Банк Должностных инструкции скачать образец бесплатно.

Индивидуальные или групповые должностные инструкции позволяют:

• четко определить должностные обязанности и повседневные функции работников
• повысить эффективность работы и организовать время
• Предотвратить возможные конфликты по поводу того, кто за что отвечает
• Четко определить взаимоотношения и подчинение работников друг другу
• Разъяснить в письменном виде права работников — что они могут спросить у своего руководителя или компании и как они могут помочь им выполнить свои профессиональные обязанности
• Повысить уровень ответственности каждого работника
• Являться основой для определения критериев продвижения, продвижения по службе, экономии или отсутствия компенсации
• служить основанием для дисциплинарного взыскания или увольнения, если работник неоднократно не выполняет свои профессиональные обязанности
• Могут служить основанием для трудовых разногласий в компетентных комиссиях, надзорных органах и судах
• обеспечивать надлежащий баланс между рабочим и личным временем.

Как правильно составить должностную инструкцию

В подготовке должностных инструкций могут помочь следующие документы

• Утвержденные штатные расписания и организационная структура компании.
• В некоторых отраслях — квалификационные справочники должностей сотрудников, включающие описание основных требований и обязанностей или формы заявок на работу по руководителям, отделам и адресам.
• Типовые образцы должностных инструкций по отраслям производства и обслуживания

Согласно кадровым правилам, должностная инструкция должна быть подготовлена для каждой уникальной должности в штатном расписании компании. Если несколько должностей имеют одинаковое название, но разные разряды, для каждой из них требуется отдельная должностная инструкция. Существует также возможность создания коллективного описания должности, но в требованиях к квалификации и должностной инструкции должно быть четко указано, чем одна степень отличается от другой (служба, уровень образования, функциональная компетенция, референтная линия).

Каждый новый сотрудник вступает в должность на основании приказа и трудового договора. Сотрудник отдела кадров может либо объяснить обязанности, права и ответственность работника в самом трудовом договоре, либо сослаться на должностную инструкцию как на отдельный документ, регулирующий эти отношения. На практике удобнее оформить инструкцию как отдельный и самостоятельный документ.

Если необходимо внести изменения в этот документ, то согласования не требуется. Достаточно ознакомить сотрудников с новой редакцией должностной инструкции.

Кто утверждает должностную инструкцию

Как правило, продолжительность описания работы указывается последней или первой. Обычный срок составляет три или пять лет. Предусмотрен также процесс утверждения должностных инструкций и их пересмотра.

Если необходимо избежать серьезного пересоставления должностной инструкции по истечении срока ее действия, документ можно дополнять и уточнять бесконечно или до тех пор, пока не будет утверждена новая версия должностной инструкции.

В большинстве стандартных форм должностных инструкций указывается, что данный документ утвержден управляющим директором или менеджером компании. Однако это право может быть предоставлено приказом директору по персоналу, менеджеру по персоналу или менеджеру по правовым вопросам. Как правило, утверждать инструкцию имеет право сотрудник компании, наделенный этим правом по приказу компании.

Чтобы считаться действительной должностной инструкцией, она должна иметь подпись утверждающего сотрудника, дату оформления документа и печать компании. Если в компании введен электронный документооборот, то инструкция также может быть утверждена электронной подписью руководителя.

ДАВАЙТЕ ДЕЛИТЬСЯ

Структура текста должностной инструкции

Как правило, в крупных компаниях существует прописанное штатное расписание по структурным подразделениям, которое является отправной точкой для формирования структуры текстового описания. В то время как штатное расписание определяет иерархию должностной инструкции, положение о подразделениях помогает привести должностную инструкцию в соответствие с общими бизнес-целями и задачами компании.

Четких законодательных требований относительно содержания и структуры должностных инструкций не существует. Однако общепринятой юридической практикой является формулирование должностных инструкций таким образом, чтобы в них четко и полно излагались цели, обязанности и ответственность работника. Нечеткие и неполные должностные инструкции, двусмысленные формулировки прав и обязанностей могут стать причиной должностных разногласий, конфликтов и недопонимания между компанией и руководителем работника.

Если обязанности сотрудника четко не определены, профессиональный анализ или оценка его/ее пригодности практически невозможны.

Рекомендуемая структура текста должностной инструкции:

1. Общие положения и определения
2. Ссылки и введения
3. Требования к квалификации, образованию или знаниям
4. Основные задачи и позиционные обязательства
5. Перечень основной рабочей силы и оперативных сил
6. Права и обязанности сотрудников
7. Взаимодействие с другими сотрудниками и подразделениями
8. Полномочия должностной инструкции и порядок внесения в нее изменений
9. Утверждение процедур и уведомление о должностных инструкциях

Раздел ‘Общие положения и определения’ обычно содержит глоссарий терминов, определения основных терминов, которые необходимо использовать в тексте документа, конкретные структурные подразделения и категории должностей (руководитель, специалист, менеджер, управляющий, рабочий).

