя краткий обзор ситуации, а также различные варианты решения. После получения документа руководитель компании должен детально проанализировать условия и принять решение по проблеме. Решение директора организации является одной из причин для принятия различных мер в отношении работников.

На основании меморандума о взаимопонимании может быть принято решение как о вознаграждении, так и о дисциплинарных мерах в отношении работников компании. Обобщая все вышесказанное, можно сделать вывод, что меморандум о взаимопонимании — это своего рода коммуникация между подчиненным и руководителем предприятия.

Существует два основных типа меморандума Внутренние меморандумы используются для улучшения эффективности рабочего процесса. Этот документ составляется только по инициативе работника. При написании документа используется стандартный формат ‘A4’.

Внутренние служебные записки обычно называют локальными документами. Второй вид служебной записки — это внешняя служебная записка, направляемая в надзорный орган. Важно отметить, что этот документ составляется на фирменном бланке организации.

После составления внешнего акта руководитель компании должен ознакомиться с его содержанием и заверить его своей личной подписью. Каждый из вышеперечисленных видов служебных записок можно разделить на три группы, отличающиеся содержанием документа

Разновидности докладных и их цели

Информационная — в этом случае сотрудники, желающие усовершенствовать свои рабочие процессы, составляют докладную записку с указанием способов оптимизации производства. Важно отметить, что в крупных компаниях подобные операции используются для информирования руководителей об определенных характеристиках производственного процесса.

1. Форма отчета — используется для информирования руководства о выполнении команды. Этот вид документа обычно составляется сотрудниками низшего звена.
2. Инициативные предложения — в этом случае сотрудник доносит до руководства свои идеи по различным вопросам, связанным с рабочим процессом.
3. Часто служебная записка используется для информирования руководства компании о различных конфликтах в коллективе. Если дисциплинарным взысканием в отношении нарушившего дисциплину сотрудника является лишение премии, очень важно, чтобы этот документ был правильно составлен и обосновывал такое решение. Примеры меморандумов о взаимопонимании могут рассматриваться судами как доказательство действий руководства компании. Неправильные и неточные формулировки могут привести к потере права на обращение.

Поэтому очень важно правильно указать цель меморандума о взаимопонимании. Цель документа — улучшение собственной деятельности. Такой документ используется для устранения различных факторов, которые могут негативно повлиять на трудоустройство сотрудников компании.

Еще одна цель этого документа — исправить ситуацию. В некоторых случаях сотрудник может знать о событии, которое, по его мнению, препятствует эффективности рабочего процесса. В этом случае сотруднику составляется отчет для решения данной проблемы.

Отчетность помогает снять часть вины и оставляет предприятию возможность разрешить ситуацию в своем управлении. Важно отметить, что если инцидент произошел не из-за халатности сотрудника, руководитель не имеет права налагать санкции. Последняя цель этого документа — защита ваших прав.

В конфликтной ситуации каждый сотрудник имеет право отстаивать свои интересы и предлагать свой вариант полюбовного разрешения спора.

Акт должен содержать несколько ключевых разделов. Области содержат информацию о конкретном инциденте и причинах, которые его вызвали. Все соответствующие обстоятельства должны быть включены. Затем автор должен перейти к подробному разделу и опубликовать свое мнение по данному вопросу. Обычно в этой части бланка указываются возможные последствия ситуации и предлагаются варианты разрешения разногласий. В итоговой части автор должен обосновать представленные аргументы и варианты.

Привила составления документа

Важно отметить, что окончательное решение о применении тех или иных видов санкций остается за руководством компании. Согласно практике, большинство менеджеров предпочитают избежать трудоемкого процесса и выбирают один из методов, предложенных докладчиком.

Цель составления докладной записки — проинформировать руководство о сложившейся ситуации и побудить принять определенные решения.

Докладная записка может быть как в текстовом, так и в табличном формате. Следует также отметить, что документ не содержит раздела, посвященного анализу ситуации. В этом случае составитель отчета должен лишь предоставить информацию о ситуации, которая стала причиной и помехой нормальной рабочей деятельности, и предложить пути решения проблемы.

Следует отметить, что данный документ может быть использован в качестве основы для принятия мер по оптимизации рабочего процесса. Каждый работник имеет право выразить свое несогласие с мерами, принятыми по результатам отчета.

Согласно Положению, ответственное лицо, организуя свой бизнес, должно разработать специальный образец, на основе которого создаются внутренние действия персонала. Если такого образца нет, необходимо использовать стандартный образец.

Как написать служебную записку сотруднику, образец приложения по ГОСТу:

Заголовок документа, фамилия и инициалы автора, а также название части компании, в которую направляется данный документ. Далее записывается дата заполнения бланка.

1. Тело документа начинается с названия закона. Следующий раздел содержит инициалы заявителя и основную информацию о проблеме. В этом разделе также приводятся варианты действий администрации по решению проблемы.
2. В конце меморандума автор должен заверить документ своей подписью.
3. Понимая структуру бланка, существует несколько тонкостей и нюансов, связанных с его заполнением. Название акта записывается только прописными буквами и крупным размером. Название документа может располагаться в центре листа или рядом с левым полем документа. Для того чтобы документ имел юридическую силу, необходимо указать название компании и место, где был создан отчет. Документ должен содержать регистрационный номер, соответствующий регистрационному номеру, внесенному во внутренний реестр документа. Заголовок «Обращаю ваше внимание на…» является примером типичного начала служебной записки. Такие слова, как «по поводу» или «относительно», также могут быть использованы в качестве заголовков.

Важно отметить, что каждый сотрудник имеет право написать меморандум. Однако следует помнить о правилах, регулирующих подготовку этого документа. Поскольку это юридически обязательный документ, необходимо привести весомые аргументы для решения этого вопроса.

Нередко аудиторские органы проводят различные проверки на основании этого документа (внешнего отчета). Обычно эти проверки сосредоточены на проверке правильности использования средств. Нередко многие работники обращаются в соответствующие органы с жалобами на незаконное удержание основных или дополнительных выплат.

В таких случаях внешний меморандум составляет основу аудита.

В некоторых случаях отчеты носят лишь информационный характер. То есть в нем сообщается о выполнении приказа, завершении или ходе выполнения задания, задачи

Давайте рассмотрим некоторые ситуации, когда необходимо написать отчет.

Действия, связанные с деловой активностью организации.

1. Сотрудник отсутствует. В данном примере отчет пишет непосредственный руководитель отдела, в котором работает отсутствующий сотрудник. Цель этого документа — привлечь нарушителя трудовой дисциплины к дисциплинарной ответственности за
2. Нарушение должностной инструкции. В кратком разделе акта докладная указывает на виды санкций, которые могут быть наложены на нарушителя.
3. Если работник находится на территории работодателя под воздействием наркотиков или алкоголя.
4. Если работнику необходимо выплачивать пособие. В этом случае предлагающий должен предоставить основание для дополнительной оплаты.
5. Случаи ущемления достоинства и цены. Данный отчет должен быть адресован руководителю компании.
6. Как показывает практика, основной причиной необходимости составления справки является нарушение дисциплины сотрудником компании. Такими нарушениями являются неисполнение обязанностей, нарушение должностных обязанностей и нахождение на территории компании лиц в состоянии алкогольного опьянения. Такие нарушения наказываются повторным привлечением к ответственности, лишением премии или увольнением. Если необходимо составить подобную документацию, журналистам следует обратиться за консультацией в отдел кадров или к юристу. Существует множество оттенков, которые могут помочь снизить строгость санкций.