Письменный запрос

Письмо-ответ — это официальное письмо, подготовленное в ответ на письмо-просьбу или опрос. Ответ может быть утвердительным или отрицательным (письмо-отказ).1

При составлении ответного письма необходимо соблюдать принцип языкового сходства. В тексте ответа должна использоваться та же формула и та же лексика, которую автор использовал в инициативном письме. Ошибки заявителя не могут быть перенесены в ответное письмо.

Не включайте ссылки на полученное письмо в тело ответного письма («на письмо по адресу __________»). Чтобы сослаться на полученное письмо, см. раздел ‘Ссылка на дату и номер получателя документа’ на бланке.

Это используется для регистрации информации об инициативном письме.2

Отрицательный ответ должен быть обоснован. Рекомендуется начинать письмо с отказом с обоснования отказа, так как нельзя просто отклонить запрос без объяснения: «потому что…». . В случае отрицательного ответа целесообразно сообщить получателю, есть ли у автора письма такая информация или кто может дать утвердительный ответ на просьбу или вопрос.3

Письмо-ответ составляется на фирменном бланке.

Обязательные реквизиты письма-ответа включают наименование бригады, реквизиты ведомственной принадлежности, код организации, основной государственный регистрационный номер юридического лица (ОГРН), идентификационный номер налогоплательщика/обоснование, а также дату, адресата, заголовок текста (для писем — адресат, форма А4), подпись, подпись исполнителю.

Дополнительная информация:

Пример плана ответного письма,

_____ 1 Работа с файлами: образцы, документы. Организация и технология работы. более 120 документов. -2-й переработанный и дополненный вариант / В. В. Галахов. Галахов, И. К. Корнеев и др. под ред. Корнеева, В. А. Кудряева. — М.: Торговая компания «Велби», издательство «Проспект», 2004 г. -456λ. 2 Там же. 3 Там же.

Обоснование запроса

В анкетах может быть запрошена любая информация, в том числе документальная, при условии, что автор имеет право на ее получение.

Это означает, что, помимо самого запроса, письмо должно содержать его обоснование, то есть указание на право, которое дает автору запроса право на получение информации.

Обоснование может включать

• Личный интерес,
• родство, связь с лицом, в отношении которого запрашивается информация
• служебные нужды и т.д.

Автор заявления может четко изложить обоснование. Отличие заключается в том, что эти оправдания оцениваются получателем заявления, и если они кажутся неубедительными, заявление отклоняется.

Поэтому, если объектом запроса является непубличная личная информация, рекомендуется приложить к письму подтверждающий документ, подтверждающий полномочия.

1. Копия свидетельства о браке,
2. копия паспорта автора; — копия регистрации смерти; — копия паспорта заявителя,
3. Копия регистрации смерти,
4. Копия свидетельства о рождении, — Копия свидетельства о рождении, — Копия свидетельства о рождении, — Копия свидетельства о рождении, — Копия свидетельства о рождении, — Копия свидетельства о рождении.
5. Копия завещания,
6. Копия договора,
7. Выписка из Единого государственного реестра прав собственности,
8. Для подачи заявки на фирменный бланк компании или аналогичный документ.

Виды информации

Информация может быть двух видов: в виде письменного сообщения или в виде документа. В письме-запросе должно быть указано, что автор хотел бы получить.

Составление письма

Многие государственные органы используют специальные бланки для запросов. Они должны быть дополнены лицом, запрашивающим запрашиваемую информацию. Как правило, такие формы всегда содержат перечень документов, которые необходимо приложить для подтверждения права заявителя на получение информации.

Если установленной формы нет, вам придется либо составить собственное заявление, либо воспользоваться одним из писем-заявлений, широко доступных в Интернете.

В рамках данной статьи разработайте и оформите типовой образец заявления, включающий следующие разделы

1. Название учреждения или коммерческой структуры, в которую направляется запрос,
2. Имя или определение автора просьбы и его адрес,
3. Сам запрос,
4. Каталог запроса (если информация не является общедоступной).
5. Дата запроса и подпись автора.

Чтобы использовать эту модель, ее необходимо адаптировать к конкретным ситуациям.

Как ответить на информационный запрос, описано в отдельной статье.

Способ отправки

В настоящее время существует несколько традиционных способов передачи сообщений. Среди них:

• почтовые отправления,
• электронная почта,
• По факсу,
• Непосредственно представителю компании-подрядчика.

Выбор метода зависит от сроков, в которые необходимо получить информацию, и характера отношений между предприятиями. Некоторые рыночные факторы принимают только натуральный почтовый формат и не признают электронную почту как средство обмена информацией.

Следует отметить, что отправка писем по электронной почте является самым медленным методом. Доставка документов может занять несколько дней, и существует период ожидания ответа. Это может занять много времени и в некоторых случаях неприемлемо.

Ответ от второй стороны

Как уже упоминалось выше, процесс обмена всегда предполагает ответ контрагента. Не обязательно указывать тот же метод, которым был отправлен запрос. Рекомендуется указать предпочтительный способ связи в теле письма. Опять же, все зависит от времени.

Следует отметить, что сам факт получения письма не обязывает другую сторону. Дело в том, что во всех случаях корреспондент не обязан предоставлять запрашиваемую информацию.