В разделе «Отчеты и направления» указывается уровень размещения вакансии (кого и перед кем упоминает сотрудник), способ представления должности (кандидаты размещаются на XXX в XXX представлении) и отсутствие процесса преемственности.

Пункт «требуемые квалификация, образование или знания» охватывает вопросы, связанные с образованием, опытом работы, профессиональной подготовкой, квалификацией, навыками и знаниями работника. Очень редко это единство может также включать требования к личным или административным качествам работника. Причина, по которой отделы кадров, как правило, не указывают требования к лидерским или личностным качествам, связана с субъективностью оценки этих качеств и невозможностью апеллировать к ним в случае трудовых разногласий.

Блок «основные цели, задачи и обязанности» должностной инструкции должен включать подробное описание предмета профессиональной деятельности. Большую часть этого блока занимает перечень конкретных мероприятий и обязанностей, с которыми работник будет сталкиваться в своей профессиональной деятельности. Документационная практика показывает, что должностная инструкция должна включать фразу о том, что должностная инструкция сотрудника может быть изменена в зависимости от бизнес-потребностей и процессов компании.

Это позволяет избежать необходимости постоянно пересматривать документ при каждом изменении должностных обязанностей сотрудника.

Под заголовком «Основные задачи и права» в этом пункте перечисляются условия труда, правила и нормы, которые должен соблюдать сотрудник. В этой части должностной инструкции есть ссылки и упоминания.

• Соответствующие правила охраны труда и техники безопасности
• Внутренние нормативные документы
• Российское законодательство
• Положения и правила, регулирующие процесс защиты коммерческой тайны
• Условия ответственности
• Политика конфиденциальности.

Это часть должностной инструкции, определяющая процесс взаимодействия сотрудников с другими отделами. Однако если организационная структура или штатное расписание часто пересматриваются и реорганизуются, она может просто ссылаться на текущую структуру отдела. В этом случае, когда происходят кадровые изменения и реорганизации, должностную инструкцию не нужно заново утверждать и пересогласовывать.

Ответственность за соблюдение должностных инструкций возлагается на отдел кадров или сотрудника, ответственного за работу с персоналом.

Процедура ознакомления с должностной инструкцией

Сотрудники могут ознакомиться с должностной инструкцией разными способами.

• Поставив подпись в графе подтверждения на самой должностной инструкции.
• Зарегистрировав дату ознакомления с должностной инструкцией
• В электронном виде через портал внутреннего документооборота.
• В приложении к трудовому договору.

Как правило, должностная инструкция выпускается в трех экземплярах: один хранится в отделе кадров, второй — у руководителя отдела, третий — у сотрудника.

Многие крупные компании пытаются перенести внутренний документооборот в интернет: если программный модуль HR позволяет создавать должностные инструкции онлайн, вы можете использовать функцию подписи для организации процесса создания, утверждения, изменения и проверки должностных инструкций в электронном виде. Автоматизация этого процесса, безусловно, сэкономит много времени и усилий, затрачиваемых HR, и позволит поддерживать должностные инструкции компании в хорошем состоянии.

Зачем нужна должностная инструкция

Должностная инструкция — это локальный и распорядительный акт, в котором подробно описываются трудовые функции работника, его деловая квалификация (квалификационные требования: подготовка, опыт работы, обучение и т.д.), а также права, обязанности и потенциальная ответственность. В ней учитываются особенности производства, труда и управления у данного работодателя (статья 8 Трудового кодекса РФ, письмо № 3042-6-0 от 9 августа 2007 года, письмо № 3520-6-1 от 30 ноября 2009 года).

В государственных организациях должны быть должностные инструкции специалистов-экспертов. Некоторые ведомственные нормативные акты обязывают регламентировать допуски к работе.

• Медицинские работники — № 323-ФЗ,
• Частные охранники — Приказ МВД России № 960 от 22. 18. 2011 г.

Остальные руководствуются собственными потребностями в части необходимости учета обязанностей работников в организации. Возможно, на малых и средних предприятиях они и не нужны, но на крупных предприятиях сложно контролировать качество выполнения обязанностей без конкретизации деятельности.

Деловые должностные инструкции — обоюдоострый инструмент, они нужны и работникам, и работодателям. Аналогичного мнения придерживается и Федеральное ведомство труда — письмо № 3042-6-0 от 9 августа 2007 года.

Пример.

Если в должностной инструкции нет обязанности продавца убирать помещение, он имеет право отказаться от уборки без дисциплинарных последствий.

Напротив, если в должностной инструкции продавца совмещается с уборкой и это прописано в должностной инструкции, работодатель может применить санкции к работнику за отказ от уборки.

Действие должностной инструкции

В этом разделе подробно описывается, что входит в должностные обязанности.

