Как правильно заполнить трудовую книжку?

Необходимость заполнения титульного журнала возникает чаще всего, когда сотрудник впервые (или, по крайней мере, официально) устраивается на работу. Титульный лист является «лицом» документа, поэтому к его заполнению следует подходить с особым вниманием. Титульный лист содержит следующую информацию

• Фамилия, имя, отчество и дата рождения владельца книжки,
• Уровень образования (например, среднее или высшее),
• название профессии,
• дата открытия удостоверения,
• Подпись лица, заполнившего трудовую книжку, и печать организации (при наличии).

Титульный лист трудовой книжки заполняется на основании документов, предоставленных новым работником работодателю. Как правило, необходимо предъявить паспорт, снилс и документы об образовании (чаще всего дипломы). Если работник состоит в браке или разведен, необходимо также предъявить свидетельство о браке (или разводе).

Заполнение раздела «Сведения о работе»

При приеме на работу или увольнении работника необходимо заполнить раздел «Сведения о работе». Этот раздел содержит четыре поля: номер протокола, дата регистрации (например, прием на работу, увольнение), организация, раздел, должность, информация о самой регистрации (увольнение, прием на работу) и подтверждение регистрации (информация о порядке регистрации). (Работник начинает или заканчивает трудовую деятельность).

При приеме на работу работник должен предъявить трудовую книжку. Если в этом документе нет новой книжки. Прием на работу должен быть зарегистрирован в течение семи дней со дня выдачи трудового мандата.

Чтобы лучше понять, как правильно заполнить трудовую книжку, давайте рассмотрим порядок перечислений и их содержание. Прежде всего, перед списочным номером необходимо зарегистрировать «Сведения о трудоустройстве…». столбец, зарегистрируйте марку органа (пишите аббревиатуру за аббревиатурой).

После этого можно регистрировать непосредственно сведения о занятости.

В поле 1 перечисляются регистрационные номера по порядку. В поле 2 запишите дату (число, месяц и арабский номер). В поле 3 зарегистрируйте информацию о трудоустройстве (например, «Назначен на должность начальника отдела…»).

В поле 4 внесите информацию о причине поступления на работу. Приказ, распоряжение и т.д. Это поле должно содержать название документа, его номер и дату.

Вопрос о том, как правильно дополнить трудовую книжку, не часто возникает при увольнении. В целом, процесс аналогичен. Номер протокола вносится в поле 1, а дата — в поле 2.

В поле 3 следует сделать запись о дате окончания срока действия трудового договора (включая жалобы), а в поле 4 указать сведения о документации, которая будет служить основанием. Для жалоб.

Записи в трудовой книжке должны быть заверены печатью агентства (если таковая имеется) и подписью уполномоченного сотрудника. В большинстве случаев трудовой договор дополняется отделом кадров или, если отдела кадров нет, руководителем компании.

Особенности заполнения трудовой книжки при реорганизации, переводе и работе по совместительству

Следует отметить, что в случае реорганизации компаний или государственных органов в данном разделе также указывается информация о произошедших изменениях. Факт реорганизации должен быть зафиксирован, чтобы учесть разные фамилии и печати при приеме на работу и увольнении.

Информация о внутренних и внешних переводах сотрудников также должна быть отражена в разделе «Сведения о работе». Например, если работник переводится на другую должность (но организация не меняется), необходимо сделать начало со слов «переведен на должность». Чтобы правильно записать внешний перевод, необходимо сначала ввести для увольнения, а затем принять работу в качестве перевода (и, конечно, указать название новой организации).

Кроме того, в рассматриваемом секторе содержится информация о вторичной занятости. Согласно действующим правилам, журнал учета занятости ведется на основном рабочем месте, и основной работодатель обязан обеспечить надлежащее заполнение журнала учета занятости, когда работник начинает работать по совместительству. Информация должна быть дополнена документами, предоставленными другими организациями.

Досье по вторичной работе должно включать марку организации, должность и дату назначения. Для создания списка должна быть выдана доверенность.

