Гарантийное письмо о предоставлении документов: образец составления, указание сроков исполнения, а также нюансы оформления для физических и юридических лиц

В зависимости от конкретного состояния отношений между субъектом и объектом в сфере бизнеса создаются различные виды гарантийных писем. Они могут быть затребованы для заверения.

Счет, счет-фактура (например, в случае масштабного насилия, делающего невозможной своевременную оплату поставленного товара),
• заявки на поставку товара с последующей оплатой.
• в договорах на оказание услуг или выполнение работ (подробнее о письмах, подтверждающих выполнение обязательств, вытекающих из договоров, вы можете прочитать здесь),
• получение юридического адреса от компании, арендующей помещение, при подготовке налоговых документов (читайте здесь, как подготовить письмо, подтверждающее аренду помещения, и правила подготовки физическими лицами гарантий своего юридического адреса, это материал),
• Договор банковского кредита (о банковских письмах читайте здесь),
• Договор между образовательным фондом и предприятием о прохождении студентом практики, организованной физическим или юридическим лицом.

Гарантийное письмо является гарантией процедуры подачи заявления на визу.

Рекомендуется позаботиться об этом. Гарантийное письмо может быть составлено как деловая переписка, в зависимости от того, какое письмо требуют деловые партнеры.

Кем составляется и кто подписывает?

Гарантийные письма могут составляться как физическими, так и юридическими лицами или индивидуальными предпринимателями, которые возлагают на себя конкретные обязательства. Такие письма могут быть составлены, например, следующими лицами

• Поставщик или получатель товара
• Мастерской, оказывающей услугу (например, в случае ремонта изделия),
• Владелец, обслуживающий компанию в качестве головного офиса (данное письмо необходимо владельцу для регистрации ООО здесь),
• Заемщик денег или кредита,
• Компания, принимающая стажеров
• Граждане или компании, ответственные за иностранца
• Лицо, гарантирующее оплату проезда, проживания и медицинских услуг получателю визы в стране пребывания.

Документ подписывается лицом, которое его составило.

ПРИМЕЧАНИЯ! Гарантийное письмо организации по финансовым обязательствам всегда подписывается двумя лицами. Лицом, ответственным за бизнес, и главным бухгалтером. Для самозанятых лиц достаточно одной подписи.

Основные требования

Хотя гарантийное письмо может иметь любую форму, оно считается личным посланием, а не формальным, и поэтому имеет определенные особенности, вытекающие из требований профессиональной переписки.

Составление

Гарантийное письмо должно быть написано в правильном

• Формальный стиль письма, использование профессиональной лексики,
• ЯСНОСТЬ И СУММАРНОСТЬ (информация излагается кратко, полно и всеобъемлюще),
• определенность и ясность (никаких длинноволосых цветочных конструкций),
• СПЕЦИФИКАЦИЯ — документация не должна содержать двусмысленных утверждений («если», фразы типа «это будет возможно»).
• ЯСНОСТЬ — обязательства должны быть выражены в терминах «я гарантирую» или «принимаю».
• Точность — дата составления документа (и когда он будет доставлен, если сумма должна быть выплачена)
• Полнота — письмо должно содержать всю необходимую информацию, имена и полные адреса, не допускается сокращение другой важной информации.
• Орфография — отсутствие грубых орфографических, точечных и стилистических ошибок.

Важно: Если наложена санкция, этот пункт должен быть указан в отдельном разделе, где определяется сумма удержания и точная дата задержки.

Оформление

Гарантия должна быть надлежащим образом подписана. Гарантийное письмо, составленное от имени юридического лица, должно иметь фирменный бланк предприятия, которое он представляет.

1. Письмо должно быть составлено на листах бумаги формата А4.
2. Документ печатается на машинке или рукописно (чаще лично).
3. По своему формату текст не должен превышать одной страницы.
4. В шапке письма указываются реквизиты обеих сторон.
5. Документ сопровождается «гарантийным заявлением». Отсутствие такого заголовка допустимо. В этом случае обращение к получателю перечисляется в центре документа после заголовка.
6. Подписи разборчивы, а печати читаемы.

Отсутствие печати на гарантии, выданной внештатным специалистом, не влияет на подлинность документа.

Подробная инструкция для каждого пункта

Зависит от юридического лица:

1. Заголовок включает логотип компании (если есть), название компании, контактные данные (адрес, телефон/факс, e-mail, веб-сайт (если есть), НДС/КПП и платежные реквизиты. Здесь также может быть указана дата. И номер отправления.
2. На правой стороне страницы указывается местонахождение получателя, название организации, которой адресовано письмо, имя получателя, юридический адрес (почтовый индекс, город, улица, номер дома (здания, квартиры) .

В основную часть гарантийного письма следует включить аналогичные фразы: «гарантия», «гарантирую оплату», «подтверждение», «инициирую оплату долга», «подтверждаю оплату».

В конце документа ставится подпись (если она не указана на исходящем) лица с надписью (ФИО), заверенная печатью.

Реквизиты, необходимые для физических лиц:

1. Имя и адрес в шапке документа должны быть заполнены в соответствии с паспортными данными. (в дополнение к фактическому адресу проживания, который может быть указан).
2. Суть письма-заявления.
3. Подпись и дата гаранта.