Кто пишет письмо

Профессиональные письма, отправляемые в другие организации, всегда подписываются руководителем компании-отправителя. Это дает получателю уверенность в том, что запрос сделан не мошенником, и гарантирует серьезность намерений контрагента. Однако нет уверенности, что руководители сами пишут официальные документы.

На практике этот проект в устной форме делегируется кому-то из сотрудников. Задача ведения деловой переписки и оформления писем относится к документам ответственного лица. Именно он пишет текст.

Начальник подписывает окончательный вариант документа, контролирует его содержание и исправляет ошибки подчиненных. Если все соответствует режимным требованиям, письмо подписывается руководителем, и официальный документ отправляется адресату выбранным способом.

Деловая этика

Правила деловой этики — важнейший элемент деятельности предприятия, влияющий на его имидж на рынке. Поэтому крайне важно соблюдать определенные правила, в том числе

• Деловые, экспортные тексты в строгом стиле,
• Отказ от сленга, ненормативной лексики и распространенных речевых оборотов,
• Четкое указание на конкретные информационные запросы,
• Подпись руководителя (имя и фамилия),
• адаптация отправителя и получателя.

В остальном пенсия остается полностью на волю фантазии составителя.

Как написать документ

Способ написания текста зависит от метода передачи. Тексты могут быть написаны от руки синей или черной ручкой или набраны на компьютере. В любом случае подпись директора должна быть «живой», т.е.

написанной от руки. Это означает, что даже если вы решили изготовить бумажное письмо на компьютере, оно все равно должно быть распечатано, подписано и отсканировано.

Обычно принято использовать фирменный бланк организации, на котором написаны все реквизиты. Это необходимо для того, чтобы другая сторона могла убедиться в реальном существовании запрашиваемой компанией информации. Еще одним важным элементом является указание средств обратной связи. Это может быть номер телефона, адрес или адрес электронной почты.

Объясняем, как правильно составить письмо-запрос

Первая деталь, на которую необходимо обратить внимание, — это реквизиты. Если письмо написано на чистом листе бумаги формата А4, его необходимо ввести вручную. Необходимо указать регистрационный номер налогоплательщика, юридический адрес, название организации, к которой относится юридическая форма, и как с ней связаться.

В заголовке указывается отправитель и получатель. В случае с постановлением оставьте информацию о получателе: имя руководителя, его должность в компании, название компании. Далее поставьте те же данные в общем падеже, но уже для отправителя.

Далее по тексту начинается основной блок, в котором вы оставляете запрос на получение информации. Необходимо написать причину запроса и привести список того, что необходимо получить. Во многих случаях форма заявки является ответом на рекламное письмо от третьего лица.

Желательно указать, каким образом вы хотели бы получить ответ. В противном случае вы получите такой же ответ.

Примерный образец.

Теперь письмо готово. Осталось только подписать письмо и указать, что к директору компании, с которой вы имеете дело, вы отнеслись с уважением. Это очень важный момент, от которого зависит успех всего мероприятия. Если другая сторона заинтересована в сотрудничестве, ответ должен быть получен как можно скорее.

Как написать письмо-запрос о предоставлении информации или документов?

Исследовательские письма могут быть написаны либо на фирменном бланке организации, либо на простой бумаге; преимущество использования фирменного бланка в том, что вся необходимая информация уже включена, например, полное название компании, контактные данные, юридический адрес, НДС, КПП и ОГРН.

Если у вас нет фирменного бланка, вы можете написать письмо на листе формата А4 с указанием всей необходимой информации (телефон, сторона для корреспонденции, адрес) в левом верхнем углу. Письмо обычно адресуется конкретному человеку. Следует также отметить, что, как правило, письма-расследования адресуются руководителю компании или главному бухгалтеру.

Все зависит от того, какая информация запрашивается.

В правом углу бланка деатива следует указать всю необходимую информацию для получателя. В последней строке можно поблагодарить за выполнение запроса или пожелать дальнейшего сотрудничества.

Бланк исследования должен быть подписан и при необходимости скреплен печатью. Затем его необходимо внести в календарь исходящих документов, используя номер ссылки. Там же указаны даты написания исследовательских работ.

Пример письма-запроса о предоставлении прайс-листа

Составление письма-запроса

Форма письма должна быть изучена прежде, чем его содержание. Поскольку следственные письма часто предназначены для получения конфиденциальной информации, получатель должен удостовериться в личности отправителя. Поэтому, если письмо написано, оно должно быть на официальном бланке организации отправителя и иметь печать и подпись руководителя.

Если письмо отправляется через Интернет, оно подписывается электронной подписью. Письма-запросы обычно пишутся юридическим языком. Обычные требования к тексту заключаются в том, что он должен быть: логичным письмом — последовательным — не вызывающим разногласий.

Текст может содержать сильные формулировки, придающие ему деловой колорит. Например, запрос на информацию может выглядеть так: «Пожалуйста, предоставьте… , «Пожалуйста, предоставьте информацию о…» может начинаться со слов «Пожалуйста, предоставьте…».

Если информация нужна в определенный срок, то «…» или ‘Please answer…’ или фразы типа «Пожалуйста, ответьте…».