Делаем запись в разделе «Сведения о награждениях»

В разделе «Информация о награждении» также есть четыре области, но не все менеджеры по персоналу знают, как правильно заполнять эти области, поскольку они, скорее всего, связаны с наймом и увольнением. Во-первых, они должны понять, какую информацию необходимо зарегистрировать в разделе «Информация о наградах». Таким образом, в этой части Трудового кодекса должны быть перечислены следующие факты

• Государственные награды и почетные звания,
• Мотив работы,
• Награды, медали и свидетельства о признании заслуг (например, многолетнего добросовестного труда).

Для правильного заполнения раздела «Награды» сначала необходимо зарегистрировать название органа. Затем регистрационный номер в поле 1 — дата награждения в поле 2 — название награды в поле 4 — причина награждения (например, данные о заказе) .

Что нужно знать для заполнения вкладыша трудовой книжки?

Если в трудовой книжке не осталось места для создания записи, сотрудник должен приобрести новый бланк. Важно обратить внимание на то, что вкладыш в трудовую книжку не был приобретен, так как не всегда можно найти новый бланк в трудовой книжке. Как правильно заполнить вкладыш в трудовой книжке? Раздел вкладыша должен быть заполнен по тем же правилам, что и сама трудовая книжка.

Получив вкладыш, сотрудник также должен заполнить титульный лист (который должен быть заполнен так же, как титульный лист Mr SA).

Перед заполнением вкладыша убедитесь, что обложка не повреждена. Кроме того, как и в случае с форматированием трудовой книжки, важно убедиться, что вся информация зарегистрирована должным образом, поскольку удаления не допускаются, а изменения нежелательны.

HR-специалисты должны учитывать, что вкладыш не имеет юридической силы без самой книжки. Поэтому, если новый сотрудник подает вкладыш без трудовой книжки, заполнять его не следует.

Как исправить ошибку в трудовой книжке?

Даже самый ответственный и аккуратный сотрудник может допустить ошибку при заполнении SA. В таких случаях нет причин для паники. В соответствии с действующими правилами их можно исправить. Как же правильно исправить ошибки в трудовой книжке? Главное — помнить, что удаления (и кляксы) абсолютно недопустимы.

Например, вы понимаете, что допустили ошибку в названии компании, но ни в коем случае не пытайтесь исправить эту запись. Под регистрацией с ошибкой следует написать следующую фразу. ‘Вы допустили ошибку в названии компании. Необходимо ввести правильное название.

Если запись о приеме на работу или увольнении сделана неправильно, ее следует поместить под неправильной регистрацией. ‘Регистрационный номер недействителен’. Затем новая (правильная) запись в код трудоустройства.

Если после регистрации ошибки появились другие записи, алгоритм исправления ошибки следующий. Сообщить порядковый номер, поставить дату и указать, какая информация недействительна и какой информацией ее заменить. В поле 4 необходимо определить причину исправления (например, детали заказа).

Этот метод можно использовать для исправления как ошибок SA, так и ошибок вставки.

Ошибки могут возникать при заполнении обложки. В этом случае есть исключение: потомки. Правильный вариант должен быть написан рядом с удалением, заверен подписью и печатью.

Когда трудовая книжка признается недействительной?

В некоторых случаях «основной документ» работника может быть недействительным. Трудовой бюллетень является недействительным, если

• Упущение,
• СА содержит информацию, не имеющую отношения к трудовой деятельности; или
• страницы слиплись друг с другом
• не отображается номер документа; или
• исправления в разделах «Работа» и «Награды» размыты или удалены; и

Если резюме работника признано недействительным, необходимо сделать копию. Информация из основного документа будет перенесена в копию (за исключением недействительной записи). В верхней части титульного листа нового СА на копии следует сделать пометку «дубликат».

Типичные ошибки

Как показывает практика, есть несколько наиболее распространенных ошибок, которые допускают как начинающие, так и опытные HR-специалисты. Наш материал дополнен официальным списком ошибок, зная который можно уделить больше внимания проблемным моментам.

• Неправильное форматирование дат (месяцы пишутся цифрами),
• Детали заказа зарегистрированы неправильно (например, отсутствует номер или дата),
• используются латинские символы,
• Не заполнены все поля на титульном листе,
• Сокращения в названиях работ или названиях разделов,
• неправильные печати (например, регистрация сроков приема на работу подтверждается печатью отдела кадров, а не штампом).

