Органы местного самоуправления и государственной власти, включая муниципальные районы и префектуры, обязаны создавать документацию (статья 13 Закона № 125-ФЗ от 22 октября 2004 года). В то же время для всех организаций и предпринимателей, ведущих деятельность без регистрации юридического лица, создание досье является правом, а не обязанностью. Другими словами, для этих предприятий и граждан нет необходимости иметь письменные документы.
Однако все предприятия и частные предприниматели обязаны сохранять важные документы в течение срока хранения (статья 17 Закона 125 ФЗ). Поэтому организация ведомственного архива напрямую связана с ведением документации и необходима всем бухгалтерам и сотрудникам.
Важно! Неправильное обращение с архивными документами является управленческим правонарушением для индивидуальных предпринимателей, сотрудников и предприятий (статья 27 Закона № 125 ФЗ). Штраф составляет от 1 000 рублей для граждан, 3 000 рублей для работников и 5 000 рублей для организаций (13. 20 КОАП РФ).
Основные правила архивов организаций
Архивные документы — это любые средства, которые содержат информацию, представляющую ценность для человека, общества или государства. Другими словами, это специализированные документы, которые важны для сохранения в будущем. Они должны иметь конкретную информацию, которая их идентифицирует (статья 3 Закона № 125-ФЗ).
Перед созданием картотеки документов важно ознакомиться с действующей нормативной базой.
- Основным документом является Федеральный закон: 125-ФЗ от 22 октября 2004 года.
- Виды документов и сроки их хранения утверждены приказом Росархива от 20. 12. 2019 № 236 («Перечень»).
- Указания по применению Перечня содержатся в приказе Росархива от 20 декабря 2019 г.237 (далее — Приказ № 237).
- Правила формирования картотечных фондов утверждены приказом Министерства культуры от 31 марта 2015 г. № 526 (далее — «Приказ № 526»).
- Образец положения о досье приведен в приказе Росархива № 42 от 11 апреля 2018 года.
Досье получают, регистрируют и хранят документы компании, содержащие соответствующую информацию. Помимо этих обязанностей, сотрудники картотек должны выдавать документы по письменному запросу работника или по результатам инспекционных проверок. Однако в большинстве случаев архивы предоставляют унифицированные выписки и справки.
Хранение документов в архиве организации
Одним из основных этапов подготовки к созданию дела является определение сроков описи и хранения деловых документов; каталог Росархива включает все стандартные формы документов по этим срокам хранения.
ПРИМЕЧАНИЕ: Документы, хранящиеся более 10 лет (п. 2. 3 Правил 526), должны быть представлены в дело. Если срок по номенклатуре меньше, они хранятся у эксперта по структуре до истечения срока хранения. Затем они уничтожаются экспертной комиссией.
Директива № 237 устанавливает строгие временные рамки для хранения различных документов. Начальник организации не может самостоятельно принять решение об уничтожении документов в первую очередь или сокращении срока хранения. В противном случае инспектор может наложить административное взыскание за непредоставление важной информации (ст.
19.7 ДЖМД).
Решение о продлении времени сохранения документа допустимо, но только специальной комиссией, состоящей из экспертов и руководства. В списке некоторые документы помечены сигналом ЭПК. Если они важны для органа, эксперт может установить новый срок хранения.
Уставы, положения, коллективные договоры, каталоги персонала, годовые отчеты, собрания персонала, документы о реорганизации и ликвидации, приказы по работе хранятся постоянно. С основными кадровыми документами необходимо знакомиться индивидуально. Если сотрудник уволен, они должны храниться в течение 75 лет или 50 лет.
Первый случай относится к делам, оформленным до 1 января 2003 года.
Срок хранения начинается каждый год с того года, в котором было завершено делопроизводство или книга/реестр. По истечении определенного периода времени архив передает оригинал в государственное дело для дальнейшего хранения. Период временного хранения таких дел в организации обычно определяется в соответствии с муниципальными (региональными) документами.
Правила учета дел
Документы хранятся в государственных архивах в строгом соответствии с правилами Министерства культуры. Документы делятся на три типа: постоянные, временные (более 10 лет) и по личному составу. Они регистрируются и хранятся отдельно друг от друга.
