Потеря трудовой книжки — дело серьезное. Это не то же самое, что паспорт. Паспорт можно восстановить в течение месяца, подав заявление на сайте государственной службы.
При этом новый бланк нельзя купить, его можно только заполнить заново. Если вы потеряли свою трудовую книжку, вам придется приложить усилия и собрать трудную информацию о продолжительности трудового стажа, трудовых перемещениях и всех соответствующих приказах и распоряжениях от всех работодателей.
Если вы работаете не на многих работах или только начали трудовую деятельность, это хорошо. Но если вы постоянно меняете работу или даже (что еще хуже) переехали в другой город, мы вам не завидуем. Вам остается только собирать, собирать, собирать.
А как вы знаете, не все работодатели готовы порыться в архивах и предоставить информацию о вашем опыте. Но это все детали. А вот если не по своей вине вы потеряете свой трудовой буклет, мы подскажем вам, что делать.
Итак, вы потеряли свой рабочий буклет. Куда идти и к кому обращаться? Изначально предполагается, что потерять трудовую книжку могут только уволенные сотрудники, так как работодатель обязан обеспечить сохранность документов во время работы. Запрещено выдавать трудовые книжки сотрудникам, даже если информация о работе нужна сотруднику для вышестоящих органов (налоговые инспекции, пенсионные фонды).
По запросу менеджер по персоналу может предоставить заверенные копии информации. И хорошо бы иметь их при себе. Тогда вам не придется ничего делать — если вы упустили оригиналы трудовых книжек, предоставьте новому работодателю официальную копию.
Если у вас нет документов, подтверждающих ваш трудовой стаж, обратитесь в отдел кадров вашего предыдущего работодателя и напишите заявление. В своем заявлении укажите, что ваша трудовая книжка была утеряна, объясните, при каких условиях это произошло, и запросите информацию о сотрудниках. Копию контракта, если у вас остался дополнительный договор с работодателем, статус должности и начисленная зарплата, все приказы о кадровых изменениях (если их нет!).
— Приложите их к заявлению, это ускорит процесс. Восстановите утерянные трудовые книжки.
Важно отметить, что никто не переписывает периоды работы и кадровые перемещения. Необходимо проверить трудовые и страховые регистры (для этого и существует трудовая книжка), кадровик создает блоки и ссылки на распорядительные документы. Поэтому всегда важно иметь заверенную копию трудовой книжки не только у работодателя, но и у нотариуса.
Если вы потеряли трудовую книжку, вам следует
- Решить, что вы хотите делать. Вы сами решаете, хотите ли вы получить новые документы или восстановить старые. Конечно, если в трудовой книжке указана какая-то второстепенная должность, а продолжительность стажа составляет почти год, то нет смысла гоняться за такой информацией. С другой стороны, если прошлый стаж важен и повлияет на вашу будущую пенсию, вам действительно нужно восстановить документы.
- Обратитесь к своему предыдущему работодателю (начальнику отдела кадров) для восстановления на работе. Получите копию для большей достоверности. Если вы обнаружили, что трудовая книжка отсутствует, немедленно обратитесь по последнему месту работы (п. 31-32 ПП ПП РФ № 225 от 16. 04. 2003 г.). Ваш представитель по персоналу должен сделать копию в течение 15 дней. В этом документе содержится информация о текущем стаже и наградах всех предыдущих работодателей, а также информация о последнем месте работы. Список приводится в кратком виде и содержит ссылки на руководящие документы.
- Попросите нового работодателя предоставить вам трудовую книжку. Если вы устроились на новую работу, но трудовая книжка утеряна, вы можете написать заявление на имя руководителя о выдаче новой книжки (статья 65 Трудового кодекса РФ). Если заявление будет разумным и обоснованным, в нем не откажут. Однако обратите внимание, что не следует вносить информацию о предыдущей работе. Вам выдадут новый документ, первой строкой которого будет трудовая книжка данного работодателя.
Все эти правила относятся как к уничтожению трудовой книжки, так и к утере. Если информация восстанавливается, то это делается следующим образом Получается новая трудовая книжка и на первой странице строго ответственного бланка в правом верхнем углу делается запись «дубликат». Личные документы (паспорта, дипломы об обучении) и информация о предыдущих службах дополняются документами местной администрации.
Услуги различных работодателей отмечаются в общем виде.
Однако существуют и другие оттенки. Если трудовая книжка требует срочного восстановления, а предыдущий работодатель ликвидирован, что делать работнику? Прежде всего, необходимо проверить, является ли это окончательной ликвидацией или решением суда. Если бывший работодатель реорганизовал свою структуру и присоединился к другой компании, можно восстановить документацию.