Даже самые трудноразличимые детали важны при заполнении трудового договора, и один неверный символ может привести к разногласиям (особенно при увольнении работника). Поэтому важно заполнять все поля без исключения и всегда сверяться с документами, предоставленными работником, и инструкциями, выданными при регистрации сведений в книжке. Если допущены ошибки, их следует немедленно исправить, а не оставлять все без изменений.

Это означает, что трудовые книжки должны быть заполнены строго по правилам. Если вы затрудняетесь с заполнением трудовой книжки, вы всегда можете обратиться к специалисту. Своевременная профессиональная поддержка дает вам возможность избежать ошибок при заполнении документа и разобраться с тем, как нужно регистрироваться в различных (неформальных) ситуациях.

Поручите свой проект эксперту. Юристы работают за установленную вами плату. Вам не нужно изучать закон, читать статьи или разбираться в предмете самостоятельно.

Общие правила записи в трудовых книжках

Трудовая книжка заполняется в соответствии с правилами, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 и инструкцией, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69. Общие правила следующие

1. Внесение изменений в титульный лист не допускается. В случае ошибок внесение изменений в файл не разрешается. Данный бланк трудовой книжки является испорченным и подлежит уничтожению.
2. Дата в цифровом формате.01. 03. 2019. использование лингвистических алиатных форм не является правильным способом заполнения бланка, но на практике работодателей не наказывают.
3. Бланк должен быть аккуратно заполнен ручкой, пером или гелевой ручкой.
4. В рабочей тетради не допускаются сокращения. Например, нельзя писать ‘пр. ‘заказ’ и т.д. вместо этого.
5. Все записи в АС должны быть пронумерованы в пределах соответствующего раздела.

Вопрос заключается в том, должны ли нумероваться записи, сделанные в связи с изменением наименования работодателя. Здесь есть небольшое несоответствие: хотя 69-й закон не требует нумерации таких записей, в Указе № 225 предусмотрено, что все записи должны быть пронумерованы. В юридической практике в таких случаях применяется норма нормативно-правового акта, имеющая большую юридическую силу.

В данном случае это номер устава.225 Поэтому представляется более точным нумеровать запись об изменении наименования работодателя. То же самое относится и к записи об общем стаже при выдаче дубликата. Но, опять же, на практике допускается нумерация спорных записей с нумерацией или без нее.

Управляющий орган не налагает штрафов по этой причине.

Менеджеров по персоналу часто интересует другой вопрос. Может ли организация впечатывать свое название в трудовую книжку вместо того, чтобы писать его от руки? Если четко исходить из требований Положения, то использование печатей не совсем корректно. Однако на практике это допускается.

Это означает, что ПФР принимает такие трудовые книжки от работников без вопросов. Важный момент — если печати используются, то они должны быть точными и строго в отведенных границах и линиях.

Заполнение титульного листа

Если вы являетесь первым работодателем работника, то заявление о выдаче трудовой книжки необходимо подать с самого начала. Также это следует сделать, если новый сотрудник потерял свою трудовую книжку и не хочет восстанавливать ее у предыдущего работодателя.

Титульный лист должен содержать следующую информацию.

1. Имя и дата рождения. Она пишется точно в соответствии с удостоверением личности. Одна неправильная буква или цифра может стать причиной серьезных проблем для работника в будущем. Возможно, позже ему придется обратиться в суд, чтобы понять, что трудовая книжка действительно принадлежит ему.
2. Обучение сотрудников. Должно быть указано строго на основании документации об обучении. Важно отметить, что в 2015 году изменилась классификация образования. Например, теперь не существует среднего и высшего образования. Для работников с высшим образованием можно решить, какой уровень образования был завершен, т.е. написать «выпускник высшего учебного заведения» или «продвинутый». Также можно указать «высшее образование», т.е. написать «высшее послевузовское» или «продвинутое».
3. Профессия, специализация работника. Эта информация также должна быть получена из документации по обучению. Работник может проходить обучение по своей специальности. То есть ему не приписывают профессию, специализацию или степень. В этом случае данный пункт может оставаться пустым.
4. Подпись работника.
5. Дата окончания обучения. Форма PK подразумевает наличие этого показателя даты в словесной форме Arithmetik, но инструкция говорит об обратном. На практике это не является проблемой, и оба варианта приемлемы.
6. Подпись лица, ответственного за соблюдение ТЗ. Часто должностные лица вместо своей подписи на бланке пишут свое имя, так как подпись должна быть разборчивой. Это не является хорошей практикой, но встречается очень часто. Можно использовать имя руководителя персонала — это не является нарушением, — но личная подпись также необходима.
7. Если работодатель использует печать, она должна быть проставлена на титульном листе трудовой книжки.