Операции по выполнению работы определяются в трудовом договоре (статья 57 Трудового кодекса РФ). Однако полностью определить это сложно. В большинстве случаев определяется наименование должности и отделение. Операции и квалификация либо описываются в резюме, либо привязываются непосредственно к должностной инструкции.

Обоснование. Отказ в приеме на работу кандидата или увольнение работника по причине отсутствия деловой квалификации.

Справочник облегчает обоснование

— Отказ в приеме на работу,

— Увольнение работника в период испытания,

— Расторжение трудового договора, если знания и навыки работника не соответствуют занимаемой им должности

Помогает избежать конфликтов при распределении обязанностей

Это важное различие, когда внутри подразделения возникают споры о том, кто и в каком объеме выполняет ту или иную работу. Например, бухгалтер в бухгалтерии или юрист в юридическом отделе.

Обоснование промежуточных решений сотрудников о переводе на другую работу

В случаях, когда сотрудники одного отдела фактически выполняют разные «повседневные задачи», но должностные обязанности совпадают, один сотрудник временно назначается для выполнения обязанностей другого сотрудника и наоборот.

Часто должностная инструкция расширяет обязанности сотрудника. Например, бухгалтер выполняет задание. Если порядок выполнения работы не изменился, то допустимо

дисциплинарное взыскание правомерно.

Когда права и обязанности подробно расписаны, легче доказать, как и что нарушил работник (статьи 192 и 193 Трудового кодекса РФ). Например, менеджеры по персоналу не приносят на подпись руководителям кадровые документы, считая это секретарской работой.

Изучить примеры ситуаций, в которых были созданы различные виды должностных инструкций, вы можете в материалах, размещенных на нашем сайте

Типы должностных инструкций

Основанные на направлении (целевые)

Индивидуальная (для сотрудников)

Отражает квалификацию данного сотрудника. Сформулирована специально для данной должности. Может быть локальным актом или приложением к трудовому договору.

Стандартная (для большего числа работников)

Эти работники должны выполнять одинаковые обязанности для одной и той же должности и схожих объектов бизнеса. При наличии различий требуются разные инструкции. Это локальный акт.

С точки зрения юридической силы и методов изменения

Должностная инструкция является частью трудового договора.

В ней описываются обязанности конкретного работника. Изменения в должностную инструкцию могут быть внесены только по соглашению сторон (с согласия работника — статьи 72 и 74 Трудового кодекса РФ). Она должна быть составлена в письменной форме, в частности, в виде дополнительного соглашения (письмо Центра занятости населения Российской Федерации от 31 октября 2007 года № 4412-6).

Должностные инструкции — отдельные локальные акты

Отдельные от трудового договора — распространяются на многих работников. При необходимости работодатель может их изменить. Самое главное, чтобы трудовая функция работника оставалась прежней. Точнее, принимается новая и повторно представляется работнику на подпись (письмо Федеральной службы по труду № 4412-6).

Требования.

Должны отражать обязательные квалификационные требования

При отсутствии печати работник не может подтвердить льготный стаж, особый порядок оплаты труда и другие гарантии, связанные с работой (ст. 57, § 2, Трудовой кодекс РФ, ст. 195.3)

Не отражают обязательные квалификационные требования

Убедитесь, что обязательные квалификационные требования утверждены для должности работника. В противном случае нет необходимости использовать профессиональные стандарты (профессиональные справочники, регистрация профессиональных стандартов) или единые государственные трудовые кодексы или единые трудовые кодексы.

Если часть трудового договора является частью трудового договора, о том, как ссылаться на описание трудового договора, читайте здесь.

Совет.

Должностные инструкции должны быть заранее подготовлены компанией, поскольку этот документ содержит необходимые реквизиты. Вы можете составить должностные инструкции для конкретных должностей со схожими квалификационными требованиями, даже если по закону вы не обязаны это делать.

Обратите внимание! Примерные должностные инструкции — не могут быть разработаны в едином документе для всех сотрудников компании. Каждая должность имеет свои квалификационные требования, права и обязанности.

При написании должностной инструкции необходимо учитывать требования законодательства, судебной и инспекторской практики, изученные на последнем уроке по управлению персоналом.

В этих случаях работодатель может составить персональную должностную инструкцию для каждого

Должностная инструкция сотрудника может быть полезна в следующих случаях

• В суде в качестве доказательства исполнения/неисполнения обязанностей,
• обосновать отказ в приеме работника на работу
• проверить квалификацию работника в период испытания; и
• распределить или определить обязанности работника для аналогичных должностей.

Совет.

Для повышения эффективности работы работодатели могут распределить обязанности между работниками, занимающими одну и ту же должность в должностной инструкции. Таким образом, в штатном расписании для этих должностей устанавливается одинаковый оклад. Доходы, доплаты и другие выплаты могут варьироваться в зависимости от квалификации, сложности работы и других факторов.