При окончательной ликвидации все документы (включая документы по личному составу) передаются в архив города/региона. Бывшие сотрудники могут обратиться в архивную службу и попросить восстановить данные о кадровых перемещениях. Командировки, трудовые договоры, должности с отметками о допуске, расчетные листки и расчетные ведомости — это повод для включения информации в дубликат трудовой книжки.
Если ваш бывший работодатель все еще действует и отказывается предоставить необходимую информацию, подайте жалобу в региональную инспекцию труда и обратитесь в органы правосудия. Судебные органы обяжут администрацию не только восстановить информацию, но и выплатить компенсацию за те полные годы, в течение которых вы не работали из-за отсутствия трудовой книжки, а также оплатить судебные и моральные издержки.
Трудовую книжку потерял работодатель
Однако иногда бывает наоборот: работодатель, потерявший вашу трудовую книжку. В этих случаях вся ответственность ложится на администрацию — сам работник должен сделать все необходимое (разобраться с бывшим работодателем, написать заявление о восстановлении), и даже бланк трудовой книжки должен быть выдан работнику там, где он был утерян.
Причин для утери не существует. Потерял ли документы сотрудник отдела кадров, был ли крупный ущерб для организации или в компании произошло ЧП (например, пожар) и все документы должны были быть уничтожены — работодателю не важно. Ответственность за сохранность трудовой папки лежит исключительно на нем.
Процедура менеджера по персоналу ничем не отличается от процедуры самого работника. Единственное отличие заключается в том, что всю информацию должен собирать компетентный чиновник.
Прежде чем приступить к восстановлению, необходимо сформировать базу для подготовки распорядительного документа каждого работника. Если это не первое место работы сотрудника, необходимо подвести итоги службы у предыдущего работодателя. Проследите, что требуется для подготовки дубликата трудовой книжки.
- Определите количество измененных или неполных трудовых книжек; и
- Соберите все основания для подготовки записей — договоры, приказы, бухгалтерские регистры,
- Представить справки в Пенсионный фонд — форма SZVV-K,
- запросить выписку о работнике из страхового счета по форме SZI-5 (если это возможно),
- проверить информацию, касающуюся предыдущего места работы.
Поскольку вся информация имеется, менеджер по персоналу проверяет информацию и заполняет дубль. Следующее, что делает сотрудник, — сообщает работнику, что трудовая книжка восстановлена (необходима подпись каждого сотрудника). Помните, что все должно быть сделано незамедлительно в соответствии с законом.
Трудовая книжка является формальной и юридически значимой формой, и сотрудники могут подать групповую жалобу или судебный иск, если с их личными документами что-то случится.
Источник:
Поручите проект эксперту. Юрист работает за установленную вами плату. Вам не нужно изучать закон, читать статьи или разбираться в нем самостоятельно.
Восстановление трудовой книжки
Порядок восстановления документов описан в соответствующем Постановлении Правительства РФ от 16. 04. 2003 № 225 «О трудовых книжках». Если ошибка произошла по вине самого работника, он несет ответственность.
Если трудовая книжка утеряна по ошибке работодателя, то, как правило, тот же работник должен заново собирать сведения с предыдущего места работы. Работодатель может предоставить только один экземпляр (если таковой имеется), что существенно помогает.
Порядок действий при потере трудовой
Сначала нужно написать заявление с дубликатом на имя начальника последнего места работы. У работодателя есть 15 дней на выполнение просьбы. Для чего нужна копия: для сбора подтверждающей информации с предыдущих мест работы на основании их регистрации в ИТ.
Таким образом, восстановить трудовую книжку невозможно без следующих документов
- Чистый бланк книжки с записью во вкладыше (при необходимости),
- Справки или договоры с места работы человека,
- приказов о назначении и увольнении и других официальных документов от предыдущих работодателей; и
- справки из пенсионных фондов.
Копию трудового договора, если таковая имеется, следует заверить у сотрудников компании, где работал человек. Эту информацию следует предоставить последнему или сотруднику кадровой службы по нынешнему месту работы. На основании предоставленной информации работодатель выдаст новую трудовую книжку.
Подтвердить свой стаж можно только на оригинале документа. Выписки, копии и ксерокопии не всегда принимаются во внимание. Однако стоит отметить следующие цвета Можно гарантировать на случай утери и заранее проверить копии книги.