Важно — в прошлом вы были обязаны использовать печати, поэтому вам придется скрепить печатью старую трудовую книжку. Однако работодатели не могут сделать вывод, что трудовая книжка без печати недействительна.

Существует мнение, что при наличии ЭК без печати она недействительна, и источником этой информации является пенсионный фонд. Пенсионный фонд часто отказывается принимать незапечатанные книжки, но суды всегда поддерживают граждан в таких разногласиях. Судьи говорят, что работники не должны нести ответственность за ошибки работодателя.

Если изменилась фамилия

Выше мы объяснили, что титульный лист трудовой книжки не может быть изменен. Однако если работник меняет свои личные данные, например, фамилию, то эта информация должна быть внесена в трудовую книжку. Правила внесения изменений следующие (на примере фамилии)

• Старая фамилия удаляется,
• Новая фамилия пишется рядом со старой,
• На внутренней обложке трудовой книжки делается запись о том, что фамилия изменена, а также изменяется документ, в котором было произведено изменение.
• Здесь руководитель (менеджер по персоналу) ставит подпись и печать работодателя или отдела кадров.

Часто в строке для нового имени не остается места. Что делать в таких случаях? Положение не регулирует этот вопрос. Однако специалисты рекомендуют указывать новую фамилию на пустом месте над или под строкой с удаленной фамилией.

Однако даже этого места может быть недостаточно. Например, человек может менять свою фамилию несколько раз или она может быть слишком большой. В этом случае специалисты советуют внести в трудовую книжку вкладыш.

Вставки обычно вставляются в конце страницы для обозначения работы гражданина. Это можно сделать, если на титульном листе нет места.

Примечание о вкладыше оформляется вверху первой страницы с указанием порядка и нумерации вкладышей. Вкладыши сохраняются в книге учета учебников.

Запись о приеме на работу

После приема работника на работу процесс заполнения трудовой книжки выглядит следующим образом

1. В графе 3 указывается наименование работодателя в соответствии с компонентом — полное и сокращенное, если предусмотрено. Во многих случаях сотрудник отдела кадров указывает только необычное название — ООО «Ромашка», но это неправильно — название работодателя в трудовой книжке не указывается.
2. В графе 1 в строке под названием работодателя указывается регистрационный номер.
3. В графе 2 в той же строке указывается дата приема на работу — она получена на основании приказа о приеме на работу.
4. В графе 3, на той же строке, записывается прием на работу. Правила следующие.
   • Перечисляются услуги работодателя (структурного подразделения) на условиях, определенных в трудовом договоре.
   • Записываются должность, профессия и квалификация.

Никакой дополнительной регистрации в трудовом договоре не производится. Например, нет необходимости отмечать, что работник принят на работу по срочному трудовому договору или что у работника нет опыта работы до приема на работу.

Протокол о приеме на работу не заверяется печатью.

Запись о переводе

контур. normativ — справочно-правовая система!

Перевод определяется как изменение места работы, организационной единицы или отправка работника на другое место работы у данного работодателя.

Важное правило: в трудовой книжке отображаются только постоянные переводы. Если работник переводится временно, запись не создается.

Порядок внесения записи о приеме на работу в течение смены следующий.

1. В графе 1 указывается регистрационный номер.
2. В графе 2 — число, месяц и год пересадки.
3. Колонка 3 — куда и откуда отложен работник.
4. Колонка 4 — ссылка на приказ, как в случае трудоустройства.

Временный перевод может быть постоянным — это условие указано в статье 72.2 Трудового кодекса. Это происходит, когда срок временного перевода истек, но работник не получил прежнюю работу, не потребовал ее предоставления и продолжает выполнять свои обязанности. В этом случае условие, касающееся временного характера перевода, утрачивает силу.

Перевод считается определяющим с даты перевода (т.е. ретроспективно). Это означает, что они должны быть указаны в трудовой книжке.

