Одним из обязательных распорядительных документов для каждого предприятия является приказ о приеме на работу. Процесс его оформления регламентируется статьей 68 Трудового кодекса РФ.
После издания приказа отдел кадров заносит в журнал нового сотрудника и регистрирует его в трудовой книжке. Бухгалтер также проставляет сотруднику номер трудовой книжки и открывает лицевой счет.
Трудовой документ может быть создан для одного сотрудника с использованием формы Т1 или для группы сотрудников с использованием формы Т1А. Однако использование формы Т1А не всегда удобно, так как в ней содержится много личных данных работника, например, информация о заработной плате. Это может привести к внутренним спорам и разглашению персональных данных.
Приказы о приеме на работу не только подтверждают начало трудовых отношений, но и обязывают работодателя обеспечить безопасные и комфортные условия труда. Если договор между работодателем и работником является гражданско-правовым, то такие отношения не характеризуются как трудовые.
Как оформить приказ о приеме на работу
Данный документ составляется сотрудником отдела кадров. Приказ подписывает руководитель организации или уполномоченное лицо. Следует отметить, что альтернативное или иное лицо должно предоставить ссылку на документ, для которого указано разрешение.
Новый сотрудник также получает трехдневный срок для подписания приказа.
При заполнении наряда-допуска необходимо указать следующую информацию
- Название структурного подразделения, в котором будет работать сотрудник, его должность,
- ФИО работника
- Заработная плата — текущая ставка и льготы,
- Испытательный срок — если установлен испытательный срок,
- Условия приема на работу, например, сменная должность, совмещение должностей, переход из другой организации.
Новый управленческий персонал, например, супервайзеры. Владелец компании/организации может произвести назначение, а утверждающий документ — приказ о приеме на работу — издает сам директор. Этот документ имеет те же поля, что и обычный приказ о приеме на работу.
После регистрации документа об утверждении в реестре отправляется приказ, который хранится не менее 75 лет.
Образец (бланк) приказа
Форма приказа о приеме на работу должна состоять из следующих обязательных полей
- Название органа и его обязательные элементы, например, код,
- Название документа, его номер и дата выдачи,
- Дата приема на работу — может меняться в зависимости от даты начала трудовой деятельности сотрудника
- Условия найма и характер работы — может быть временной, сезонной, постоянной или неполной занятостью
- Должность и часть работы сотрудника
- Заработная плата,
- период испытания и его продолжительность, если требуется, сообщается,
- причины трудоустройства — количество и начало действия трудовых договоров,
- подписи руководителя и работника,
- Командные штампы не предусмотрены.
Обратите внимание! Если трудовой договор заключен на определенный срок, это также должно быть отражено в приказе. Если вы регистрируете сотрудника в специальной графе для бессрочного договора (на неопределенный срок), то дата окончания срока действия договора не указывается.
Существует две формы — единая и разработанная компанией. С 2013 года интегрированные формы уже не являются обязательными. Однако большинство компаний продолжают их использовать, поскольку они просты в применении, являются обзорными и учитывают все оттенки форм.
Компании также могут разрабатывать свои собственные формы. Текстовое содержание таких образцов должно полностью соответствовать условиям трудового договора. Однако не следует забывать об обязательной части документа. Она должна соответствовать нормативному акту, то есть Постановлению № 1 Госкомстата РФ от 5 января 2004 года.
Виды приказов о принятии на работу разных категорий граждан
Трудоустраиваются разные категории граждан — несовершеннолетние, самозанятые, фрилансеры и т.д. Поэтому важно знать и правильно зарегистрировать всех работников этих категорий.
Несовершеннолетние
Все трудовые отношения между несовершеннолетними и работодателями регулируются статьей ТК РФ.
- Трудоустройство несовершеннолетних — статья. Трудоустройство несовершеннолетних — статья 63 Трудового кодекса РФ,
- Условия труда — Трудовой кодекс, статья 263.
- Отсутствие испытательного срока — статья 70 Трудового кодекса РФ.
- Обязательные медицинские испытания и выплаты работодателей — Трудовой кодекс РФ, ст. 69 Трудового кодекса РФ,
- Продолжительность рабочего дня — Трудовой кодекс, Статья 94.
Перед выдачей разрешения на легкий труд необходимо получить согласие родителей или опекунов и справку о медицинском осмотре. Все детали (характер, рабочее время, период испытания) должны быть указаны в разрешительном документе.
Индивидуальные предприниматели и самозанятые
Чтобы снизить финансовую нагрузку на компанию и вести работу один раз, можно наниматься на индивидуальную трудовую деятельность и индивидуальные предприятия. Для индивидуальных предприятий в приказе не указываются названия структурных подразделений и код ОКПО.
При приеме на работу самозанятых граждан необходимо указать срок действия трудового договора и временный характер работы в графе «Условия найма».
Иностранные граждане
При приеме на работу иностранцев требуется дополнительная информация и заверение, а также уведомление МВД России по вопросам миграции. Приказы о приеме на работу иностранцев не отличаются от документов для российских граждан.
Практиканты
Еще одна категория граждан — студенты, проходящие практику. Они могут быть приняты на временную работу по договору подряда или гражданско-правовому договору с последующим заполнением вакансий.
Перевод с одного места работы на другое
При переводе сотрудника из одной внутренней части компании в другую необходимо оформить форму Т-5. При переводе работника из одного юридического лица в другое издается приказ о приеме на работу по форме Т-1.
Осужденные граждане
При приеме на работу осужденного гражданина требуется основной пакет документов, а также направление на работу. Данная справка выдается уголовно-исполнительной инспекцией. Кроме того, срочный контракт с заключенным не заключается, а только расторгается на постоянной основе без указания срока.