Таким образом, вам не придется бегать по всем местам, где вы работали. Имея заверенную копию документа, вы можете перенести файл в новый рабочий формат. Это также спасет ситуацию, когда компании больше не существует и нет другого способа доказать, что человек там работал. Однако по незнанию мало кто использует этот метод.
Восстановление через государственный архив
Если информация, запрашиваемая в пенсионном фонде и компании, на которую человек работал в прошлом, больше не действует, восстановление через государственные архивы — этот процесс самый долгий, длительный и трудоемкий.
Первоначально необходимо сделать письменный запрос, но ответ на него не обязательно должен быть быстрым. Если сотрудник сменился, запрос направляется в региональное, местное архивное управление.
Действия сотрудника
На это также можно подать в суд — это особенно показательно, если работник сможет доказать наличие умышленного злого умысла в действиях работодателя. А теперь он отказывается восстанавливать документ или отрицает факт привлечения граждан в свою компанию.
В этом случае судебные органы обязаны выдать пострадавшему дубликат. Хотя трудовым спорам нет конца, обращение в суд — последнее решение, так как приводит к потере времени и нервов.
Если при утере оригинала трудовой книжки работник не может иметь при себе официальный документ, подтверждающий другие места его трудовой деятельности, то в дубликате будет указано только последнее место работы, а до этого только общий стаж в годах, месяцах и днях (без указания названия организации).
Особенности заполнения дубликата ТК
Если человек получает информацию о том, где и как долго он ранее работал, он пишет соответствующее заявление о выдаче дубликата и сообщает приоритетное предыдущее место работы с указанием продолжительности года.
В этом случае сотрудник отдела кадров заполняет «сведения о работе», как в оригинале. В дубликатах также могут быть указаны награды и сведения о других аспектах трудовой деятельности. На титульном листе имеется штамп (в правом верхнем углу), подтверждающий, что данный документ является копией.
На этой же обложке указаны личные данные заявителя (эта информация получена из паспорта). Работник собственноручно подписывает титульный лист копии, удостоверяя правильность информации. Затем специалист по кадрам ставит свою подпись и печать организации и выдает дубликат трудовой книжки.
jcat.work предупреждает, что необходимо следить за наличием всех документов, так как без копии трудового договора трудно устроиться на работу. Также рекомендуется хранить дома копию трудовой книжки, заверенную надлежащим образом.
Вице-президент и руководитель группы Комитета по профессиональным стандартам Профессионального совета Группы ИПК, эксперт в области трудового права, учредитель и директор по принятию административных решений Государственной президентской профессиональной квалификации
Когда понадобится дубликат
- Трудовая книжка была повреждена (например, затоплена, порвана или сожжена),
- В трудовой книжке была сделана запись, которая впоследствии была признана недействительной (ошибочно признана судом незаконной), и работник настаивает на получении копии.
- Поскольку копия является копией трудовой книжки, при ее составлении необходимо сначала создать запись в оригинале трудовой книжки. Однако помните, что она должна быть зарегистрирована только в соответствии с соответствующей документацией. Перенос записей из поврежденных или недействительных журналов заданий не допускается. Это значительно усложняет процесс восстановления журналов регистрации заданий.
Что подразумевается под «соответствующие документы могут быть представлены в двух экземплярах»?
Согласно Директиве 7.2 по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 года, все записи, сделанные на копиях трудовых книжек, являются официально оформленными документами (справками, выписками, приказами, постановлениями). Работник может самостоятельно собрать эти документы, подтвердив их древность. Как вариант, работодатель, к которому работник обращается за дубликатом, окажет содействие в этом деле.
А что делать, если предыдущего работодателя найти не удается? В таком случае информации о потенциальных правопреемниках (например, если предыдущий работодатель был реорганизован путем слияния, выбытия и т.д.), а также если такого работодателя невозможно найти, нет в архивах территории, на которой находился предыдущий работодатель, и если таковая имеется. Обращаться можно только в суд.
Запрос на предоставление документации для регистрации в дубликате трудовой книжки должен быть подан от имени работодателя. Поскольку утвержденной формы с запросом не существует, компания подает его в свободной форме, содержащей информацию, необходимую для регистрации в дубликате трудовой книжки. Также обратите внимание, что прежде чем запрашивать персональные данные работника у третьего лица (предыдущего работодателя), необходимо получить его письменное разрешение.
См. статью «Управление данными работника».
Пример 1. запрос от сегодняшнего работодателя
Пример 2. ответ предыдущего работодателя
Вы забыли упомянуть имя «дубликат» на титульном листе.