Как правильно оформлять такие переносы? Опять же, Положение не регулирует этот вопрос. Однако в частном разъяснении Федеральная служба по труду предлагает следующую иллюстрацию

1. С работником подписывается дополнительное соглашение о том, что предыдущий перевод является постоянным.
2. Издается приказ об отмене временного характера перевода.
3. В трудовой книжке работника делается запись о переводе на основании того, что и первоначальный приказ, и приказ по пункту 2 были временно отложены работником.

Некоторые моменты остаются неясными, и их проще проиллюстрировать на примере. Предположим, что работник получил временный перевод с 1 марта 2018 года, а постоянный — 1 марта 2019 года. Какова дата зачисления в трудовую книжку? Здесь есть два варианта.

1. Записаться с даты, когда перевод стал постоянным, то есть с 1 марта 2019 года. Тогда в графе 3 вы должны написать следующее
2. Зарегистрироваться с даты перевода, т.е. с марта 2018 года. В этом случае необходимо перечислить, откуда и куда был переведен работник.

Независимо от выбранного варианта, в графе 4 должны быть указаны обе команды.

Пример записи для временного переноса, который был осуществлен на постоянной основе

Запись также должна быть сделана в разделе «История работы».

• Для военной службы — пример положения показан на следующем рисунке. Рисунок.
• Совмещение работы — по желанию работника на основании его требований
• Регистрация на курсах переподготовки и переобучения. Обычно такая регистрация происходит, если работник подкрепляет ее документами из отдела кадров.

В следующем разделе описана регистрация по поводу увольнения и исправления ошибок в трудовой книжке.

Запись о выдаче бумажной трудовой книжки

1. В графе 1 запишите номер новой книги, а в графе 2 — дату выдачи бумажного документа.
2. В графе 3 отметьте, что работник обязан написать документ на бумаге, ссылаясь на статью Трудового кодекса РФ.
3. В графе 4 отметьте дату подачи заявления.

• В графе 12 — напишите запись с рабочего места,
• В графе 13 — работник должен подписать запись.

Запись об увольнении

1. Напишите порядковый номер записи в графе 1 и дату в графе 2.
2. В графе 3 напишите об увольнении и сообщите его формулировку, ссылаясь на статью АЕ РФ, которая должна быть написана так же, как и приказ об увольнении.
3. В позиции 4 запишите дату и номер приказа об увольнении.
4. В позиции 3 запишите должность, подпись и напечатанную фамилию лица, вносящего изменения. Поставьте печать органа.

Увольнение в порядке перевода

1. Напишите порядковый номер записи в графе 1 и дату в графе 2.
2. В графе 3 укажите причину увольнения и название организации, в которую был переведен работник. Перечислите статьи Трудового кодекса Российской Федерации.
3. В позиции 4 запишите дату и номер приказа об увольнении.
4. Отметьте должность, подпись и напечатанную фамилию лица, зарегистрировавшего изменение в позиции 3. Поставьте печать органа. Убедитесь, что работник может расписаться в трудовой книжке и согласен с оформлением работы в организации.
5. В графе 3 в качестве заголовка напишите название организации, в которую переведен работник — полное и краткое наименование, если имеется.
6. В графе 1 под заголовком указывается регистрационный номер, а в графе 2 — дата.
7. В графе 3 зарегистрировать прием на работу, указав ГД и место, а также слово — «с переводом».
8. В графе 4 записать дату и номер приказа о приеме на работу.

Увольнение в связи со смертью сотрудника

1. В графе 1 записать порядковый номер регистрации, а в графе 2 — дату увольнения из свидетельства о смерти.
2. Отметить в графе 3 причину прекращения трудового договора — «в связи со смертью работника» — со ссылкой на статью ТК РФ.
3. В позиции 4 запишите дату и номер приказа об увольнении.
4. В позиции 3 укажите должность, подпись и печатное имя лица, внесшего протокол. Поставьте печать организации.

Внести изменения при смене фамилии

1. На титульном листе трудовой книжки удалите старую фамилию и напишите новую.
2. На обратной стороне обложки напишите причину изменения имени и ссылку на подтверждающие документы. Например, свидетельства о регистрации брака.
3. Напишите свою должность и фамилию. Распишитесь и поставьте печать.