В приложении 526 к Положению № 2 содержатся образцы всех обязательных документов, которые должны быть использованы в делах: квитанции о приеме и распределении дел, листы журнала, инвентарные и реестровые, номенклатурные и капитальные ведомости.
Каждой папке присваивается учетный номер, что облегчает поиск и упорядочивание томов. Каждый раз, когда документ перемещается, Archeonctor создает запись в журнале. Один раз в год необходимо создавать данные и формировать отчет по учету папок. Менеджеры должны выяснить, не были ли потеряны некоторые папки и каков их статус.
Как организовать архив с нуля
Перед началом очистки папок необходимо создать помещение. Должно соответствовать условиям правила № 526. Исключение: отдельные компании и коммерческие фирмы. Нет необходимости выделять отдельное помещение для файлов.
Требования к помещению для хранения файлов:
- Для файлов из нескольких помещений должно быть выделено отдельное помещение. Оно должно находиться в административном здании, а не на чердаке или в подвале.
- В помещении для хранения должно находиться специальное оборудование (стеллажи и металлические шкафы).
- Оно должно быть темным, сухим, эвакуироваться по путям эвакуации и соответствовать всем правилам пожарной безопасности.
- Доступ к хранилищу ограничивается для обеспечения защиты персональных данных. Это важно, поскольку наказание за упущение или потерю важных файлов очень велико.
Пошаговый алгоритм организации архива
- Разработаны нормативные документы, регламентирующие правила архивного хранения Агентства (в соответствии с Постановлением Росархива № 42 от 11. 04. 2018). Ознакомьте лиц, непосредственно связанных с архивом и его работой (например, сотрудников, ответственных за подшивку документов), с локальными нормативными актами.
- Издайте приказ о назначении ответственного за делопроизводство. В небольших организациях эту функцию может выполнять сотрудник или представитель отдела кадров. Скачать пример приказа можно здесь.
- В крупных организациях с большим штатом сотрудников целесообразно создать отдельные организационные подразделения и должности архимандритов. Не забудьте внести изменения в штатное расписание. Скачать пример архимандричьего трудового договора можно здесь.
- Создайте должностную инструкцию для новой должности с четкими правами и обязанностями. Скачать образец должностной инструкции можно здесь.
- Он издает приказ о создании комитета экспертов для оценки документа. Затем он ежегодно созывает ОВОС. Скачать образец приказа можно здесь.
- Комиссия проводит инвентаризацию и определяет ценность документа и срок его хранения, основываясь на информации из справочника Росархива.
- Для дела документа создается организационная номенклатура на основе акта проверки.
- Утверждается график передачи дел в архив.
О правилах внесения кадровых изменений при вводе новых документов читайте в статье.
Важно: в перечне указаны общие формулировки. Экспертная комиссия должна определить вид каждого документа и идентифицировать его по номенклатуре. О сроках хранения говорит введение в перечень справочника.
Как создать электронный архив документов
Электронный документооборот уже давно используется для внутренней и внешней деловой переписки. Однако оцифровка архивного фонда еще не получила широкого распространения.
На организационные электронные записи распространяются те же правила, что и на бумажные. Однако существуют некоторые нюансы, связанные с деталями цифровых носителей.
- Электронные записи передаются в соответствии с переписью так же, как и бумажные. Однако вместо количества листов администратор указывает размер файла в МБ.
- Вся информация записывается в двух экземплярах, один на основном диске, другой на рабочем. Рекомендуется, чтобы копии хранились отдельно и на разных типах носителей.
- Архивариус ведет отдельную книгу учета для отслеживания получения и распространения электронных записей. В дополнение к основным мерам предосторожности в этом документе заполняется графа «Форма и тип носителя».
- Организациям следует приобрести отдельную технологию для просмотра и копирования документов и выбрать соответствующую программу. Одним из таких продуктов является продукт от фирмы «1С» — «1с: Архив».
Внимание! Министерство цифровой экономики планирует в конце 2022 года запустить Единую платформу хранения электронных файлов (ЕПХЭД). Это позволит модернизировать и автоматизировать процесс учета и передачи файлов на хранение в службу и их архивирование в Национальном архиве. Практика единой платформы EDI доказала свою эффективность на примере службы DELO EDI.